El Travel Manager Networking Day de IBTA analiza el valor estratégico del viaje corporativo
La jornada, organizada por IBTA el pasado 3 de junio en el Círculo de Bellas Artes, contó con una masterclass de Scott Gillespie, centrada en el impacto de la inteligencia artificial, la confianza y la nueva ecuación de valor de los viajes de empresa.
IBTA celebró el pasado 3 de junio en el Círculo de Bellas Artes de Madrid una nueva edición del Travel Manager Networking Day. Un evento que analizó los principales retos y oportunidades del sector del Business Travel. La jornada reunió a travel managers, proveedores y expertos del sector en un encuentro orientado al análisis, el intercambio de conocimiento y el networking profesional.
El programa combinó mesas redondas, presentaciones y una masterclass a cargo de Scott Gillespie, uno de los principales expertos mundiales del sector, que se convirtió en uno de los principales atractivos de la jornada.
Innovación y nuevos retos en el sector aéreo
Fulvio Origo, EMEA Senior Director de GBTA, fue el encargado de abrir el ciclo de presentaciones de la jornada repasando la evolución y las previsiones del sector Business Travel a corto y medio plazo, mostrando algunos de los datos del último estudio de GBTA.
Otro de los ejes del encuentro fue la mesa redonda dedicada al sector aéreo, bajo el título “Innovación y nuevos retos para el viaje corporativo”. En ella participaron Fernando Álvarez, Corporate & Global TMC Sales Manager de Air France KLM; José Blázquez, Country Manager de Air Canada; Ana Casenave, Sr. Sales Account Manager de Delta Air Lines; Carolina León, Business Development Manager de Air Europa; y Marina Vela, Head of Corporate Sales de Iberia.
Durante el debate se abordaron algunos de los grandes temas que marcan la agenda del aérea corporativa, desde la innovación en la distribución y la experiencia del viajero hasta la sostenibilidad, la conectividad y la adaptación de las aerolíneas a las nuevas necesidades de las empresas, sin olvidar las múltiples derivadas para el sector del conflicto en Oriente Medio.
La jornada también incluyó la Best practice “Reconocer para elegir: la visibilidad de Lufthansa Group Green Fares en Perk”, presentada por Sascia Mayer, Team Lead Supplier Partnerships de PERK, y José Vicente Ferrandis, Account Manager de LUFTHANSA GROUP.
La presentación se centró en la importancia de ofrecer información clara y accesible para que empresas y viajeros puedan tomar decisiones más alineadas con sus políticas de viaje y objetivos de sostenibilidad.
Movilidad terrestre, eficiencia y sostenibilidad
La movilidad terrestre tuvo su propio espacio en una mesa redonda dedicada a la innovación, la eficiencia y la sostenibilidad. En ella participaron Beatriz Aceitón, directora de Ventas Agencias de Viaje y Eventos de Enterprise Mobility; Victoria Lanne, ejecutiva de Ventas de iryo; David Manso, National Field Sales Manager de Hertz; y Manu Payá, Head of Mid Market SEU de Uber for Business.
El debate puso el foco en la evolución de las soluciones de movilidad para empresas, la integración de nuevas opciones de transporte en los programas corporativos, la digitalización del servicio y el papel de la sostenibilidad en la toma de decisiones. La intermodalidad, la flexibilidad, la eficiencia operativa e incluso el vehículo autónomo fueron algunos de los conceptos clave de la sesión.
Alojamiento, IA y experiencia corporativa
La jornada también incluyó una presentación de Beatriz González, Directora Distribución de Vincci Hoteles, centrada en la nueva experiencia de alojamiento del viajero corporativo impulsada por la inteligencia artificial. Durante su intervención, González abordó el papel de la personalización inteligente en el viaje de negocios, desde el uso del dato emocional y la hiperpersonalización hasta la capacidad de anticiparse a las necesidades del viajero y del travel manager.
Su exposición puso el foco en la combinación entre tecnología y humanización de la experiencia, con soluciones como el acompañamiento personalizado durante todo el guest journey, la comunicación digital fluida, el asesoramiento experto sobre el hotel y la ciudad, y la creación de momentos memorables. También destacó el impacto de la IA para las empresas, especialmente en la simplificación de procesos, la gestión online de reservas, los pagos contactless, el check-in y check-out digital, el envío automatizado de información corporativa, el seguimiento de la satisfacción del viajero, la medición de la huella de CO₂ por viajero y las alertas adaptadas a las necesidades de cada compañía.
