El Dr Don José Antonio Vicente autor del estudio «el Travel Manager del 2025» . Ha realizado un resumen especial, para los lectores de nuestra revista.

Mejores prácticas y tendencias en la gestión del viaje corporativo

Durante los últimos años, la actividad de las empresas ha estado fuertemente influenciada por dos grandes tendencias ligadas directamente a la coyuntura económica. La contención del gasto y la elaboración e incorporación de nuevas tecnologías como motor principal de la relación con los grupos de interés y la búsqueda de eficiencia en los procesos clave de la organización.

El trabajo de los responsables de la gestión de los viajes no ha sido ajeno a estas circunstancias. Desde principios de la década gran parte de conversaciones con Travel Managers o participaciones en foros sectoriales han convergido en torno a dos ejes:

1. Búsqueda de ahorros en el viaje:

Disminución del número de viajes de la organización, limitando en muchos casos aquellos que no están relacionados directamente con la actividad comercial como visitas a proveedores, otras sedes o las formaciones. Las negociaciones directas con los principales proveedores o el aumento de los recursos y herramientas para el control del gasto.

2. Incorporación de nuevas tecnologías

Destinadas a incrementar la agilidad y eficiencia de los procesos: como pone de manifiesto el último Barómetro sobre el uso de tecnología aplicada al viaje corporativo desarrollado por Amadeus. Tecnologías como las herramientas de autoreserva y control del gasto, la automatización de procesos de aprobación y las aplicaciones relacionadas con la movilidad del viajero cuentan ya con una amplia implantación en las empresas españolas.

En el desarrollo de nuestra actividad de consultoría hemos tenido la oportunidad de relacionarnos con más de trescientos responsables de viajes y compartido su visión sobre temas tan diversos como la relación con las agencias de viaje, la aparición de nuevos proveedores más allá del perímetro habitual de negociación (vuelo, hotel, rent a car, etc.), la gestión de los pagos o la seguridad de sus viajeros.

Es habitual encontrar publicaciones y estudios sectoriales encaminados a establecer un perfil homogéneo y en muchas ocasiones único en la gestión de los viajes de empresa.

Sin embargo y como resumen de las diferentes iniciativas en las que descyfra ha participado, cabe concluir que existen múltiples caminos para de forma eficiente esta actividad.

Entre los principales hallazgos cabe destacar.

1. La cultura y valores de la organización influyen de forma decisiva en la organización de sus viajes. Actividades como la adopción de tecnología o la aplicación de una política de viajes única varían de forma significativa entre organizaciones que tienen diferentes niveles de orientación a procesos, clientes o control interno. La implicación de los niveles directivos es decisiva en el cumplimiento de las directrices marcadas por los Travel Managers.
2. Existen múltiples perfiles de Travel Manager, casi tantos como organizaciones. Las tipologías están influenciadas por el departamento de pertenencia (RR.HH.,Finanzas, Servicios Generales…) pero también por su orientación a la negociación, interés en la innovación, tecnología e incluso por el sector en el que compañía desarrolla su actividad.
3. Podemos encontrar múltiples velocidades en la evolución de la función. Desde responsables cuyo foco está en la implantación y adopción de tecnologías y la optimización de las negociaciones. A Travel Managers que una vez que consideran optimizadas ambas, ponen el foco en el viaje ‘end to end’, la homologación de proveedores, el desarrollo de herramientas de movilidad, o la explotación de la información de diferentes fuentes para la toma de decisiones.

Este grado de heterogeneidad en la gestión de los viajes motiva sea complicado para un Travel Manager obtener indicadores sobre el desempeño de su función más allá de los que tienen carácter interno, tales como el ahorro generado anualmente, la tasa de adopción de determinadas herramientas tecnológicas o el grado de cumplimiento de la política de viajes.

De esta forma, algo tan útil como la oportunidad de desarrollar un ‘benchmark’ entre organizaciones similares se vuelve una tarea complicada ante la falta de información e indicadores externos.

En otras palabras

Los responsables de viajes encuentran dificultades para obtener una medida global y comparable sobre el desarrollo de sus funciones. Por tanto se ven limitados a la hora de identificar mejoras, incorporar nuevas funciones a su puesto o detectar mejores prácticas y tendencias que incrementen la aportación de valor que realizan a su organización.

Con el objetivo de ayudar a los gestores de viajes a incrementar la información disponible para desarrollar su actividad, durante las últimas semanas hemos desarrollado un panel que ha contado con la participación de más de 40 expertos sectoriales en ámbitos tan variados como Travel Managers, asociaciones sectoriales, agencias de viaje, aerolíneas, cadenas hoteleras, medios de comunicación, etc… Gracias a su colaboración hemos podido obtener una visión amplia sobre el nivel de desarrollo de la función, mejores prácticas y tendencias.

Los principales hallazgos y conclusiones del estudio aparecerán recogidas en un próximo artículo.  Donde tambien se analiza la situación actual y las tendencias en la gestión de los viajes corporativos

Dr. José Antonio Vicente

Socio en Descyfra Consulting

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