Así gestionan los gastos de viaje las empresas españolas
Un estudio elaborado por Payhawk, solución integral para la gestión de notas de gastos, tarjetas de empresa, facturas y pagos, con la colaboración de IBTA, ha permitido analizar cuáles son las principales tendencias en gestión de gastos de viaje en las empresas españolas.
A través de las respuestas de travel managers y responsables financieros, hemos elaborado un estudio sobre cómo gestionan los gastos de viaje las empresas de nuestro país. Las conclusiones permiten a los diferentes responsables de esta parcela tener una visión global sobre cómo lo están haciendo respecto a otras empresas de su entorno. (haz click aquí para descargar el estudio)
Métodos de pago para los gastos de viaje
Todavía existe mucho campo de mejora en el ámbito de la optimización de la gestión de gastos. Según el estudio, el adelanto del pago por parte del empleado y el posterior reembolso del gasto es el método más utilizado por las empresas españolas (66 %), seguido del uso de tarjetas de empresa de entidades bancarias tradicionales.
De las empresas que reembolsan a posteriori los gastos de viaje, la opción más utilizada es el reembolso mediante transferencia bancaria puntual, así como el reintegro de dichos gastos dentro de la nómina. Y todavía existe casi un 10 % que incluso realiza estos reembolsos en efectivo. En cuanto al tiempo de devolución, casi la mitad de las empresas afirma hacerlo en menos de 15 días, lo que podría perjudicar la satisfacción del empleado.
«Mejorar la automatización y digitalización de la gestión de gastos es el concepto más mencionado al preguntar sobre futuros cambios o mejoras en este capítulo»
También es interesante conocer cómo funcionan las aprobaciones y autorizaciones de gastos de viaje. En este sentido, el 44 % necesita un único nivel de aprobación, mientras que el 35 % requiere varios niveles y más del 20 % depende de políticas predefinidas por importe, justificación o responsabilidad.
Pocas sorpresas en cuanto a la tipología de gastos más habituales autorizados en las políticas de viaje: restaurantes, transportes y hoteles figuran como los gastos más comunes en este punto.
Uso de herramientas tecnológicas
Gracias a la participación tanto de travel managers como responsables financieros, en algunos capítulos se pueden observar diferencias relevantes entre las empresas donde el travel manager es también el responsable de la gestión de gastos.
A pesar de que es el departamento financiero quien gestiona estos gastos, un 70 % de los financieros indica que los empleados de su empresa no cuentan con una aplicación móvil para gestionar los gastos de viaje. Por otro lado, más de la mitad de los travel managers sí usan este tipo de aplicaciones para gestionar los gastos de viaje, lo que beneficia una gestión más eficiente de los gastos.
«El 29 % de los travel managers y el 19 % de los responsables financieros tienen previsto modificar o restringir la política de gastos»
En cualquier caso, la automatización de gastos de viaje todavía es una tarea pendiente en nuestro país. De hecho, mejorar la automatización y digitalización de la gestión de gastos es el concepto más mencionado al preguntar sobre futuros cambios o mejoras en este capítulo, por delante del control de costes y fraude.
En este mismo sentido, son muchos los responsables que todavía experimentan problemas con un capítulo tan importante como la deducción de gastos. El 71 % de los travel managers y el 55 % de responsables financieros enfrenta dificultades de algún tipo a la hora de presentar la documentación necesaria para la deducción de gastos, lo que ofrece la oportunidad de incorporar soluciones y herramientas que faciliten esta tarea.
Prioridades
Volvemos a encontrar diferencias importantes entre prioridades y formas de gestionar en función del perfil profesional encargado de los gastos de viaje. Los travel managers priorizan el cumplimiento de políticas, mientras que los directores financieros se centran en el control de costes.
También llama la atención la baja preocupación que genera el fraude potencial (21 % de los travel managers y 9 % de los directores financieros), a pesar de haber tenido experiencias previas.
En cuanto a posibles cambios o restricciones en políticas de gastos de viaje, solo el 29 % de los travel managers y el 19 % de los responsables financieros tienen previsto modificar o restringir la política de gastos. De hecho, casi tres cuartas partes de los responsables financieros no está considerando ningún tipo de modificaciones o restricción. En cambio, cerca de la mitad de los travel managers afirma estar en pleno proceso de cambio.
Por último, poco más del 25 % de los encuestados afirma contar con una herramienta de gestión de gastos que también sea capaz de medir la huella de CO2 de los mismos. De hecho, más de la mitad de los encuestados no está familiarizado con este tema o, directamente, nunca había oído hablar de ello. Contar con una herramienta que cuantifique de manera automática el CO2 asociado a los gastos de viaje permite mejorar la transparencia de las operaciones, al tiempo que ayuda a las empresas a cumplir con las nuevas normativas y apoyar sus propias iniciativas ESG.
«Todavía existe casi un 10 % de empresas que realiza los reembolsos de los gastos de viaje en efectivo»
Según Iñigo Aguirre, Vicepresidente de Business Development de Payhawk, “en el campo de la gestión de gastos todavía queda mucho camino por recorrer en cuanto a la adopción de herramientas y sistemas de gestión de viajes que permitan automatizar el reporte de gastos.”
“La automatización progresiva y la implantación de herramientas digitales pueden mejorar la eficiencia y la transparencia en el proceso de gestión de gastos. Además, esto ofrece la oportunidad de explorar nuevas tecnologías como la Inteligencia Artificial, para mejorar el análisis predictivo y la optimización de los gastos, además de garantizar un mayor seguimiento de la huella de carbono de los viajes de empresa, algo fundamental en el momento actual”, concluye.
Si quieres conocer más detalles, tendencias y datos sobre cómo gestionan los gastos de viaje las empresas españolas, haz click aquí para descargarte nuestro estudio.