Las TMC reivindican su papel en la gestión de viajes
Otro de los bloques destacados estuvo dedicado a las TMC, bajo el título “Innovación, servicio y valor en la gestión de viajes”. La mesa redonda reunió a las principales agencias de viajes corporativas del país. En concreto, contó con la participación de Charles de Bonnecorse, Corporate Mobility Business Unit Director de Úbico; Marta Fernández Sacristán, directora nacional de Account Management de Nautalia Business Live; Diego González, director comercial España y Portugal de IAG7 Viajes; Francisco González Sánchez, director Business Travel de Viajes El Corte Inglés; Ignacio González, director general de Consultia Business Travel; Carlos Núñez Sanz, director de Ventas de VB Group; y Antonio Roig, Client National Director de BCD Travel.
Los participantes analizaron el papel de las agencias especializadas en viajes corporativos en un entorno cada vez más complejo, en el que las empresas demandan más personalización, control del gasto, capacidad de respuesta, tecnología y acompañamiento experto.
Del control del coste a la medición del valor
Bajo el título “Más IA, menos confianza y la nueva ecuación de valor”, Gillespie planteó una reflexión sobre el papel estratégico de los viajes de negocio en un entorno cada vez más condicionado por la inteligencia artificial.
Durante su intervención, Gillespie defendió que el avance de la IA puede traducirse en menos empleados corporativos, menos reuniones y, por tanto, menos viajes de negocios. Sin embargo, advirtió también de que un mayor uso de respuestas de “caja negra” puede provocar una pérdida de confianza en las relaciones empresariales. Frente a ese escenario, sostuvo que los viajes seguirán siendo esenciales para construir confianza, a la que definió como un poder invisible que influye en todas las relaciones, difícil de construir, difícil de medir y fácil de perder.
Uno de los ejes centrales de la masterclass fue la necesidad de superar lo que Gillespie denominó la “trampa del gasto en viajes”. Según expuso, durante décadas la gestión de viajes se ha centrado principalmente en el coste, sin responder de forma clara a preguntas clave como cuál es el retorno de la inversión de los viajes, cómo influyen en los objetivos de la empresa o qué desplazamientos generan más valor.
Para avanzar hacia un modelo más estratégico, Gillespie propuso cambiar la pregunta. En lugar de intentar determinar de forma genérica cuál es el valor de una reunión, planteó formular una cuestión más concreta: cuál es el coste máximo que podría tener un viaje para que siga mereciendo la pena realizarlo.
A partir de esta lógica, presentó una forma de calcular el valor añadido esperado del viaje comparando el valor de una reunión presencial con el valor de una reunión virtual y restando posteriormente el coste del desplazamiento.
Gillespie también subrayó que dos viajes con el mismo coste pueden tener un valor muy diferente para la empresa. Para ilustrarlo, comparó dos desplazamientos de 2.000 euros: uno de un ingeniero de fabricación para inspeccionar una línea de producción y otro de un gerente de ventas para una actividad comercial con un nuevo cliente. Aunque ambos tenían el mismo coste, el análisis de valor arrojaba resultados muy distintos, con un ROI estimado del 100% en un caso y del 900% en el otro.
Una gestión de viajes centrada en el valor
La presentación también abordó la necesidad de incorporar factores de riesgo al análisis de los viajes, como la intensidad de carbono, la salud, la seguridad y el bienestar del viajero, la fricción en cabina, el jet lag o el riesgo del destino. Según Gillespie, estos elementos permiten avanzar hacia un valor financiero ajustado por riesgo y ofrecen una visión más completa que el mero análisis del coste.
Otro de los mensajes destacados de la masterclass fue que el 24% de los viajes de negocios son de bajo valor, según el estudio de tClara “El viaje de negocios justificado”, publicado en 2023 sobre datos de viajes de negocios en EEUU. Para Gillespie, identificar estos desplazamientos permite mejorar el retorno de la inversión del presupuesto de viajes, ofrecer apoyo imparcial en la aprobación de desplazamientos y aportar más claridad sobre el valor real que los viajes generan para la empresa.
En este contexto, señaló que las áreas de compras y finanzas deberán centrarse cada vez más en el valor, con una mayor integración entre la gestión de viajes, los informes de gastos, la planificación financiera y las herramientas de reserva online. Frente a los programas centrados únicamente en el coste, cuyo recorrido tiende a ser limitado, defendió que los programas de viajes centrados en el valor ofrecen un futuro mucho más prometedor.
Un año más, el Travel Manager Networking Day se consolidó así como un punto de encuentro para el ecosistema del business travel, con una agenda centrada en los temas que están definiendo el presente y el futuro del sector: innovación, sostenibilidad, eficiencia, servicio, confianza y valor estratégico para las empresas.
La jornada dejó además una reflexión de fondo sobre la evolución del papel del travel manager, llamado a participar de forma más activa en la toma de decisiones corporativas y a demostrar, con nuevos indicadores, el impacto real de los viajes de negocio en los objetivos de las organizaciones.
