Cinco estrategias para mantenernos productivos mientras viajamos

Cinco estrategias para mantenernos productivos mientras viajamos

Por: Jorge Enríquez, Regional Client Account Manager, The Americas – Collinson.

Según un estudio reciente de ARC, AMEX GBT y tClara, para al menos 26% de nuestros viajeros frecuentes es difícil mantenerse al día con sus obligaciones laborales mientras viajan. De hecho ese número se dispara a 68% para aquellos que trabajan en organizaciones con políticas de viaje enfocadas en reducir costos transaccionales.

Esto sucede no solo por no estar en la oficina, también por salir de nuestra rutina. Por ejemplo, un día típico para mí cuando viajo por negocios empieza a las 7 a.m. en mi portátil y termina después de cenar con clientes pasadas las 10 p.m. Mi jornada de trabajo cuando viajo es de 14-16 horas, comparado a las 8 horas cuando estoy en la oficina. Adicionalmente, mientras viajamos, existe menos tiempo en el día para correos electrónicos, preparar presentaciones, y en general trabajo administrativo. Con el tiempo y mientras más he viajado, he descubierto algunas estrategias para mantenerme productivo mientras viajo. En este articulo, quiero compartir algunas de estas estrategias.

1. Planear es Clave

Como todo en la vida, la clave es tener un plan. Todo viaje de negocios debe tener objetivos claros. Esto ayuda a enfocar el plan y a decidir qué vamos a hacer con nuestro tiempo. Tomemos siempre en cuenta particularidades de nuestros destinos. Cosas como, ¿en qué época del año vamos a ir?, para así llevar la vestimenta adecuada (en julio es verano en los Estados Unidos, pero en Argentina es invierno). He viajado con frecuencia a São Paulo y Ciudad de México, donde el tráfico puede ser caótico, entonces parte del plan es darnos tiempo suficiente entre reuniones o cuando regresamos al aeropuerto.

Siempre debemos tener un plan B; reuniones canceladas, calles que se cierran, vuelos que se demoran o se cancelan. En fin, es bueno pensar en estas eventualidades y tener un plan de acción para estas situaciones. Otra recomendación es apartar tiempo para expandir nuestra red de contactos. Aprovechemos para visitar a colegas, exclientes, conexiones de LinkedIn y amigos. Cultivar estas relaciones puede resultar oportunidades de negocio, oportunidades laborales y lo más importante, amistades para toda la vida.

Una de las mejores estrategias de productividad, particularmente en ciudades con mucho tráfico como Ciudad de México o São Paulo, es hacer del transporte terrestre nuestra oficina móvil.

2. Correos Electrónicos

Es importantísimo tener una estrategia para dar prioridad a los correos electrónicos. El correo electrónico es una excelente herramienta para mantenerse en contacto y uno de los mayores detractores de productividad si no tenemos una estrategia, especialmente cuando estamos viajando. Mi primera recomendación es siempre utilizar la función de respuesta automática (Out of Office reply). La clave es simplicidad, por ejemplo en mi caso uso: «Estoy viajando por negocios. Espere una demora en mi respuesta. Si es urgente, contácteme en mi móvil». Así quienes intentan comunicarse con nosotros saben que no van a recibir una respuesta inmediata, y que si el tema es de urgencia, nos pueden contactar en nuestro móvil.

Mi segunda recomendación es dar prioridad a los correos electrónicos que recibimos. En mi caso, los divido en 3 grupos: “Acción Inmediata”, “Hoy” y “Al regresar a la oficina”. Acción Inmediata: son aquellos que responderé en la primera oportunidad que tenga. Hoy: son aquellos que responderé después de mis reuniones (generalmente entre la última reunión y cena). Al regresar a la oficina: se explica por sí mismo. Esto me ahorra tiempo y me permite ser eficiente al no tener que usar demasiado de mi tiempo en correos electrónicos mientras viajo.

