Entrevista a Ina López, Travel Manager de Ingeteam

Ina López se ha alzado en los recientes Premios Business Travel de IBTA con el galardón a la Mejor Travel Manager del Año 2018. Este premio reconoce la figura del Travel Manager, una labor especializada que año tras año se afianza en los organigramas de grandes y medianas empresas en todo el mundo. Sus 32 años de experiencia en Ingeteam y el proyecto de Duty of Care con cobertura internacional, la han posicionado como referente en su práctica laboral.

Entrevista a Ina López, Travel Manager de Ingeteam

Ina López, Travel Manager de Ingeteam

Llevas casi una vida en la compañía. ¿Cómo fue tu evolución profesional?

¡Se me ha pasado volando! Empecé tramitando importación/exportación de materiales y bienes de equipo, eran otros tiempos todo requería kilos de documentación. Ingeteam siempre ha tenido una vocación internacional. Posteriormente mi trayectoria giró 180 grados, empezando en esos momentos a asumir responsabilidades en la gestión de viajes. Fueron años de mucho trabajo, con unos medios que nada tienen que ver con los actuales, aprendí muchísimo, establecí muchas de las bases en las que ahora me apoyo.

¿Cuál es la función del Travel Manager en la compañía y cuáles las de los que nombras como Responsables de Viaje?

En nuestro caso, la Travel Manager realiza la negociación con proveedores, revisa la cuenta con el Account Manager, apoya en la resolución de incidencias, canaliza y divulga la información de los distintos departamentos implicados en la cuenta de viajes, etc. Los Responsables de Viaje son los interlocutores de cada Unidad con la Travel Manager con los que se analizan y debaten necesidades e incidencias, se toman nota de sugerencias y se decide sobre medidas a tomar.

¿Qué tipologías de viajero de negocios y viajes tienes en Ingeteam?

Tantos como tipos de viajeros existen. Si algo caracteriza a la cuenta de viajes de Ingeteam es la diversidad. Nuestros viajeros realizan viajes con fines comerciales, institucionales, técnicos, de control interno de la organización, formación, congresos, ferias, etc.

“Tenemos un ‘interlocutor único’, para cualquier caso de incidencia, en cualquier país y para cualquier evento”

¿Cómo lo haces para tener una política flexible, cumplir con los presupuestos y conseguir una alta satisfacción del viajero?

Como consecuencia de la mencionada diversidad de viajeros, nuestra política de viajes establece unas normas generales de actuación, pero a la vez, deja un margen para decisiones particulares.

A los viajeros siempre se les presenta varias opciones que se adapten a sus necesidades y a nuestra política de viajes y son ellos los que en última instancia deben defender su elección ante sus responsables. Es muy importante el “visual guilt” en este modelo, se toma conciencia directa de todas las posibilidades.

Desde la corporación el Travel Manager negocia también servicios de valor añadido, como pueden ser upgrades a clases superiores o upgrades en fidelity cards, acceso a salas VIP, prioridad en los embarques, negociación con hoteles de calidad media/superior, entregas en oficina de vehículos de alquiler, etc., que hacen que la experiencia del viajero sea más placentera.

Nos sorprende que no uses una herramienta de auto-reserva, ¿cuáles son los motivos?

Reconozco que deberíamos tener ya una SBT en funcionamiento y de hecho es uno de nuestros objetivos para el 2019.

También es verdad que una gran parte de nuestros viajeros necesitan un servicio más ad hoc, con combinaciones complejas de transporte. Deberemos realizar un esfuerzo considerable para poder definir adecuadamente la herramienta.

El proyecto con el que te presentaste, y ganaste en la categoría de Travel Manager del año 2018, que otorga IBTA en los Premios Business Travel, se basa 100% en el Duty of care del viajero de negocios. ¿Cómo se originó?

El tema de la seguridad de nuestros viajeros ha sido siempre no solo una obligación legal, sino una obligación moral para Ingeteam; una parte de nuestra responsabilidad corporativa ética.

Nuestro personal viaja cada vez más a sitios en los que se pueden dar situaciones extremas. Sabíamos que el riesgo no se puede evitar al 100%, pero sí podíamos minimizar su impacto. Se hacía imprescindible definir una política de seguridad sencilla y eficiente con el fin de poder dar solución a cualquier tipo de incidencia.

Cuéntanos cuáles han sido las medidas implementadas, como por ejemplo la del “interlocutor único”.

Hemos creado y divulgado un protocolo de actuación unificado para todo el personal antes y durante los desplazamientos.

Hemos contratado una única póliza de accidentes y asistencia en viajes. Esta cubre a todo el personal asalariado, directivo, acompañantes de estos y, en general, personal que viaja por cuenta de Ingeteam (desde cualquier de nuestras unidades en el mundo) en un viaje de negocios, con cobertura mundial y sin restricciones de países con una duración máxima de hasta 365 días.

Hemos implantado un sistema de seguimiento del trabajador viajero, mediante localización así como una asistencia en línea 24 horas al día 7 días a la semana a través de una de las principales empresas internacional que ofrecen estos servicios.

Hemos unificado los servicios de seguimiento en un “interlocutor único”, para cualquier caso de incidencia, en cualquier país y para cualquier evento. Este es un concepto que, cuando lo planteamos a los interlocutores externos (servicio seguimiento, aseguradores, agencia de viajes)  no lo conocían, algo a nivel nacional, ninguna experiencia similar. Todos los viajeros disponen de una tarjeta plastificada con los datos y un Smart Phone para que pueda acceder también a una app Travel Smart muy intuitiva.

Los responsables de viajes apoyan antes, durante y después de viaje al viajero para resolver cualquier incidencia.

Entrevista a Ina López, Travel Manager de Ingeteam

Radiografía los viajes corporativos de Ingeteam

¿Por qué la póliza única de accidentes contratada no solo cubre a los viajeros de la compañía sino también a sus acompañantes?

Las razones son principalmente dos:

  • a) Ingeteam está presente en todos los continentes. Hay un gran número de expatriados que permanecen en nuestras filiales extranjeras por largos periodos de tiempo, lo que hace que viajen, por ejemplo, con sus familias. Se hacía necesario tener esa parcela cubierta.
  • b) En algunos casos necesitamos de subcontratistas y colaboradores para la recogida de datos, labores comerciales u operativas que viajan junto con nuestro personal y por nuestra cuenta, y en estos casos Ingeteam les da el mismo servicio.

Ingeteam no favorece ni impide que el viajero pueda realizar bleisure siempre y cuando esta práctica no repercuta en la actividad profesional para la cual se desplaza

¿Hasta qué punto se implica la compañía en permitir que el empleado haga bleisure en su viaje de negocios?

Actualmente si un término en inglés se hace popular tendemos a pensar que es algo novedoso. Que un viajero de empresa alargue su estancia en un destino para disfrutar de unos días de viaje de placer, o que opte a actividades de ocio en destino, es una práctica que conozco desde mis inicios. En nuestro caso, Ingeteam no favorece ni impide que el viajero pueda realizar este tipo de actividad siempre y cuando esta práctica no repercuta en la actividad profesional para la cual se desplaza.

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