Gestión de los eventos MICE
Alex Berdun, Account Support Manager HRS
Por: Alex Berdun, Account Support Manager HRS
La comunicación es el aspecto más importante a tener en cuenta en el proceso de implantación.
La gestión de los eventos MICE es un tema extremadamente complejo desde hace años. Las empresas desconocen exactamente qué gastos tienen en cuanto a MICE, debido en parte a que muchos de los procesos son offline. Sin embargo, si saben que para implantar una herramienta MICE deben empezar por aquellos departamentos que realizan cursos de formación: recursos humanos, ventas y marketing.
Este proceso sólo tiene sentido si cooperan todas las partes interesadas. Desde un comienzo, hay que convocar e involucrar a todas ellas para que no les coja por sorpresa. Las partes involucradas serían todas aquellas que se encargan de la planificación, pero también todos aquellos que participan de alguna manera en el proceso.
Es fundamental involucrar desde el principio a todas las partes.
La reacción ante la implantación de la herramienta también depende, en gran medida, del tamaño de la empresa y de su cultura corporativa. La comunicación regular es imprescindible y es siempre el factor más importante: explicar, quitar miedos, convencer, etc.
Decidirse por una herramienta MICE como Meetago es solo el primer paso, el verdadero esfuerzo radica en convencer, planificar, implementar progresivamente, etc. La eficiencia de esta herramienta en los procesos es muy alta por lo que, a nivel de producto, las empresas se convencen rápidamente. Lo más importante es ayudar a las personas en el camino. Por lo general el proceso de implantación dura unos seis meses hasta que se ha puesto todo en funcionamiento. Durante este tiempo se requiere también una persona dentro de la empresa que apoye el proceso.
En primer lugar, desarrollamos un plan a seguir, para convencer a las partes involucradas. Es importante que aquellos que toman las decisiones a nivel regional estén convencidos del proceso. Este aspecto es fundamental porque, al fin y al cabo, estos tienen que convencer a sus propios empleados.
El proceso es realmente eficaz cuando es capaz de representar la cadena de valor en su totalidad.
Al final todos salen ganando: el departamento de adquisiciones ahorra costes, los planificadores en los departamentos especializados pueden trabajar más rápido y con menos carga de trabajo y los hoteles participantes se benefician de estas reservas, porque realizamos una muy buena conversión para ellos. El proceso es realmente eficaz cuando es capaz de representar la cadena de valor en su totalidad.
En cuanto a cómo se debe integrar la herramienta en el sistema informático de la empresa depende mucho de las soluciones e ideas de cada empresa; muchas de ellas las desarrollamos conjuntamente in situ. Actualmente, la mayoría de las empresas ponen en marcha la herramienta inicialmente como una solución independiente en la Intranet. La integración plena de los procesos ocurre posteriormente, paso a paso. Una vez finalizada la integración, todos reconocen las infinitas ventajas de este enfoque integral.
