¿Fuera de política?

Que el viajero gestione sus viajes fuera del protocolo establecido significa escasa visibilidad del gasto y menos seguridad para el viajero. Paradójicamente, la solución no está en un mayor control, sino en más sencillez y flexibilidad.

Los encuentros personales son fundamentales para los negocios. Es cierto que, en muchos casos, una videoconferencia puede ayudarnos a alcanzar determinados objetivos, pero cuando se trata de negociar con un cliente, presentarnos como empresa fiable y excelente o compartir ideas con compañeros en un entorno colaborativo, la tecnología no tiene absolutamente nada que hacer frente al factor humano. Se lo digo incluso yo, que les hablo desde Amadeus, la empresa del sector del viaje que más invierte en I+D en Europa y que tiene en la tecnología precisamente su razón de ser.

“Los profesionales están acostumbrados a organizar sus viajes en entornos digitales muy sencillos.”

Necesitamos viajar y necesitamos que la inversión en viajes tenga una repercusión directa en el crecimiento de nuestro negocio y en la mejora de las relaciones con nuestros clientes. Esa es la razón por la que cada vez más empresas cuentan con un programa de viajes y gestión de gastos centralizados.

“El éxito de un programa de viajes es que los viajeros se sientan cómodos con él.”

Sin embargo, tal y como advierte el estudio Managing every mile, realizado por la London School of Economics (LSE) y Amadeus, existe un notable número de empleados que tiende a salirse de la política de viajes de la compañía. Este hecho no solo dificulta la posibilidad de la corporación de monitorizar y optimizar el gasto; también plantea problemas cuando se trata de proporcionar al viajero una adecuada protección y atención en el caso necesario.

Pero, ¿por qué tantos viajeros se obstinan en salirse de los cauces establecidos en el programa de viajes de su empresa? No se trata de falta de disciplina ni desinterés. En la mayor parte de los casos, la clave está en la sencillez y en la flexibilidad. Una flexibilidad y una sencillez que los viajeros no siempre encuentran en la tecnología y en la política de viajes de su compañía y se agrava con el hecho de que, precisamente, esos mismos profesionales están acostumbrados desde hace mucho tiempo a organizar sus viajes en entornos digitales muy sencillos. Cuando la herramienta de reserva y de gestión de gastos y los procedimientos establecidos se perciben como un instrumento complejo y/o anticuado, no es extraño que el viajero corporativo recurra a su aplicación móvil o a su web favorita, seleccione un billete económico y pase el gasto.

Esta práctica no es en absoluto excepcional en las empresas. De hecho, de acuerdo con el estudio Managing every mile, el 95% de las compañías permiten a sus empleados gestionar sus viajes y sus gastos fuera del programa establecido.

Pero, en contra de lo que se podría pensar a simple vista, la solución no está en tomar medidas más restrictivas. La experiencia demuestra que el éxito de un programa de viajes es que los viajeros se sientan cómodos con él, y esto es extensivo a todos los apartados del viaje: desde el tipo de proveedores que se incluyen hasta la posibilidad de compartir la opinión sobre la experiencia de viaje con otros compañeros, pasando por los procedimientos de reserva, la atención recibida en el destino y la forma de reportar los gastos.

Al igual que el viajero necesita que todos y cada uno de los aspectos del programa de viaje respondan a sus necesidades, la empresa precisa que en todos ellos pueda medirse el retorno de la inversión. Y no hablamos de retorno en un sentido estrictamente monetario. Nos referimos más bien a la certeza de que todos los apartados del viaje responden a objetivos estratégicos previamente definidos.

Sabemos que disponer de un buen programa de viajes y gestión de datos, que utilicen todos los viajeros para todos sus viajes puede ayudar a conseguir aumentar el retorno de la inversión en un 25%. Por eso merece tanto la pena seguir avanzando en la flexibilidad y la sencillez de nuestras herramientas. El bolsillo corporativo lo agradecerá mucho. Pero aún más lo harán unos viajeros satisfechos, productivos y protegidos donde quiera que se encuentren.

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