La clave del éxito de un evento es entender a todos los asistentes

Entender a los asistentes podría ser la clave del éxito de un evento. Así lo expone American Express Global Business Travel, elegida por los Travel Managers de IBTA como la Agencia MICE Global mejor valorada en los Premios Business Travel 2019 .

Clave del éxito de un evento es entender a todos los asistentes

Imágenes de la feria ETN 2018 organizada por IBTA

El estudio clasifica cuáles son algunos de los perfiles “tipo” que encontramos en un evento. No solamente es importante conseguir la asistencia, sino también contar con su participación activa y obtener su valoración final positiva como apoteosis para quien lo organiza.

Como punto de partida, veremos cada uno de los diferentes perfiles identificados y conoceremos sus principales rasgos característicos para, finalmente, determinar qué decisiones tomar para satisfacerlo.

El Curioso

Es un perfil que busca oportunidades para desarrollar su carrera y ampliar su conocimiento de la industria.

Toma la decisión de asistencia en función de la agenda y los ponentes.

¿Como satisfacer al curioso?

  • Invertir en un ponente principal reconocido para despertar interés y mantener la atención.
  • Ofrecer una amplia selección de opciones educativas para asegurarse de que encuentren algo interesante
  • Proporcionar información después del evento para ampliar y reforzar su experiencia de aprendizaje.
  • Incluir opciones para permitirles encontrar fácilmente biografías de los ponentes, tomar notas y recopilar materiales de la sesión.
  • Desarrollar entornos de aprendizaje listos para potenciar su interés, como talleres.
  • Considerar incluir sesiones que permitan la interacción bidireccional entre los ponentes y los asistentes.

La “Networker”

Busca hacer crecer su red de contactos y son asistentes activos y muy conectados. Valoran las relaciones personales y buscan formas de establecer vínculos, por lo que los eventos son un medio eficaz. Busca a las personas adecuadas para crear relaciones productivas. Su compromiso va más allá de las conversaciones cara a cara, son multitarea e interactuarán con otros a través de cualquier plataforma, incluso después del evento.

¿Como satisfacer a la Networker?

  • Incluir aplicaciones y/u opciones para ayudarlos a encontrar y conectarse, así como para almacenar tarjetas de visita virtualmente.
  • Habilitar la gamificación para satisfacer su necesidad múltiple de conectarse.
  • Ofrecer sesiones express de networking.
  • Brindar la opción para organizar reuniones.
  • Proporcionarles la lista de asistentes antes del evento.

Los “Buscadores de inspiración”

Los Buscadores de Inspiración siempre buscan un propósito para sus actividades, tanto personales como comerciales. Prefieren las experiencias a una sala de conferencias. Los Buscadores de Inspiración son creativos y vibrantes, esperan encontrar estímulos  en cada momento o rincón del evento. También tienen altas expectativas en el resultado, haber encontrado una perspectiva diferente. Lo ideal será que salgan del evento con una acción, proceso o idea específica que pueda compartir con sus compañeros de trabajo e incorporarlo su día a día.

Cómo diseñar un evento para los “Buscadores de Inspiración”

  • Darles un contenido motivador a través de diferentes métodos, como ponentes importantes, sesiones de entrenamiento 1:1 y contenido adaptado a los objetivos comerciales y personales de los asistentes.
  • Ofrecer experiencias inmersivas que conecten al “Buscador de Inspiración” con la cultura local.
  • Dar oportunidades para participar en sesiones de brainstorming o de creatividad.
  • Proporcionar lugares alternativos que los alejen de los espacios de reuniones tradicionales.
  • Considerar crear experiencias para la comunidad o de responsabilidad social corporativa.
  • Involucrarlos en el evento. No solo hablarles, sino interactuar con ellos, comprometerles.

Las influencers 

Las mejores aliadas de un evento, ya que les encanta conocer gente nueva, conectarse con otras con quienes comparten intereses comunes y socializar con amigos y compañeras, aportando energía y entusiasmo. Están muy interesados en reunirse, saludar y aprender, ansiosas por participar en cada oportunidad que se les presente como los cócteles, comidas y entretenimiento, en lugar de networkings estructurados. Y, cuando lo están pasando bien, les encanta compartirlo en las redes sociales

Cómo diseñar el evento para las influencers.

