Desarrollo e implementación exitosos de una política de viajes

Sin una política sólida que equilibre adecuadamente las necesidades tanto de la empresa como del viajero, se hace difícil tener un programa exitoso.

Desafortunadamente, no existe una política universal que funcione para todas las empresas. De hecho, es bastante desafiante incluso tener una política a nivel de toda la compañía cuando se trata de múltiples regiones geográficas y requerimientos locales únicos.

Factores a tener en cuenta para crear una política de viajes

A través de una encuesta global de viajeros de negocios en 2017, centrada en la política de viajes de empresa, el estudio encontró que solo el 38% de los viajeros de negocios están satisfechos con su política.

¿Qué significa esto para las empresas?

Es probable que los viajeros reserven fuera de la política, lo que le costará más dinero a la compañía, o por lo menos estarán insatisfechos con su experiencia de viaje de negocios, lo que podría reflejarse en su desempeño en la compañía, en una reunión con el cliente o en su disposición a permanecer como empleados.

Es importante crear una política de viajes corporativa que no solo sea fácil de seguir y que ayude a la empresa a controlar los costes, sino que también tenga en cuenta las necesidades de los empleados. Tener una política de viajes da muchos beneficios.

¿Qué hacer antes de crear pautas para viajes de empresa?

Antes de pensar en empezar a escribir la política de viajes, necesitaremos buscar a los proveedores, entender las prácticas de viaje actuales y establecer objetivos.

Los datos son claros. Los empleados quieren más opciones más flexibilidad en el proceso de reserva, por lo que antes de redactar nuestra política de viajes, negociaremos cualquier acuerdo de viaje con este concepto en mente.

Una de las mejores maneras de crear una política exitosa es entender primero las prácticas actuales de nuestra empresa. Tenemos que trazar un mapa de cómo se están comprando los viajes en este momento y recopilar todos los datos que podamos sobre las prácticas de los viajeros. ¿Con qué frecuencia y con qué anticipación hacen las reservas? ¿Cuándo, si es que lo hacen, reservan vuelos en clase Business? Etc…

Utilicemos los datos para comprender las preferencias de los viajeros (incluso mejor: preguntemos a los empleados sobre sus preferencias) y así podremos usar esa información para escribir una política que encuentre un equilibrio entre las necesidades de los viajeros y los ahorros de la empresa.

Cuando empezamos a redactar la política de viajes enumeraremos nuestros objetivos para esta política y trabajaremos con otros departamentos de la empresa en estos objetivos.

Algunos Travel Managers tienen herramientas que les permiten rastrear a los viajeros durante sus viajes. La mayoría de las herramientas permiten a los gestores de viajes recopilar datos de viajes e itinerarios, lo que ayuda a localizar a un viajero dentro de una ciudad o región en particular.

Conclusión

Si bien es cierto que instaurar y diseñar cualquier política de viajes es un trabajo laborioso y poco clasificable, hemos querido dar los pilares básicos a tener en cuenta, sabiendo de antemano que contempla muchos más aspectos de los aquí enumerados. 👍

Helena Muñoz

Travel Manager de Froneri (Nestlé)

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