La migración de Travel Agent a Travel Manager
La migración de Travel Agent a Travel Manager. Basado en el case study «La migración desde el Account Manager al Travel Manager» que presentó en los business travel days Montse Tor, Travel Manager en Phibo.
Montse entró a trabajar como Travel Manager en la compañía hace más de cinco años después de un año de transición en Londres.
Los errores
Al llegar a la empresa, se percató que se cometían varios errores durante y que debido a ellos había una palanca muy importante de ahorros que ofrecer a la compañía.
Uno de ellos era que los viajeros reservaban los billetes, no por el importe más económico, sino por preferencia a acumular puntos en sus tarjetas de fidelización de aerolíneas. Otro era que devolvían el coche con el depósito vacío, con lo que muchas veces eso encarecía más que el propio alquiler, y por último, la antelación con la que se solicitaban los viajes, que solía ser de tan solo de 24 horas.
Crear una política de viajes
Una vez detectado esto fue el momento de crear una política de viajes para definir las nuevas políticas que pudieses solucionar los errores detectados.
En ella especificó claramente que las tarjetas de frequent flyers quedaban prohibidas para la solicitud de vuelos. Sería el propio trabajador quién se encargaría de presentarlas en el aeropuerto, solicitar los puntos si estos no habían sido sumados, pero des de la empresa no se gestionaría nada. Incluso, las hizo borrar del perfil en la agencia de viajes y optó por crear las cuentas corporativas de puntos con las distintas compañías aéreas, todas a nombre de Phibo, de modo que los puntos se acumularan a la empresa.
Respecto a que los viajeros devolvieran el coche con el depósito vacío, se incluyó un apartado en la política de viajes en la cual se especificaba que quien no devolviera el coche con el depósito lleno se le descontaría la penalización de su nota de gastos, ya que al final pagábamos más de penalización que del propio alquiler en sí.
Por el tema de solicitar los billetes con más tiempo, se instauró la norma que para España se tenían que solicitar con 7 días de antelación, Europa con 15 y transcontinental con 30.
«La empresa consiguieron reducir un 60% de los gastos, sobre todo con la medida de la anticipación de la reserva.»
la implementación de la política de viajes
El problema era que en esa época en que se instauraron, había mucho personal nuevo incorporándose a la plantilla, por lo que tuvo que diseñar una manera de llegar de modo adecuado a todos esos nuevos empleados y futuros viajeros. Montse solicitó que le dejaran media hora con cada persona nueva que entrara en plantilla, para explicar personalmente la política de viajes en el Welcome pack que ya se les daba siempre a los nuevos empleados. Se lo concedieron y de este modo, con este pack de bienvenida, Montse puede conocer a los nuevos compañeros además de explicarles las nuevas medidas y política de viajes de manera personalizada.
Los resultados
Con todas estas medidas aplicadas a la política de viajes de la empresa consiguieron reducir un 60% de los gastos, sobre todo con la medida de la anticipación de la reserva y se empezó una mejor etapa en cuanto a planificación de los viajes que dura hasta el presente. Con estas medidas tan simples pero que se habían aplicado hasta la entrada de Montse en la compañía, se muestra una vez más la necesidad imperiosa de tener, diseñar y aplicar una buena política de viajes.
Business Travel Day
Como ya viene siendo habitual cada año, la Asociación Ibérica de Viajes de Negocio (IBTA) organizó en Barcelona la sexta edición del roadshow del turismo de Negocios Business Travel Day para la promoción y difusión del turismo de negocios. El acto formativo tuvo lugar en el NH Collection Gran Hotel Calderón el pasado 25 de abril. Esta primera jornada dio el pistoletazo de salida a la serie de roadshows que IBTA organiza en las ciudades más relevantes a nivel nacional.
En la edición de este año del Business Travel Day Barcelona, se ha podido escuchar interesantes e innovadoras ponencias, así como participar en los diversos talleres de trabajo programados durante la mañana. El formato innovador del año pasado en el que los asistentes interaccionan entre ellos para resolver las cuestiones planteadas en las ponencias, ha seguido manteniéndose este año.
Como novedad, este año IBTA se ha rodeado de la colaboración de importantes instituciones y organismos como el Comité de Desarrollo de Rutas Aéreas de Barcelona (CDRA), el Campus de Turismo Hostelería y Gastronomía de la Universidad de Barcelona (CETT_UB) y la Asociación Española de Gestores de Flotas de Automóviles (AEGFA).
