Cómo ganar eficacia en el cumplimiento de la política de viajes

FREENOW for business ha elaborado una guía, partiendo de una amplia encuesta a viajeros de negocios, que ayuda a elaborar una política de viajes fácil de cumplir y que, a su vez, cumpla con las expectativas de los empleados y los resultados de la empresa.

El objetivo de este ebook de FREENOW for business es crear una política de viajes de negocios que fomente la satisfacción de los empleados, promueva la sostenibilidad e impulse el éxito de la empresa a largo plazo.
Las principales recomendaciones son apoyarse en los datos y valoraciones, fomentar la comunicación y la colaboración con los viajeros y proveedores. Sin olvidar que la política perfecta no existe. Deberemos modificarla para conseguir nuestros objetivos.

¿Qué debe caracterizar tu política de viajes?

A la hora de elaborar o modificar nuestra política de viajes, debemos encontrar un punto de equilibrio entre los objetivos de la empresa y las necesidades de los empleados.
Por un lado, los viajes deben ser bien gestionados, optimizando sus costes y garantizando un retorno. Los viajeros, por otro lado, quieren viajes cómodos, procesos eficientes y algo de flexibilidad en sus preferencias personales.
Ignorar a cualquiera de las partes conduce a la discordia: empleados descontentos o costes insostenibles.

FREENOW for business propone en su informe algunos de los conceptos que deben caracterizar una buena política de viajes:

• Flexible. Ofrece opciones como el teletrabajo, reservas flexibles y ampliaciones de plazos razonables por causas de fuerza mayor.
• Transparente. Informa y comunica tu política y explícala de forma sencilla.
• Adaptable. Ofrece una variedad de opciones de viaje y satisfactorias para los viajeros: transportes y horarios cómodos, hoteles confortables, etc.
• Reembolsos simples. Agiliza el proceso de reembolso para que sea eficiente y fácil de usar, minimizando retrasos y frustraciones.
• Segura. Haz que tus viajeros se sientan seguros, con pautas claras, cobertura de seguro integral y protocolos sólidos de gestión del riesgo.

Satisfacción y comprensión

¿Te has preguntado alguna vez si tu política de viajes es fácil de entender? Según el estudio de FREENOW for business, solo un 29% de los viajeros de negocios españoles afirman que su política de viajes es clara y fácil de entender. No es de extrañar entonces que muchas empresas afirmen que tienen problemas para que sus empleados cumplan con las políticas de viaje establecidas. Por ello, es momento de preguntarse cuáles pueden ser las razones de estos incumplimientos.

Por un lado, no siempre las reglas estrictas y las sanciones son la mejor fórmula. Es posible que los viajeros no entiendan la política de viajes o su justificación. O que los procesos asociados sean engorrosos o demasiado estrictos, desmotivando al cumplimiento de la Travel Policy.

Para evitar todos estos problemas, FREENOW for business recomienda algunas estrategias para que los empleados “cumplan de buena gana con las políticas de viaje”:

• Recompensar a los “cumplidores” mediante descuentos de viaje, recompensas o incentivos patrocinados.
• Incluir opciones de reembolso por mantenerse dentro de los límites de las políticas de gastos de viaje que fomenten el bienestar, como las suscripciones a gimnasios o las opciones de comida saludable.
• Simplificar los procesos en las reservas y gestión de gastos.
• Ampliar el abanico de opciones en las reservas, dentro del marco de las políticas, buscando una mayor satisfacción e individualización del viaje y el viajero.
• Realiza encuestas periódicas para conocer y comprender las necesidades e inquietudes de los empleados, a fin de fomentar una cultura de la confianza y la mejora continua.

Gamifica tu política de viajes

Una de las mejores formas de garantizarse el cumplimiento, e incluso el conocimiento, de una política de viajes de empresa es la gamificación. Y es que la competencia y el poder del juego puede echarnos una mano en este sentido.
De esta forma, podemos transformar procesos rutinarios en retos atractivos y gratificantes, aumentando así la motivación y el compromiso de los viajeros en el cumplimiento de la política de viajes.
La ludificación nos permitirá transformar comportamientos: que las reservas se realicen acorde a la política de costes, que la presentación de los informes de gastos se realice a tiempo, etc.

Además, establecer un ranking de los mejores “cumplidores de la política” fomenta una competencia sana. De hecho, el 62% de los viajeros de negocios españoles cree que la gamificación de la política de viajes la convertiría en “Algo más” o “Mucho más” atractiva.

