7 pasos para crear una exitosa campaña de marketing para un evento

Siempre supone un gran esfuerzo el organizar un evento con una exitosa campaña de marketing, pero a menudo uno puede preocuparse por la cantidad de personas que se presentarán en el mismo y cómo puede aprovechar al máximo su evento para generar nuevos negocios.

Hay mucho que considerar para la promoción de eventos, desde el establecimiento de objetivos hasta la medición de los resultados de la campaña. En las siguientes líneas me gustaría hablarle de mi experiencia en la organización de eventos y de sus campañas asociadas. Les proporcionaré las claves que a lo largo de los años se han vuelto vitales para organizar un evento con el mayor éxito. A continuación, aprenderá a hacer un buen uso de la tecnología actual para aumentar la asistencia a eventos y la satisfacción de los asistentes, a la vez que ahorrará tiempo y esfuerzos.

❶ Establezca los objetivos y el presupuesto de sus eventos

Los objetivos de su evento se basan en su plan de marketing, por lo que debe establecerlos absolutamente antes de pasar a los siguientes pasos. Pregúntese: ¿Desea que su evento logre un objetivo tangible, como atraer a 700 asistentes? ¿O un objetivo intangible, como fortalecer las relaciones con los miembros de su asociación o socios comerciales a través del evento? Solo asegúrese de que su equipo y el resto de la empresa alineada y persiga el mismo objetivo.

Grande o pequeño, también debe tener en cuenta el presupuesto asignado a su esfuerzo de marketing. Si bien las restricciones establecerán límites en ciertas cosas, también te mostrarán dónde puedes ser creativo.

❷ Establezca acciones de gestión y creación de contenido del evento

Teniendo en mente los objetivos, prepare el contenido de marketing en un calendario de acciones. En el mismo, indique quien realizará dichas acciones y los mensajes clave para resaltar (por ejemplo, los beneficios de asistir al evento, los discursos de apertura, los testimonios o un video del evento anterior). Tener un buen plan de gestión de contenido antes de avanzar al siguiente paso y crear un sitio web de eventos es clave para organizar eventos. Esto ayudará a evitar muchas tareas manuales y tiempo empleado. Como no toda la información de eventos está disponible a la vez, es posible que deba actualizar de forma manual y repetida los sitios web de eventos. No se olvide tampoco de las páginas de registro y muchos otros sitios, como una aplicación de eventos.

❸ Promueva un evento en los lugares correctos

Para identificar correctamente su mercado objetivo, debe definirlo a través de la información demográfica de los asistentes, como la edad, el género y la industria. Tengo en cuenta también la psicografía, el uso de la tecnología, los intereses y la motivación para asistir a sus eventos. Puede empezar por analizar los datos de los asistentes recopilados de eventos anteriores.

En general, los sitios web de listas de eventos como Eventful, Hey Event y 10times son buenos lugares para promocionar su evento, independientemente de la edad de sus asistentes. Si no está familiarizado con estos sitios o no tiene tiempo para publicar en cada lista, pruebe un servicio automático de listas de eventos que pueda publicar en sitios web de listas de eventos conocidos para usted.

❹ Resuma sus tácticas de comunicación y su campaña de marketing

El marketing tiene que ver con atraer audiencias y generar leads, por lo que realmente tiene que establecer sus tácticas de comunicación con claridad. Considere cómo informar eficazmente a las personas sobre su evento. Si bien hay softwares generales de envíos masivos de correo electrónico como Mailchimp, es mucho más efectivo usar el correo electrónico y las notificaciones ‘push’ a través de una aplicación de eventos. En su defecto, utilice un software que aglutine las principales acciones de Inbound Marketing, como HubSpot.

❺ Desarrolle acciones personalizadas

En su campaña de marketing es importante adaptar sus mensajes de una manera que atraiga los intereses de las personas. Si su invitación se enviará a los asistentes anteriores, puede mencionarlo para participar y agregar estadísticas, videos o imágenes del evento anterior. Agregue lo más destacado del próximo evento, como principales ‘speakers’, oportunidades para aprender y de aumentar la red profesional de contactos.

Si usa un software de gestión de eventos vea si proporciona plantillas útiles para correos electrónicos y anuncios especialmente dirigidos a las audiencias de eventos.

❻ Arme su estrategia de colaboración

Su empresa y sus patrocinadores comparten los mismos objetivos en términos de atraer más asistentes a su evento y aumentar la visibilidad de las marcas. Debe usar este objetivo común para motivarlos a participar en la promoción de su evento. Por otro lado, puede aumentar la visibilidad de los patrocinadores a través de sitios web de eventos, así como también banners publicitarios, perfiles de empresas y cupones / obsequios en su aplicación de eventos.

❼ Establezca sus métricas de evaluación de desempeño

En su campaña de marketing, escriba las métricas exactas que utilizará para evaluar el desempeño de su evento. Evalúe la cantidad de asistentes, las actividades de redes o las publicaciones en las redes sociales. Muchos sistemas de gestión de eventos (por ejemplo, aplicaciones de eventos) le ayudan a recopilar los datos.

Siguiendo estos pasos podrá articular una exitosa campañas de marketing de promoción de su evento, atrayendo al mayor número de leads al mismo. Optimizará recursos y presupuestos, implicando a sus patrocinadores y manteniendo alineada a la empresa. Todos suman y aportan valor a la gestión del valor.

Por: David Matias
Marketing Professor
Ostelea