Se acabaron los buenos o malos viajeros de negocios

Se acabaron los buenos o malos viajeros

En el mundo de los viajes de negocios la mayoría de las personas se diferencian en dos grandes grupos de viajeros, los que cumplen la política y los rebeldes. Este es el resultado de la simplificación de una situación mucho más compleja donde cada empleado persigue distintos beneficios en su favor. Así, habrá empleados jóvenes recién llegados que viajan por primera vez, y empleados que viajan por enésima vez durante el año. Categorizar a los empleados como “buenos viajeros” o “malos viajeros” según la política, es una generalización que no permite atajar de forma eficiente y moderna el problema.

Se acabaron los buenos o malos viajeros

¿Asustan las políticas de viajes?

Como en otras tantas situaciones, abrumados por demasiada información, los empleados marcan como leída la política de viajes sin tan siquiera abrirla. Esto implica desconocimiento generalizado sobre los derechos y obligaciones como empleado durante el viaje. Aun así, la mayoría de las empresas todavía no se han planteado cómo transmitir la información de la política de manera efectiva, por ejemplo, mediante una sesión interactiva. Fraude, ciberseguridad, “due diligence”, NDC, etc., son pocos los empleados que conocen las responsabilidades asociadas a viajar.

“Abrumados por demasiada información, los empleados marcan como leída la política de viajes sin tan siquiera abrirla.”

Para evitar esta situación es de gran importancia ser transparente con el empleado haciendo una explicación clara de lo que significa la política de viajes. Así evitaremos generalizaciones y podremos conocer mejor el porqué de cómo actúa cada uno. En este proceso se han ido detectando personalidades diversas que podemos resumir en:

“La mayoría de las empresas todavía no se han planteado cómo transmitir la información de la política de manera efectiva.”

Matriz del viajero de negocio (sap concur)

El viajero audaz

Son viajeros con experiencia, que descuidan temas a priori sin importancia para ellos, como los riesgos asociados a salir a correr durante un viaje de trabajo. A este tipo de viajeros es necesario explicarles la “due diligence” y cómo se aplica para, por ejemplo, poder localizarles en caso de una emergencia.

“Deberemos analizar cómo de especifica / restrictiva debe ser la política de viajes para satisfacer a todas las partes buscando el equilibrio entre el detalle y la flexibilidad.”

El viajero “no me molestes”

Personas que en su afán de ser eficientes y flexibles provocan perdidas a la empresa reservando viajes fuera de política. Una solución para ellos es ludificar el viaje al estilo “Rocket Trip”, donde los ahorros obtenidos en la reserva se reparten entre empresa y empleado.

El viajero novel

Son empleados nuevos en el mundo de los negocios, con poca experiencia y dinero muy limitado. Prefieren que todo esté atado de antemano, lista de contactos, teléfono de asistencia, etc.

Matriz del viajero de negocios (sap concur)

El viajero de los puntos:

Con mucha experiencia, va en busca de puntos que ofrecen aerolíneas u hoteles por fidelidad. Puedes aliarte con los proveedores para ofrecer mejores precios o advertir con bloquear las reservas o pagos a los empleados.

“La labor de cualquier responsable es hablar con franqueza y desarrollar un ecosistema donde los empleados puedan compartir sus ideas.”

El viajero veterano

Viajero con antigüedad en la empresa que no conoce la política de viajes porque cuando él comenzó no existía. Es necesario enseñarles y guiarles en el proceso mediante asistencia de una persona experta.

Basándonos en los ejes “¿Conoce la política?” y “¿Respeta la política?” podríamos tomar acciones para cada una de las categorías previamente descritas.

Para ello deberemos analizar cómo de especifica/restrictiva debe ser la política de viajes para satisfacer a todas las partes buscando el equilibrio entre el detalle y la flexibilidad. Puede usar nombres reales en el proceso si así le resulta más sencillo el análisis.

Si su trabajo está relacionado con la gestión de viajes, probablemente tenga que afrontar distintos retos que afectan a los empleados y que confrontan con la cultura de la empresa. Esta no es una situación ajena a ninguna industria o negocio, por lo que la labor de cualquier responsable es hablar con franqueza y desarrollar un ecosistema donde los empleados puedan compartir sus ideas. Gracias a una gestión conjunta veremos a los empleados viajando felices, seguros y cumpliendo con la política.

João Carvalho

Por: João Carvalho
Managing Director SAP Concur España