FREENOW for business nos propone algunos consejos para “gamificar” este capítulo:

• Debemos definir nuestros objetivos, estableciendo qué es aquello que queremos conseguir con esta estrategia de ludificación: ahorro de costes, mejor cumplimiento de la política, mayor satisfacción de los empleados…
• El éxito de un juego depende, en buena parte, de su mecánica. Debemos ofrecer puntos, medallas, tablas de clasificación o desafíos que se alineen con nuestros objetivos, que “enganchen” a los viajeros y que, a su vez, también los motiven a jugar.
• Otra de las grandes claves del uso de la gamificación en entornos empresariales son las recompensas. Deben ser lo suficientemente atractivas y tangibles para incentivar la participación. Se recomienda ofrecer mejores condiciones de viaje, días de vacaciones adicionales o donaciones benéficas.
• Deberemos realizar un seguimiento y análisis para ver el progreso y el éxito de la gamificación, tanto a nivel de participación como de consecución de objetivos. De esta forma, siempre podremos corregir aspectos como la mecánica del juego o las recompensas si no estamos cumpliendo nuestros objetivos.

Bleisure: Más allá del trabajo

Poder combinar trabajo y ocio aprovechando un viaje de negocios es cada vez es más habitual. El bleisure es un concepto todavía por explotar por las empresas, pese a sus múltiples beneficios. Por un lado, mejora la satisfacción de los empleados, reduciendo el estrés, aumentando la productividad y su compromiso. Además, es un beneficio capaz de atraer y retener talento en un mercado laboral competitivo. Incluso es una buena forma de mejorar las relaciones con los clientes, al poder compartir experiencias más allá de una sala de reuniones.

Pero no todos los empleados son partidarios del bleisure. Entonces, ¿cómo introducirlo de forma eficaz en nuestra política de viajes?

• Si nuestra intención es empezar a ofrecer viajes bleisure, Freenow for business recomienda, en primer lugar, fomentar los debates abiertos sobre este tipo de viajes, abordando las posibles preocupaciones de los viajeros.
• Otro de los elementos que ayudarán a su implantación es que cada viaje esté planificado y cuente con información suficiente acerca del destino, posibles actividades, etc. Es decir, que el empleado pueda planificar su agenda laboral y personal de manera efectiva.
• Es importante establecer claramente las pautas del bleisure respecto a la duración del viaje, qué gastos están incluidos y las expectativas de trabajo durante la parte empresarial del viaje. Es recomendable ofrecer incentivos y descuentos para estancias prolongadas, paquetes centrados en el bleisure…
• Por último, hay que promover una cultura empresarial en la que el bleisure se vea como una herramienta valiosa para el bienestar del empleado, no como un privilegio o una carga.

Integra la sostenibilidad

La sostenibilidad es uno de los ejes principales sobre el que empiezan a girar muchas de las decisiones relacionadas con la movilidad de las empresas. De hecho, para el 74% de los responsables de viajes la sostenibilidad es un concepto principal en la planificación de los desplazamientos corporativos.
Pero los viajes sostenibles no solo son imprescindibles para mejorar el planeta. También tienen beneficios. Elegir alojamientos o transportes más eficientes puede suponer un ahorro de costes. También mejor la reputación de la compañía y cada vez son más los empleados que aprecian que su empresa se alinee con valores como la sostenibilidad. Incluso las prácticas de viaje sostenibles a menudo conducen a experiencias de viaje únicas, lo que aumenta la satisfacción general del viajero.

Para integrar la sostenibilidad en un programa de viajes, FREENOW for business propone:

• Elegir hoteles, transportes y agencias de viajes comprometidos con las prácticas sostenibles.
• Promover las opciones de viajes con menor impacto ambiental. Para ello, es necesario fomentar el uso del transporte público, utilizar fórmulas como el carsharing o cambiar las reuniones físicas por videoconferencias siempre que sea posible.
• Educa, empodera y recompensa. Es necesario que los viajeros conozcan el impacto medioambiental de sus desplazamientos. Solo así podremos educar y fomentar la sostenibilidad entre los empleados. Y una buena forma de hacerlo es a través de incentivar aquellos viajeros que elijan las opciones de transporte más ecológicas.

Si quieres conocer más a fondo el informe de FREENOW for business y mejorar la política de viajes de tu empresa, descarga este ebook haciendo click aquí.