5 puntos básicos para preparar el programa de viajes en la nueva normalidad

La pandemia del coronavirus ha supuesto un terremoto para la planificación y las políticas de viajes de empresa. A medida que se va recuperando cierta actividad y ante un contexto de nueva normalidad, es momento de preparar los programas de viaje de futuro, tanto a corto como a largo plazo.
Desde American Express Global Business Travel (GBT), nos proponen estos 5 puntos:

REFORZAR NUESTRO DUTY OF CARE

Durante estos últimos meses y a raíz del COVID-19, algunas empresas han descubierto puntos débiles en el Duty of Care de sus programas de viajes. Es momento de que Travel Managers y los equipos de seguridad revisen qué ha funcionado y qué no, antes de decidir cómo construir un programa más consistente.

Para comenzar hay que observar el protocolo de seguimiento del viajero: ¿cómo han funcionado los procesos y la tecnología? ¿Ha habido alguna dificultad para contactar con los viajeros o ha sido sencillo? ¿Cómo ha ayudado la empresa a los viajeros impactados y qué se puede hacer para mejorar su experiencia en el futuro? ¿Les mantuvieron al tanto de la situación con actualizaciones en cuanto a viajes y sanidad?

Nada mejor que consultar a los viajeros de la compañía para conseguir las respuestas a todas estas preguntas. También es un buen momento para priorizar tareas que a menudo se pasan por alto, como asegurarse de que la información del perfil de los viajeros esté actualizada o de que los empleados entiendan por qué existe una política de viajes y cómo les protege.

CREAR UNA POLÍTICA DE VIAJES PARA EL FUTURO

Si algo ha quedado demostrado con esta pandemia es que las empresas tienen que saber dónde se encuentran sus empleados cuando viajan por negocios. Y a partir de ahora también será necesario ser capaz de rastrear a dónde planean ir en el futuro para reducir los viajes innecesarios a destinos de alto riesgo.
En este sentido, es necesario utilizar tecnología de aprobación previa al viaje, pudiendo revisar los itinerarios de los empleados antes de que puedan incurrir en infracciones. 

Cuando comenzaron los movimientos de repatriación, algunas compañías tuvieron dificultades para localizar a los empleados que habían reservado fuera de los canales aprobados; el cumplimiento de las políticas y las estrategias para hacerlas cumplir, por lo tanto, cobran un nuevo nivel de importancia.

Las compañías deberán planificar cómo gestionar los viajes de negocios mientras los países y las aerolíneas empiezan a levantar las restricciones. Los empleados también necesitarán saber cómo gestionar los reembolsos y los cupones de los proveedores.

DISEÑAR UN PLAN PARA GESTIONAR REEMBOLSOS Y BILLETES DE AVIÓN NO UTILIZADOS

Según la AIATA, las aerolíneas son responsables de 35.000 millones de dólares en billetes que no han sido utilizados a nivel global. Está claro entonces que las empresas necesitan identificar vales y reembolsos de sus empleados.
Algunas aerolíneas están ofreciendo cupones a los consumidores. Pero las TMC suelen tener más capacidad para negociar reembolsos. En este sentido, la gestión de reembolsos y cupones requerirá una supervisión muy estrecha. Además algunas TMC tienen sistemas de administración de crédito que cuentan con información de reembolsos, exenciones y comprobantes, lo que facilita ver cuántos billetes no utilizados tienen.

CONECTAR CON LOS PROVEEDORES PARA AHORRAR EN VIAJES FUTUROS

GBT confirma que las empresas tienen la oportunidad de negociar buenos precios debido a que las tarifas han disminuido. Según The Dollar Flight Club, que analizó los precios de las tarifas aéreas después del 11 de septiembre para ayudar a diseñar su pronóstico, las tarifas aéreas caerán un 35% en 2021. A modo de comparación, los precios de las tarifas aéreas cayeron un 18% después del 11 de septiembre y un 21% durante la recesión de 2007.
Si bien las tarifas hoteleras también pueden reducirse, es posible que negocien los extras, como la normativa de cancelación flexible o los amenities.
Consolidar las relaciones con los proveedores es otra ruta que las empresas pueden seguir para optimizar sus programas. En cualquier caso, es el momento de ponerse en contacto con los proveedores y trazar un camino de beneficio mutuo.

PREPARARSE PARA UN CRECIMIENTO DE LOS VIAJES DE NEGOCIOS

A la espera de recuperar el volumen de viajes pre-COVID, habrá un período de transición y ajuste. Los países levantarán las restricciones a diferentes velocidades y las normativas de los proveedores pueden cambiar más frecuentemente. Los chequeos de salud y los procesos de distanciamiento social pueden cambiar según el país, el aeropuerto, el hotel o la estación de tren.

En este sentido es importante que los equipos de viajes corporativos estén informados sobre todos los cambios y hacer lo necesario para transmitir la confianza a sus viajeros. La búsqueda proactiva de feedback por parte de los viajeros puede ayudar a la planificación. Y las iniciativas que potencien el bienestar se deben priorizar.

Aprovechemos esta oportunidad para poner a punto el programa de viajes.