Keltxe Olaran, Travel Manager de Vicinay Cadenas

Keltxe Olaran – Secretaria de Dirección y Travel Manager de Vicinay Cadenas, S.A.

Keltxe Olaran ha estado ligada a Vicinay Cadenas S.A. en toda su carrera profesional. Esta compañía familiar, líder mundial en la fabricación de líneas de amarre para la industria offshore y con más de 200 años de historia, tiene a Keltxe como responsable de la gestión de sus viajes.

¿Cómo se trabaja en una empresa de tanta envergadura y en un sector tan industrial con 200 años de historia?

He desarrollado toda mi vida profesional en esta empresa por lo que no puedo hacer una comparativa por experiencia. Como espectadora de otras empresas, veo que no diferimos de las demás por estar en el campo industrial, sino por ser una empresa familiar. Sí creo que es importante por ello, y lo he vivido como algo muy positivo, con peculiaridades que nos han facilitado el desarrollo de nuestras profesiones y la cercanía humana. Siendo algo más que un profesional que produce, aquí somos profesionales con nombre y apellidos, circunstancias particulares e importantes, lo que redunda en un mejor funcionamiento del Equipo, y por tanto, de la Empresa.

Dentro de la estructura de la empresa, explícanos cómo se desarrolla tu trabajo y qué áreas delimita.

Además de mi responsabilidad como Travel Manager colaboro con el Área de Dirección. Hace mucho tiempo que vimos la necesidad de gestionar los viajes de empresa como una labor específica para optimizar los recursos económicos y el tiempo de nuestros profesionales, además de satisfacer a nuestro cliente interno, el viajero, de forma personalizada, un poco “a la carta”. Los límites los marcan las necesidades de cada, área o proceso.

¿Cuál es la filosofía de plantearlo así, tan ligada al departamento de dirección general?

En una empresa como la nuestra, el mayor movimiento de viajeros suelen ser directivos, con lo que en un principio la responsabilidad de gestionar estas labores recaía en mí, sin más. Posteriormente, con la ayuda de la Asociación IBTA, tuve oportunidad de formarme y continuar realizando este trabajo, pero tomando conciencia del valor que se puede aportar desde nuestro puesto, en mi caso muy cercano a la Dirección.

«MI NÚMERO ES EL QUE FIGURA COMO TELÉFONO DE EMERGENCIA PARA TODOS LOS VIAJEROS, CON TODAS LA COMPAÑÍAS AÉREAS Y LA AGENCIA DE VIAJES.»

Tenéis plantas de fabricación por todo el mundo, en Brasil, China, Suecia., ¿te encargas tú de gestionar esos viajes?

Pertenecemos a un grupo de empresas y como Travel Manager gestiono los viajes de Vicinay Cadenas, S.A.

«DECIMOS Y HACEMOS QUE LA SEGURIDAD Y LA SALUD SEA LO PRIMERO.»

¿Cómo se fija la política de viajes? ¿Es global?

Tenemos una política de viajes para cada empresa ya que las circunstancias no son iguales para todas y estas políticas deben de cubrir las necesidades específicas de cada una. Las políticas aquí las hemos fijado en consenso con la dirección. Hace años, según iba aprendiendo más sobre mis responsabilidades, pensamos en preparar una política de viajes, viendo cómo se hacían políticas de calidad, de seguridad, de igualdad, etc. De esta forma, junto con la dirección de empresa preparamos una política de viajes que regulara de forma expresa y clara la gestión de los mismos. Así, sea quien sea quien prepare y organice los viajes tiene unas normas que poder seguir para dar satisfacción a usuarios y empresa.

¿Qué tipo de procedimiento sigue un viaje desde que se plantea hasta que se realiza?

Cada viajero solicita el viaje, bajo la aprobación de un responsable, bien de área o proceso. Contacta directamente conmigo para la preparación, de la forma más amigable posible, de todo lo relacionado con sus necesidades como viajero.

