RICOH España, un modelo de Innovación de Procesos y Digitalización aplicados a la gestión de viajes de negocio
Desplegar políticas de viajes, contando con herramientas tecnológicas y teniendo en cuenta la transformación digital presente en todas las facetas de nuestra sociedad, es un reto muy exigente para los directores de compras, directores financieros y travel managers, sobre todo en grandes organizaciones que realizan su actividad en entornos complejos.
Las partidas a analizar no son pocas: el desplazamiento urbano (taxi, VTC, transporte público), las dietas, los parkings, el hotel o el apartamento, avión, tren y la omnipresente gasolina. Gastos directos a los que debemos añadirle todos los costes indirectos como el tiempo (destinado a la tramitación de reservas, solicitudes, registro de facturas, las esperas, etc.). Un suma y sigue que de no estar bien controlado puede repercutir en grandes sobrecostes.
El Travel & Expense Management
Definir la política de viajes es el punto de inicio, pero no el punto final. Hace unos años quizás sí, porque no se disponía de las actuales herramientas tecnológicas. Actualmente, existe un amplio abanico de soluciones de comunicación a distancia que acercan a las personas sin necesidad de desplazarse físicamente, lo que está cambiando las reglas de nuestro mercado. En este contexto, parece lógico que los fabricantes e integradores de sistemas de comunicación sean ya considerados nuevos y destacados actores del business travel. Un mercado que podría suponer algo más de los 18.000 millones de euros anuales en España.
El caso Ricoh España
Para Antonello, el hecho de contar con una política de viajes con herramientas tecnológicas integradas favorece la transparencia, la eficiencia y el compromiso, lo que supone un beneficio para la empresa y sus trabajadores.
«Nos reunimos con Antonello SImoncini en la sede central de España y Portugal de la multinacional RICOH. Con él analizaremos cómo se crearon los pilares de la transformación de la gestión del Travel & Expenses Management de la compañía RICOH España.»
La realidad común es que cuando se plantea la digitalización en el entorno empresarial, se tiende a darle más importancia a la inversión, que al retorno posible. Sin duda, esto es porque no se ha valorado de forma correcta los beneficios directos e indirectos que suponen este tipo de procesos. Un ahorro que va más allá de los datos puramente económicos y toca incluso la esfera personal del empleado. Solo hace falta cuantificar las horas perdidas en los desplazamientos – la espera en aeropuertos, los retrasos, los madrugones, etc…
Aplicar las tecnologías digitales y de colaboración en la gestión de viajes contribuye de manera directa a mejorar las condiciones laborales y a una gestión más sostenible de los recursos.
End to End
En la imagen siguiente se puede observar como es el actual mapa del proceso «END to END» para la gestión de los viajes implementado por Ricoh España. En él, tienen un papel primordial las tecnologías digitales para la solicitud y reserva de viajes y servicios asociados, así como su pago y la gestión de los gastos de viaje.
Aunque parezca que tener el mapa end to end ya fuese suficiente, no es así. Sino que se han de analizar los resultados y buscar las verdaderas palancas de mejora.
Siguiendo con el caso Ricoh, le pedimos a Antonello que nos enseñara una ejemplo en el que, gracias a la tecnología actual y a unos procesos bien estructurados, se hubiese detectado una palanca de ahorro. Y que además, se hubiese aprobado por Dirección y que si fuese posible, se hubiese implantado de forma satisfactoria. Su respuesta fue afirmativa, hace dos años tuvo la oportunidad de plantear a la dirección una palanca de mejora.
Reuniones virtuales
Su propuesta se produjo coincidiendo con la decidida apuesta del Comité de Dirección por la digitalización de la compañía y la implantación de una nueva cultura de trabajo colaborativo. Para ello, se tomaron un conjunto de decisiones clave como la digitalización de procesos, la migración al cloud y la política (firma digital, e-factura, gestión documental, etc.) que ayudaron a impulsar esta nueva cultura corporativa, previendo revisiones periódicas para ajustar su despliegue. En paralelo, se inició un proceso de formación continua para los empleados en el uso de las nuevas tecnologías.
«Un ahorro que va más allá de los datos puramente económicos, toca incluso la esfera personal del empleado.»
La empresa hizo una potente inversión en equipos y en nuevos sistemas de comunicación entre 2016 y 2018, así como un cambio del sistema interno de comunicación hacia soluciones basadas en Microsoft 365. Esta renovación tecnológica tuvo un punto de inflexión en julio de 2017, cuando Ricoh adquirió la empresa Techno-Trends, dedicada a la implantación de soluciones y servicios de colaboración empresarial a distancia, que ayudó a dar el impulso final a la cultura de colaboración de Ricoh.
En este contexto, cobraba pleno sentido la propuesta de sustituir las reuniones presenciales y los viajes de los perfiles administrativos por reuniones virtuales.
Incluir la opción «no viajar»
Después de un detallado estudio, la empresa decidió que, de las cuatro tipologías de viajes que tiene definidas la compañía -visitas comerciales, formación, servicio técnico y administración-, era esta última la más susceptible de ser reducida. Estos se realizaban tanto a delegaciones nacionales como internacionales y suponían un 14% de los viajes de la compañía.
El retorno generado con la reducción de estos viajes permitía dotar las diferentes sedes con salas de reuniones equipadas con tecnología de comunicación remota de última generación, según las tareas a llevar a cabo en cada caso: presentar, realizar videoconferencias, tomar notas o acceder a espacios virtuales, entre otros.
Tras este proceso de digitalización, hoy en días las reuniones administrativas se realizan a distancia.
Esta es una excelente noticia para esta compañía que está comprometida con los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU, en línea con los 3 pilares en los que se basa su actividad: Personas, Planeta y Prosperidad.
La reducción de los viajes de negocios, junto con la renovación de la flota de vehículos por eléctricos e híbridos y la implantación de la facturación electrónica y el teletrabajo, han conseguido que Ricoh España reduzca un 21% las emisiones de CO2 por empleado respecto a 2017 y que se haya mejorado un 20% la conciliación con la vida personal de los empleados.
Conclusiones
En definitiva, la implantación de una nueva política de viajes en Ricoh no solo ha generado el retorno económico esperado sino que, sobre todo, se ha alineado con los valores corporativos de sostenibilidad y respeto por las personas y el entorno, ofreciendo a sus colaboradores una mejor experiencia en el trabajo y, en paralelo, una gestión más sostenible de los recursos de la empresa. Un claro ejemplo de tecnología al servicio del talento de las personas, que permite trabajar en equipo de una manera más eficiente para empleados y compañía.
