Políticas de expatriación (II)

Gestionar un proceso de expatriación es un reto para el conjunto de la empresa que debe abordarse de manera global. Cuando hablamos de Políticas de Expatriación, no podemos olvidar los Acuerdos de Asignación Internacional y el Manual de Expatriación. Tener definidos estos documentos a nivel de empresa aportará beneficios y permitirá una gestión integral de los desplazamientos.

En la pasada edición de otoño hablamos sobre la primera parte de las Políticas de Expatriación. En este segundo artículo queremos centrarnos en los Acuerdos de Asignación Internacional y en el Manual de Expatriación.

La gestión del proceso de expatriación es un factor estratégico que condiciona el éxito de la asignación internacional. Los desplazamientos significan un reto para los trabajadores y para la empresa. No solo para RR.HH., sino para la empresa en su conjunto y por eso debe abordarse con una visión global.

¿Por qué es necesario firmar con los trabajadores desplazados un Acuerdo de Asignación Internacional?

En primer lugar definiremos brevemente qué entendemos por un trabajador expatriado y por un trabajador desplazado. Un trabajador expatriado es aquel que suscribe un contrato de trabajo con una empresa en un país (normalmente lo denominamos país de origen), pero que es asignado para prestar servicios en otro país (país de destino). Estas asignaciones pueden ser temporales o indefinidas.

Cuando hablamos de un trabajador desplazado, es aquel trabajador que habiendo sido contratado para trabajar habitualmente en un país, es asignado, temporalmente, para prestar servicios en otro país.

La negociación de un desplazamiento es una negociación compleja que trata aspectos laborales, migratorios, fiscales. Pero también, aspectos muy diversos relacionados con seguros médicos, alquileres de viviendas, viajes periódicos, etc. Por este motivo, en la mayoría de casos, intervienen más personas de la empresa en las conversaciones y negociaciones preliminares. Las conversaciones no se inician normalmente en el área de Recursos Humanos. Esto hace que en muchas ocasiones conozcan los acuerdos demasiado tarde y deban activar de forma improvisada las acciones necesarias para llevar a cabo la expatriación o el desplazamiento de forma correcta.

Por este motivo y para resumir en un único documento todos los acuerdos respecto al proyecto de expatriación y/o desplazamiento, así como para establecer el vínculo y aspectos laborales necesarios, es imprescindible preparar y firmar un Acuerdo de Asignación Internacional. Este acuerdo es imprescindible tanto para un proyecto de desplazamiento como para un proyecto de expatriación.

¿Cuál es el contenido mínimo que recomendamos que contemple un Acuerdo de Asignación Internacional?

Nuestra sugerencia se basa en acordar:

  1. El proyecto, país y duración (al menos inicial).
  2. Establecer el inicio del desplazamiento, así como si el desplazamiento es con familia o únicamente se desplaza el trabajador.
  3. Funciones y trabajos a realizar. Este aspecto es muy importante y debemos definirlo bien de inicio para no generar expectativas que posteriormente no se van a cumplir.
  4. La retribución y los beneficios aplicables durante el proyecto.
  5. Aspectos laborales y de seguridad social.
  6. Situación fiscal y obligaciones fiscales y cumplimientos normativos.
  7. Condiciones para la finalización de la asignación.
  8. Legislación y jurisdicción aplicable.

A partir de aquí, se pueden acordar otros aspectos necesarios en función del tipo de proyecto, país de destino y duración. Deberá valorarse también la situación familiar y personal del trabajador.

Y aunque parezca evidente, es importante firmar y cerrar todos los puntos del acuerdo antes del inicio de la asignación.

El Manual de Expatriación

Cuando las empresas empiezan a tener varios proyectos de movilidad internacional, se hace necesario definir sus políticas de expatriación. El desarrollo de las Políticas de Expatriación y la preparación del Manual de Expatriación es una labor del área de Recursos Humanos, con el apoyo de las diferentes áreas de la empresa. Así mismo será Recursos Humanos el área que debe velar por el cumplimiento legal en todo el proceso.

El objetivo del Manual es disponer de un documento que integre todas las políticas en materia de movilidad. Debe incluir también la política de viajes y la política de Seguridad Internacional.

“El objetivo del Manual de Expatriación es disponer de un documento que integre todas las políticas en materia de movilidad.”

Para iniciar su preparación, es determinante estructurar la tipología de desplazamientos en la empresa. Como comentamos en el anterior artículo, cada empresa dispone de sus tipologías de desplazamientos habituales; por eso, cada modelo de negocio y estructura empresarial requiere de diferentes tipos de asignaciones internacionales.

Si la empresa, con base en su proyecto de internacionalización, establece que habrá determinados países de destino a los que habrá diferentes asignaciones Internacionales, ya sean desplazamientos o expatriaciones, se recomienda elaborar un Manual de Expatriación específico para cada país. Esto facilita la negociación de los acuerdos; así como determinar las condiciones estándar para poder aplicar los principios de transparencia y homogeneidad en determinados aspectos clave de los acuerdos de expatriación.

Insistimos nuevamente en que los beneficios de disponer de unas políticas de expatriación y manual de expatriación son múltiples. Tenerlas permite profesionalizar la gestión de los desplazamientos, evitar potenciales conflictos, facilitar la captación de talento en los procesos de selección, fomentar la retención de nuestros profesionales promoviendo organizadamente carreras internacionales, y, lógicamente, también poder obtener ahorros de costos evitando la improvisación de las decisiones asociadas a estos procesos.

Por: Montserrat Feliu Costa
www.feliu.biz
www.expatfeliu.com