Strategic Events Management Program
En la actualidad, las nuevas tecnologías, y en especial la inteligencia artificial, suplantan cada vez más las relaciones interpersonales. Pero cuando se trata de emocionar, compartir, ‘cocrear’ y cambiar actitudes para conseguir nuestros objetivos, el contacto directo con otras personas (F2F) es lo que más se valora.
Invertir en eventos corporativos y asociativos es esencial. Son una potentísima herramienta de comunicación con enorme influencia. Mejoran la imagen de marca, fidelizan y captan nuevos clientes, transmiten conocimiento y valores y facilitan el networking.
No obstante, es necesario definir mejor la experiencia que se quiere brindar, generar más contenido, conocer mejor a nuestro público, identificar mejor los objetivos (¡de todos los stakeholders!), alargar el impacto al ‘postevento’ con contenido digital y obtener más datos para medir esta inversión y así asegurarnos que contribuye al crecimiento de nuestro negocio y a la mejora de las relaciones con nuestros clientes.
¿Gestionamos los eventos de forma estratégica?
Entendemos por estrategia la alineación de los planes con el conjunto de objetivos y acciones que den coherencia máxima a los aspectos internos y a los aspectos externos, para conseguir el objetivo final deseado.
En consecuencia, la Gestión Estratégica de eventos (SEM) es la gestión integral de las reuniones y eventos de la empresa y de los procesos relacionados con el fin de lograr los objetivos de negocio (de forma medible) y siempre alineados con la estrategia de la organización.
Normalmente lo que se ve de un evento es la logística (RFP´s, presupuestos, elección del destino, producción, diseño del evento), pero esta es solo la materialización que ayuda a conseguir los objetivos estratégicos de las empresas. ¡Hay que poner el foco en la estrategia, no en la táctica!
Elementos clave de un Programa de Gestión estratégica de meetings
Los elementos clave de un programa de gestión estratégica de eventos pueden variar en función de la empresa, pero suelen contemplar las siguientes categorías:
- Gestión de proveedores y Política de compras (estandarización del proceso de compras, contratos y acuerdos de servicio, KPI´s)
- Automatización de procesos ( procesos de petición, revisión y aprobación, presupuesto y herramientas de planificación, Meeting design, gestión de asistentes, etc.)
- Gestión y control de gastos (control de gastos end-to-end), Gestión de riesgos y compliance ( seguridad, ley de protección de datos, etc.)
- La medición y evaluación de la efectividad de los eventos y reuniones (objetivos y ROI).
La realidad es que en la actualidad solo un 20% de Meetings & Events se gestionan de forma estratégica
La implementación de este programa es un procesos complejo básicamente porque el presupuesto para eventos no suele estar centralizado, depende de diferentes departamentos/unidades de negocio. La implementación se suele hacer por fases. Cuando la Unidad de negocio no es experta en M&E es cuando una SEMP es más necesaria.
Beneficios de un Programa de gestión estratégica de eventos
Gestionar los eventos con un Programa de gestión Estratégica (SEMP) supone ahorros cuantitativos, simplificar procesos y metodologías (para así ganar visibilidad en el gasto y en el reporting), ganar poder de negociación, aprovechar sinergias y reducir riesgos (evitar incumplir normativas en cuanto a seguridad, protección de datos, etc.) y garantizar una mejora de la calidad y del servicio.
Adopción
Sabemos que disponer de un buen programa estratégico de gestión de eventos puede ayudar a conseguir aumentar el retorno de la inversión, pero la realidad es que en la actualidad solo un 20% de Meetings & Events se gestionan de forma estratégica. Los sectores farmacéutico, financiero y tecnológico son los más proclives y los que demuestran un mayor nivel de madurez.
El Event Manager va adquiriendo nuevos roles, responsabilidades y habilidades. Es hoy la pieza clave a la hora de implementarlo y asegurar que la estrategia del evento está alineada con la estrategia corporativa. ❦
Por: Mireia Ros
Directora Máster Dirección de Eventos (Especialidad Máster Oficial Empresas turísticas), CETT UB