«…en ciertas salas, hay servicios adicionales, como salas de junta, servicio de duchas, etc. Para mí, estas no son Salas VIP, son Salas de Productividad.»

3. Mantenerse Conectado

Si viajamos internacionalmente, es importante asegurarnos que el plan de datos internacionales sea activado y entender las reglas. En algunos casos, existe un límite de datos que se pueden usar y el coste de llamadas puede ser elevado. El año anterior, cambiamos a un proveedor que ofrece datos ilimitados en el exterior, incluyendo la funcionalidad de “hotspot”. Así podemos conectarnos al internet inclusive en situaciones donde una conexión a internet no esté disponible, por ejemplo, en la oficina de un cliente. También, en casos donde la conexión de internet del hotel deja de funcionar.

Una de las mejores estrategias de productividad, particularmente en ciudades con mucho tráfico como Ciudad de México o São Paulo, es hacer del transporte terrestre nuestra oficina móvil. En mi caso, la mayoría del tiempo utilizo Uber, Lyft o Cabify para trasladarme. Gracias a la función “hotspot” en nuestro plan de datos, puedo conectarme en el auto. Esto ha resultado que estos viajes de 1-2 horas con tráfico, se conviertan en tiempo muy productivo. Si no estoy revisando emails o finalizando una presentación, estoy haciendo llamadas con clientes o manteniéndome en contacto con mi oficina.

4. Oficinas en el Aeropuerto (Salas VIP)

En una entrega anterior, les comentaba que según un estudio de Harvard Business Review, el mayor estrés de nuestros viajeros ocurre mientras están en el aeropuerto. También como según AMEX GBT y tClara, los principales factores que estresan a nuestros viajeros son: no tener una conexión al internet o que esta sea muy lenta (77%), demoras en los aeropuertos (72%) y vuelos con escalas (61%).

También les contaba como en uno de mis viajes, casi por casualidad encontré las Salas VIP gracias a Priority Pass y como esto cambió por completo mi forma de viajar. Desde esa experiencia, trato de llegar siempre al aeropuerto al menos 90 minutos antes de mi vuelo para poder trabajar con calma, sabiendo que la puerta de embarque está cerca. En ciertos casos, como en aeropuertos nuevos, o en lugares donde es recomendable salir con tiempo suficiente por no saber cómo se va a comportar el tráfico, el acceso a las Salas VIP es un salvavidas, ya que nos permiten mantenernos productivo en un lugar confortable durante una espera larga. No solo eso, en ciertas salas, hay servicios adicionales, como salas de junta, servicio de duchas, etc. Para mí, estas no son Salas VIP, son Salas de Productividad.

«Después de un par de días trabajando por 14 – 16 horas, simplemente no vamos a ser productivos a menos que hagamos tiempo para relajarnos y descansar.»

5. Relajarse y mantenerse en contacto con los que amamos

Finalmente, dos aspectos muy importantes para mantenerse productivo. Primero: ¡No solo trabajes! Hagamos tiempo para relajarnos un poco, pongamos un medio día en nuestro calendario para descansar, salir a caminar y conocer la ciudad en la que estamos. Esto nos ayuda a recargar baterías, relajar la mente y enfocarnos. Después de un par de días trabajando por 14 – 16 horas, simplemente no vamos a ser productivos a menos que hagamos tiempo para relajarnos y descansar. Segundo, y tal vez lo más importante de este articulo, mantengámonos en contacto con la gente importante en nuestras vidas. Usemos la tecnología para estar con nuestros compañeros sentimentales, nuestros hijos y nuestros amigos. En lo personal, trato de “desyunar” con mi familia todos los días que estoy de viaje. También para mi es importante darme el tiempo de hablar con mi familia antes que vayan a dormir en la noche. He estado “presente” en juntas de la escuela, ayudado a comprar ropa, etc., via FaceTime, Skype o WhatsApp.