¿Cuáles son los retos postpandemia en la organización de eventos?
La recuperación de la confianza y la seguridad son los principales retos a los que se enfrenta el sector de los eventos corporativos en el contexto postpandemia, según un estudio elaborado por PortAventura Business & Events y la Events Managers Association Spain (EMA).
El objetivo del estudio ha sido analizar la nueva percepción de riesgos en la época post-pandemia y dar a conocer los principales aprendizajes del sector y las grandes preocupaciones de las marcas a la hora de elegir venue, así como los retos de futuro de la organización de eventos.
Los grandes aprendizajes de estos dos últimos años tienen que ver especialmente con el proceso de descentralización, reconstrucción y maduración del sector, “que precisará nuevas medidas y formatos para ayudar a recuperar la confianza y la seguridad en el sector y a reimpulsar el negocio”, apuntan en el comunicado.
Percepción de la seguridad
Una de las grandes claves reveladas por el informe ha sido el cambio en la percepción de la seguridad. En este sentido, dicho estudio apunta distintos requisitos que facilitarán la recuperación de esta variable en el futuro. Es el caso del cumplimiento de la normativa por parte del venue y su difusión pública, así como la implementación de nuevos protocolos oficiales que se ajusten a la legalidad sin ser demasiado invasivos para la ejecución eficaz del evento.
El informe también apunta que los formatos presenciales serán predominantes, si bien algo más reducidos y en espacios reconocidos, impulsados por la reputación y confianza de la marca organizadora, lo que les ayudará a revalidar su capacidad para sortear las dificultades en la vuelta de los eventos presenciales.
Para la directora de PortAventura Business & Events/ Convention Centre, Laura Valdeolivas, “hay que tener en consideración que los formatos presenciales facilitan actividades dinámicas y multitudinarias principalmente experienciales, mientras que la fórmula virtual es especialmente recomendable para el desarrollo de sesiones formativas o de seguimiento. Si bien este cambio en el modelo, acelerado por la transformación digital del sector y de los propios profesionales, ha avanzado hacia formatos más cortos y reducidos, lo que nos trasladan nuestros clientes es el interés en volver a la presencialidad donde poder aplicar fórmulas que dejen huella en el participante”.
Valdeolivas también afirma que en el futuro “la seguridad jugará un rol determinante a la hora de recuperar la confianza en nuestra industria. Para contribuir a la transformación y actualización del sector, necesitamos volver a celebrar eventos que pongan de relieve el éxito de las medidas y protocolos sanitarios que lo han posibilitado y que visibilicen el enorme potencial de la tecnología para llevarlo adelante”.
Nuevos factores críticos en la elección de venue
La encuesta también arroja algunas preocupaciones determinantes en el momento de elegir venue.
Desde el punto de vista racional, interviene la flexibilidad del espacio (66,3%) o los requisitos establecidos por normativa (50%), hasta la capacidad tecnológica del espacio (41,3%), la facilidad de acceso y conexión con el venue (24%) y las medidas Covid-free (15,2%).
También se apunta la presencia de variables más emocionales. Es el caso la lucha entre la apatía y la motivación (78,3%), el espíritu de superación (54,3%), el cansancio emocional (8,7%), la incertidumbre (7,6%) o el pesimismo (6,6%).
En cuanto a la propia organización del evento presencial, el estudio destaca la existencia de varios factores críticos como la flexibilidad del espacio, el equipamiento tecnológico, las guías de seguridad, la señalética y división de las zonas, así como el control de los requisitos de asistencia (certificación de vacunación y/o recuperación o requerimiento de prueba diagnóstica negativa) y las condiciones de cancelación y contratación.
Por último, la encuesta realizada por la EMA muestra las demandas de las empresas a la hora de elegir espacios para eventos: salas amplias, ventiladas y con posibilidad de acceder a espacios exteriores, así como la disponibilidad de zonas anexas para facilitar actividades de networking o teambuilding. También reclaman servicios de restauración al aire libre, uso de habitaciones individuales, hoteles burbuja y otras actividades de ocio y entretenimiento que cumplan la normativa vigente.