¿Cómo disfrutas más en tu trabajo?

Disfruto consiguiendo un trabajo realizado con profesionalidad y viendo que mis clientes internos están bien atendidos y contentos, aunque lo que preparo son viajes de negocios y no vacacionales, con lo que tendría un éxito asegurado. Me gusta saber que desde que salen por la puerta hasta que vuelven a su casa, han estado respaldados y seguros, sea donde sea.

¿Cuál es la tipología del viaje más común que gestionas?

La mayoría son visitas a clientes o proveedores para reuniones. También algunas ferias y convenciones.

En la cuenta total de viajes, ¿Cuál es el rango de hoteles más común? ¿Cómo se establece la tipología de hoteles a la hora de viajar dos empleados con rangos en la empresa diferentes?

Los hoteles son iguales para quienes viajan, basándonos en seguridad, confort y optimización de la ubicación. Cuando viajan varios, todos tienen el tratamiento de quien más y mayores necesidades tenga. Siempre se iguala al alza.

Por lo que compañías aéreas se refiere, ¿aplicáis alguna política de viajes dependiendo la duración del viaje?

En nuestra política de viajes, el perfil general es por duración, distancia del viaje y prioritario por necesidades del viajero. Los viajes con duración de más de cinco horas, son en business y sobre todo, la salud del viajero, es la que supedita el tipo de viaje. Decimos y hacemos que la seguridad y la salud sea lo primero.

VICINAY CADENAS, S.A.

NÚMERO DE EMPLEADOS EN ESPAÑA: menos de 200

VIAJES DE NEGOCIOS GESTIONADOS ANUALMENTE EN ESPAÑA: en 2015 unos 180

PRESUPUESTO ANUAL PARA VIAJES: 500.000 aprox.

PERNOCTACIONES GESTIONADAS AL AÑO: aprox. 300 en Bilbao y 100 fuera

VIAJES EN TREN GESTIONADOS AL AÑO: ninguno

CONTRATACIONES DE COCHES DE ALQUILER: puntualmente

¿Cómo se implementa y desarrolla la seguridad en la política de viajes de Vicinay Cadenas? ¿Contáis con protocolos de actuación en casos de emergencia para vuestros desplazados?

Por supuesto, todos llevan seguros (salud, accidentes, etc…) para garantizar que cualquier imprevisto se pueda superar, y hacer llegar al viajero de vuelta a casa en el menor tiempo posible. Aquí no es cuestión de dinerosino de personas. Además, para más claridad, mi número es el que figura como teléfono de emergencia para todos los viajeros, con todas la compañías aéreas y la Agencia de Viajes.

¿Tienes responsabilidad sobre los viajes de incentivos y las convenciones de la empresa?

No solemos tener viajes de incentivo y el tema de convenciones, ahora no lo llevamos nosotros.

Prioridades de la política de viajes de Vicinay Cadenas:

Mejorar la satisfacción del empleado y viajero y optimizar la política de viajes.

La compañía está especialmente comprometida con su responsabilidad social corporativa, ¿integráis algún programa de RSC en los viajes corporativos?

Este tema está muy integrado en la empresa y ahora lo va a estar en los viajes, así en 2015 me preparé con AEC (Asociación Española para la Calidad) en el programa de Experto Europeo en Responsabilidad Social Empresarial y esperamos que esto se refleje de ahora en adelante en nuestra gestión de los viajes.

«LOS VIAJES CON DURACIÓN DE MÁS DE CINCO HORAS SON EN BUSINESS.»

¿Negocias directamente con proveedores clave?

Sí, pero siempre, asesorada y acompañada de nuestra Agencia de Viajes (Travel Air), pilar vital para conseguir mejores acuerdos.

¿Crees que hay suficiente nivel formación para los Travel Managers españoles?

Creo que IBTA ha hecho ya una grandísima labor y va a ser el diferencial entre cómo se organizaban los viajes y qué significa, el ‘valor añadido’ del Travel Management en las empresas.

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