  • Asegurarse de que haya muchas oportunidades de interacción en las sesiones de grupo.
  • Elige actividades informales, en lugar de eventos sentados, para favorecer las socialización. Incluir actividades de entretenimiento y ocio en la agenda.
  • Valorar como la influencer puede ayudar a comunicar los mensajes clave y compartir entusiasmo con otros asistentes.
  • Hacerlas una propuesta como oradoras o miembros del comité del evento.
  • Ofrecerles oportunidades para ser líderes sociales a través de una app del evento: considerar la gamificación por ejemplo un sistema de puntos para publicar imágenes, comentar y compartir en las redes sociales, si corresponde para cada tipo de evento.

El Reacio 

El Reacio es, probablemente, una persona introvertida que considera que asistir a eventos es tan atractivo como una visita al dentista. Este es el público objetivo que presenta el mayor desafío, porque el simple hecho de que se presenten puede suponer un gran reto. Los asistentes reacios pueden sentirse abrumados por la experiencia y las exigencias sociales de los eventos. Pueden sentirse incomodados por pequeñas conversaciones y socializando con personas que no conocen. Es probable que asistan al evento porque se sienten obligados por motivos personales o profesionales

Cómo seducir en un evento a un “Reacio”

  • Crear oportunidades para que los asistentes se conozcan antes del evento para ayudarlos asentirse más cómodos durante el mismo y les apetezca participar más.
  • Utilizar una app para hacer recomendaciones y ayudar al asistente a probar cosas nuevas en función de sus gustos.
  • Considerar proporcionar opciones de reuniones y sesiones grupales cuando sea posible para que el asistente se sienta en control de su experiencia.
  • Señalar contenido con visión de futuro, innovador o basado en nuevas investigaciones.Permitir tiempo libre y espacios destinados a la desconexión ya que este tipo de asistente a menudo necesita tiempo de inactividad para recargarse.
  • Considerar incorporar sesiones bajo demanda y virtuales para permitirles asistir al evento en su propia zona de confort como su oficina o su hogar.
  • Asegurarse de que la invitación indique claramente los beneficios de asistir a reuniones no obligatorias

El Loco de las Marcas

Es un seguidor acérrimo que se identifica con una marca y con el resto de fans. Pueden sentir que la marca les otorga un cierto estatus con el que se sienten cómodos. El Loco de las Marcas siempre está buscando la novedad,”la primicia”; anhela el factor sorpresa, quiere coherencia entre la marca y la experiencia del evento, a la vez que le gusta asistir a eventos de alto nivel. Además de tener los productos o servicios de la marca, el Loco de las Marcas también puede seguir a la marca en las redes sociales o tener accesorios que lo señalen como seguidor de la marca, y, posiblemente, incluso invertir en la empresa

Cómo diseñar un evento para el Loco de las Marcas

  • Incluir  oportunidades para que demuestren su lealtad con la marca.
  • Proporcionar acceso a representantes clave de la marca para que compartan experiencias únicas centradas en la misma e información sobre el producto.
  • Ofrecer la oportunidad de ganar productos y experiencias exclusivas de la marca.
  • Proporcionar demostraciones de productos interesantes junto con acceso exclusivo y anticipado a nuevos productos o servicios.
  • Mantener la marca desde la invitación inicial hasta las experiencias exclusivas in situ; pasando por la app del evento y otros materiales.

Conclusiones del estudio

Independientemente del tipo de evento que se realice, existe la posibilidad de que encuentre una combinación de diferentes tipos de asistentes. Y esa es una gran oportunidad, porque los eventos giran en torno a las personas que acuden a ellos y la energía, el conocimiento y el entusiasmo que traen.

Las grandes reuniones o conferencias pueden atraer a todo tipo de asistentes al incluir múltiples elementos que les permitirán construir sus propios itinerarios y crear sus propias experiencias. Respecto a eventos más pequeños, lo ideal es estudiar los tipos de asistentes e intentar llevar a cabo las acciones recomendadas para atraer al máximo posible de público.

Es importante recordar que cada persona que asiste aporta una perspectiva única y puede ser una ventaja para la organización y otros asistentes. Comprender qué motiva a los diferentes tipos de miembros de la audiencia y satisfacer sus necesidades hará que se comprometan y que los eventos sean aún más memorables e impactantes.

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Redacción Internacional