IX Congreso Nacional de Business Travel

Aprovechando la oportunidad de reunir a los cuatro Travel Managers que fueron seleccionados para el Premio al Mejor Travel Manager del Año, que organizó IBTA por primera vez en España, tuvimos una puesta en común de sus mayores logros en su práctica profesional. Poder agrupar a estos cuatro profesionales que están en el ranking de los mejores y aprovechar su expertise para el resto del público, fue algo muy positivo para nutrir un poco más el sector de la gestión de viajes.

Daniela Renzi, Global Procurement Manager de Imperial Tobacco-Altadis, y ganadora del Premio Mejor Travel Manager del Año, nos explicó su mayor logro en su empresa. Durante cuatro años, y tras grandes cambios en su modelo de gestión de viajes, políticas y herramientas, el equipo de Daniela ha llegado a la implementación de un proceso combinado de gestión del Business Travel y de Viajes de incentivos, Reuniones, Convenciones y Eventos, comúnmente conocidos como MICE. Daniela afirma que «la ventaja de este modelo está en reconocer la figura del gestor de viajes como centro de coordinación de todos los procesos que afectan a los viajes.»

De este modo se preserva el conocimiento del Business Travel sin quitar el expertise de las otras áreas que intervienen en esta gestión. Afirma también que es un modelo fácilmente extrapolable a otras compañías, independientemente del tamaño, porque no prescinde de la función de ninguna área sino que enriquece, a través de la colaboración interdepartamental, el proceso de gestión de viaje de la compañía.

Por otro lado, e introduciendo el complicado y apasionante mundo de la tecnología aplicada a la gestión de viajes, Daniela propone dar un giro en la aparición de aplicaciones que ayudan al viajero: «Me gustaría lanzar un reto a los proveedores más atrevidos para desarrollar herramientas o aplicaciones para automatizar y agilizar la gestión de los MICE, que cada vez estás siendo un cometido importante entre las funciones de los Travel Managers.»

La tecnología ha entrado de lleno tomando un papel esencial en la gestión de viajes. Margarita Algaba, Jefe del Departamento de Atención al Delegado en Rovi Laboratorios Farmacéuticos y finalista del Premio al Mejor Travel Manager del Año, nos habla precisamente de cómo ha sido posible el proyecto de integración de su CRM con Amadeus. «Las nuevas tecnologías nos ofrecen herramientas para mejorar la productividad de nuestros departamentos, automatizando funciones rutinarias. Nos permiten agilizar la comunicación entre la agencia y los viajeros, facilitar la gestión del cambio y la adopción de las políticas corporativas. Además nos suministran datos imprescindibles para gestionar los KPIs. El reto consiste en ilusionar a nuestros usuarios y empleados para que perciban los nuevos sistemas como una ayuda y no como una amenaza.»

Margarita sostiene que, a pesar de todos estos cambios y normativas, sus usuarios demuestren un alto grado de satisfacción con su servicio de encuestas periódicas que realizan, y es que la satisfacción de viajero es también un asunto fundamental en la mayoría de las empresas.

Pilar Torres, Executive Assistat Dirección General en Casio España y finalista también del Premio al Mejor Travel Manager del Año, nos habló de la importancia que toma en su empresa la satisfacción del viajero. Desde su entrada en Casio, trabajó con su equipo para lograr el reconocimiento por el cuidado al viajero. «Las empresas las crean y las forman las Personas (Empleados & Clientes). Los Travel Managers tenemos que ser asesores y gestores de experiencia, para concienciar a las Direcciones y Líderes de las Empresas sobre la importancia que tiene un viajero satisfecho. Tiene que ser prioritario el conocimiento detallado del perfil de la Persona que viaja, de sus necesidades y motivaciones, teniendo como objetivo principal conseguir la satisfacción del Viajero y su seguridad dentro del Business Travel. Las mediciones de satisfacción del Viajero son básicas para poder aprender, empatizar y mejorar en las diferentes áreas del Business Travel y también en Eventos.

Los Viajeros satisfechos están más comprometidos con la Empresa a la que representan. Serán su imagen positiva y fortalecerán la cultura corporativa, siendo más eficientes y minimizando costes, si hablar de la menor fuga de talentos. En resumen, la empresa será más rentable si los viajeros son más productivos por sentirse satisfechos, reconocidos y motivados. De esta manera, conseguiremos que el Business Travel se considere un beneficio y no un gasto.»

Dentro de los temas que se hablaron en esta charla no podíamos olvidar tratar que las Naciones Unidas ha declarado 2017 como Año Internacional del Turismo Sostenible para el Desarrollo. A lo largo del Congreso quedó patente la sensibilización de las empresas en la toma de decisiones para un control de las emisiones de CO2 y un compromiso en su contribución al turismo sostenible al desarrollo. Por ello, los Travel Managers tienen también parte de esta responsabilidad en promover políticas y prácticas que impulsen y maximicen la contribución del viaje sostenible.

Antonello Simoncini, Responsable de Compras en Ricoh España y finalista del Premio al Mejor Travel Manager del Año, nos comentó que «el compromiso medioambiental y las políticas de responsabilidad social corporativas son prioritarios en Ricoh España y se aplican a todos los ámbitos operativos de la compañía.»

Como responsable de esta política, nos explica que la suya «se adapta a esta filosofía de grupo buscando activamente la colaboración con proveedores que actúen según el mismo tipo de compromiso (como por ejemplo la selección de compañías de taxi que solo utilicen vehículos híbrido o eléctricos) o invirtiendo y promocionando constantemente tecnologías tipo Webex o sistemas de video conferencia.» De este modo evitan los desplazamientos proporcionando, tanto a sus empleados como a sus clientes y colaboradores, el mismo tipo de experiencia de una reunión presencial. Pone de manifiesto su compromiso y responsabilidad en contribuir de forma activa a una concienciación social y profesional del viaje sostenible. Esto implica, ya no solo ventajas a nivel medioambientales, sino valor añadido a cualquier compañía que se suma a iniciativas de este tipo en su RSC.

Imágenes del IX Congreso IBTA