Entrevista con Ricardo Crespo, Spain Sr. Travel & Congress Manager EMEA Meeting & Events Category Lead de AbbVie

“Esperamos poder aplicar en su totalidad la política de viajes que teníamos antes de la pandemia”

¿Qué restricciones y limitaciones se impusieron con el inicio de la pandemia en la compañía?

Al principio, con el confinamiento, todos los empleados nos fuimos a casa hasta el final del estado de alarma. Cuando se fueron levantando poco a poco las limitaciones organizamos el regreso a la oficina muy paulatinamente, cumpliendo siempre con todas las medidas estatales, autonómicas y locales. Afortunadamente, ya estábamos preparados desde hace mucho tiempo para el teletrabajo.
Inmediatamente, en marzo de 2020 se constituyó en todas las sedes mundiales los CAT (Crisis Action Team) cuyas dos prioridades eran garantizar el apoyo a nuestros pacientes, que están en el centro de toda nuestra actividad y, salvaguardar la seguridad, salud, cuidado y bienestar de nuestros empleados y sus familias.

Actualmente, ¿se mantienen restricciones?¿Qué tipo de viajes y desplazamientos están permitidos en estos momentos?

Hemos llevado a cabo un proceso de desescalada paulatino, basado en las restricciones vigentes en cada momento y en garantizar la seguridad de toda la plantilla, que nos ha permitido pasar del sistema de turnos que iniciamos tras el final del estado de alarma a la incorporación de la plantilla a nuestras oficinas en este mes de octubre, siempre respetando las medidas definidas por las autoridades sanitarias y las definidas por el CAT de AbbVie.

“Los viajes internacionales siguen estando sujetos a aprobación y se autorizan solo cuando son imprescindibles”

Actualmente permitimos los viajes nacionales y en Europa, respetando siempre las normativas, tanto de los medios de transportes, como de las ciudades o países de destino y origen. Los viajes internacionales siguen estando sujetos a aprobación y se autorizan solo cuando son imprescindibles.

¿Qué puede decirme en este sentido sobre la organización y asistencia a eventos?

Seguimos realizando eventos virtuales y ya estamos organizando algunos eventos híbridos. Desde marzo de este año ya hemos empezado a organizar algunos pequeños eventos presenciales con empleados, si bien estas reuniones están reguladas de forma que las medidas van más allá de lo marcado por la CC.AA. o el hotel sede. Añadíamos distancia social tanto en la sala de reunión como en los cafés o almuerzos y cenas, llegando a poner una persona por mesa y dándole, a cada uno, dos metros en todas direcciones, en línea con las medidas de las oficinas, porque garantizar la seguridad de nuestros empleados ha sido nuestra prioridad en todo momento.

¿Están dispuestos a retomar los viajes de negocios los empleados de la compañía? ¿Se han establecidos requisitos específicos para autorizar a los empleados a viajar?

Los viajes de negocio se están retomando paulatinamente en nuestra compañía y la mayoría de los empleados están encantados con la vuelta progresiva a la normalidad. No obstante, nuestra gestión de viajes de compañía permite que, si un empleado prefiere desplazarse en su vehículo en lugar de un avión o un tren, pueda hacerlo.

“La repuesta general a la crisis de los proveedores que trabajan con AbbVie ha sido excepcional”

Los viajes nacionales y a Europa, gracias al proceso de desescalada progresivo que hemos llevado a cabo, ya no requieren de autorización, si bien los viajes internacionales imprescindibles, sí siguen estando sujetos a aprobación. A la hora de viajar, cada empleado sabe que debe informarse sobre los requisitos de vacunación, restricciones, etc… de cada país antes de realizar el viaje.

En el caso de AbbVie, ¿qué impacto y consecuencias está teniendo el teletrabajo y las video reuniones sobre los viajes de negocios y eventos?

Cuando se declaró el estado de la alarma las reuniones y los eventos pasaron a ser on-line. Nosotros teníamos ya mucha costumbre de trabajar en este formato, pero la necesidad hizo que, como gran multinacional, nos adaptásemos rápidamente con Teams, Zoom, Sharepoints, etc. Gracias a la tecnología hemos podido mantener nuestra actividad.

Algunos de los cambios establecidos en su política de viajes a raíz de la pandemia, ¿se implantarán definitivamente?

En principio no, y, de hecho, si la situación de la pandemia sigue mejorando, esperamos poder aplicar en su totalidad la política de viajes que teníamos pre-pandemia. Es cierto que hemos visto que la tecnología nos ofrece muchas posibilidades y que en algunas reuniones revisaremos la necesidad de la presencialidad.

¿Está satisfecho con la respuesta de sus proveedores durante la pandemia? ¿Y con su oferta y propuestas actuales?

Los proveedores de viaje han sido uno de los sectores más castigados. Hoteles, coches de alquiler, compañías aéreas y agencias de viaje han sufrido, aunque parece que poco a poco van volviendo a la normalidad.

La repuesta general a la crisis de los proveedores que trabajan con AbbVie ha sido excepcional demostrando una altísima vocación de servicio y su oferta actual es prácticamente la misma que antes del COVID-19, a pesar de que todavía muchas empresas están pendientes de recibir ayudas y de llevar a cabo reestructuraciones.

“En eventos ha quedado patente que, de ahora en adelante, el ROI será más importante que nunca. Hemos aprendido a poner en valor la inversión en eventos”

¿Ha valorado algún cambio de proveedor o la contratación de nuevas soluciones de gestión de viajes tras este complejo periodo?

Las personas que nos dan servicio dentro de nuestros proveedores homologados son nuestro mayor activo. Los objetivos y las pautas que plantean nuestras políticas están inspirados en los valores corporativos de AbbVie y relacionados con la integridad y la transparencia, el cumplimiento normativo y de prevención de conductas ilegales, el compromiso con el medio ambiente, la seguridad y salud y el compromiso con la sociedad. Por ello exigimos que todos nuestros proveedores compartan y cumplan con este compromiso. Pero lo que marca la diferencia y la calidad de servicio son las personas que conforman esas empresas, las que consiguen ser una extensión de nuestra manera de entender el servicio al paciente.

En su opinión personal, ¿qué aprendizajes debería tener en cuenta el sector del business travel y MICE tras esta etapa excepcional?

Jamás en la historia el sector se había enfrentado a una situación como esta y, además, con tremenda incertidumbre sobre su duración y regulación. Pero la pandemia también nos ha permitido tener grandes aprendizajes.

El Business Travel, por ejemplo, entendió que el modelo de Transaction Fee les perjudicaba y la comprensión de muchos clientes que aceptamos el adicional contact fee con el fin de permitir la viabilidad de los recursos asignados tras la pandemia, ha funcionado.

En eventos, creo que ha quedado patente que, de ahora en adelante, el ROI será más importante que nunca. Hemos aprendido a poner en valor la inversión en eventos para cambiar la percepción de que son un mero gasto; y esto ha requerido cambios, tanto por parte de los proveedores de estos servicios como por parte de los clientes.