Viajes de empresa en la nueva directiva de viajes combinados y servicios de viaje vinculados

Estamos cerca de que se cumpla un año desde que la Directiva (UE) 2015/2302 de 25 de noviembre de 2015 debería haber sido incorporada al ordenamiento jurídico español, y aún tenemos el Proyecto de Ley en nuestras Cortes, pendiente de su aprobación definitiva y con algunas cuestiones, como la famosa “doble garantía”, todavía sin resolver y generando fuerte polémica dentro del sector.

Javier del Nogal, director general de Tourism & Law

Sin embargo, más pronto que tarde, tendremos la nueva normativa aprobada y muchas de las empresas turísticas, para las que esta regulación va a suponer un gran cambio, aun ni siquiera han empezado a hacer los deberes. Intentaremos, en este artículo, dar algunas claves de la nueva normativa en relación con los viajes de empresa.

Marco regulatorio

No tenemos espacio suficiente para analizar todas las novedades que nos llegan con la nueva regulación pero, a modo de resumen, podemos decir que, tras más de 25 años de vigencia de la normativa anterior, con esta revisión se pretende, básicamente, modernizar el marco regulatorio (no son pocos los cambios acontecidos en todo este tiempo… y ello hace más que necesaria una nueva visión de los conceptos que se manejan alrededor del viaje), mejorar la protección de consumidor y corregir las deficiencias constatadas en la anterior normativa durante todo este tiempo. Si, con la nueva normativa, se conseguirá o no cumplir con dichos objetivos, solo el tiempo lo dirá, aunque quien escribe estas líneas es bastante escéptico, al menos en algunos aspectos.

Desde la visión de un Travel Manager, la cuestión principal que nos plantea esta nueva normativa es la de saber si va a afectar o no a los viajes de empresa. La Directiva aborda esta cuestión, afortunadamente, con bastante claridad cuando en su artículo 2 (Ámbito de aplicación), apartado 2.b), indica: “La presente Directiva no se aplica a […] los viajes combinados y los servicios de viaje vinculados contratados sobre la base de un convenio general para la organización de viajes de negocios entre un empresario y otra persona física o jurídica que actúe con fines relacionados con su actividad comercial, negocio, oficio o profesión”.

«Hoy en día no creo que haya una sola agencia de viajes dedicada al corporativo que, por ejemplo, no venda una extensión “de ocio” para el fin de semana del empleado.»

Aunque, como decíamos al principio, la Directiva aún no está incorporada al Derecho español, no es previsible ningún cambio o matiz, por lo que éste es el marco en el que tendremos que movernos.

¿Qué es un convenio general para la organización de los viajes de negocios?

Pues es, ni más ni menos, que un documento por el que una agencia de viajes y una empresa o profesional establecen los acuerdos por los que se va regir su colaboración en el ámbito de la organización de los viajes relacionados con su actividad comercial, negocio, oficio o profesión. Básicamente recogerá el nivel de servicio, el tipo de proveedores que se deben contratar en función de las personas que viajen, el horario de atención, la remuneración de la agencia, etc.

Aunque normalmente este documento será un contrato formal, nada impide que el acuerdo de voluntades se perfeccione a través de cualquiera de las formas permitidas en derecho, siempre y cuando pueda acreditarse de manera suficiente su contenido. Sin embargo, aunque la definición es sencilla, encierra un aspecto importante que hay que resaltar: debe ser «general». Esto significa que debe contemplar un número indeterminado de viajes que se van a desarrollar en el tiempo. Es decir, no vale un contrato para regular un único viaje.

«Las garantías que ofrece para el consumidor el servicio de viajes vinculados son menores que las del viaje combinado.»

En segundo lugar, el convenio debe regular los viajes de negocios. Esto es, un viaje encargado por un profesional o una sociedad mercantil, para una persona de su organización (o por esta misma persona directamente), a la agencia de viajes que gestiona y organiza los viajes profesionales de dicha empresa o profesional pero que no tenga por objeto una actividad profesional sino una actividad lúdica o de ocio, quedaría al margen del concepto «viaje de negocios» y, aunque así estuviese estipulado en el convenio, no podría excepcionarse de la regulación de viajes combinados.

Concepto de bleisure y/ocio en un viaje combinado

Entender bien esto tiene gran importancia, sobre todo ahora que tan de moda está el concepto bleisure y la venta cruzada. Con ello quiero resaltar que hoy en día no creo que haya una sola agencia de viajes dedicada al corporativo que, por ejemplo, no venda una extensión “de ocio” para el fin de semana del empleado (“ya que me tengo que desplazar hasta tan lejos, aprovecho y me quedo hasta el domingo…”) o que no intente organizar también las vacaciones del personal de la empresa con la que hay una relación tan cercana y de confianza durante todo el año… Y, si se desarrolla una actividad de este tipo, la situación es la siguiente: la mayoría de los viajes que esa agencia organiza para la empresa serán viajes de negocios, pero unos pocos no lo serán. Y esto obligará a la agencia a cumplir con la normativa de viajes combinados, y a tener sus procesos preparados para hacerlo, aunque solo organice un fin de semana para el director general una vez al año…

«Tras más de 25 años de vigencia de la normativa anterior, con esta revisión se pretende, básicamente, modernizar el marco regulatorio, mejorar la protección de consumidor y corregir las deficiencias constatadas en la anterior normativa durante todo este tiempo.»

En definitiva, si no hay convenio general, o habiéndolo, podemos encontrarnos que el servicio prestado sea un viaje combinado cuando la agencia de viajes está organizando un viaje de ocio.

Las características necesarias para formarlo son la combinación de, al menos, dos tipos de servicios de viaje; entendiéndose por servicio de viaje, a los efectos de la Directiva, el transporte de pasajeros; el alojamiento cuando no sea parte intrínseca del transporte y no tenga fines residenciales; el alquiler de turismos u otros vehículos de motor indicados en la Directiva, y cualquier otro servicio turístico que no forme parte intrínseca de un servicio de viaje de los definidos anteriormente.

Principales consecuencias para la agencia de viajes y para el viajero

No vamos a entrar en las diferentes fórmulas de combinación de dichos servicios para formar un viaje combinado, ya que solo esto daría para para otro artículo, pero sí mencionaremos las principales consecuencias, para la agencia de viajes y para el viajero, que supone la consideración del servicio que se le presta como «viaje combinado»:

• Derecho a información precontractual específica.
• Posibilidad de cesión del contrato.
• Posibilidad de modificaciones en el precio.
• Régimen específico de alteración, rescisión y derecho de desistimiento.
• Régimen específico de incumplimiento y responsabilidad.
• Obligación de prestar asistencia 24h.
• Garantía frente a la insolvencia.

También puede ocurrir que (de nuevo ante un caso en el que no haya convenio general o que el viaje no sea un viaje de negocios) no exista un viaje combinado pero sí lo que la nueva Directiva ha dado en llamar servicios de viajes vinculados. Esta es una de las grandes novedades de la Directiva y merece, aunque sea someramente, que nos detengamos un momento para intentar explicarla.

Desde el punto de vista conceptual, la nueva regulación entiende que entre el concepto “viaje combinado” y el de «suma de servicios individuales e independientes» existe un vacío demasiado grande. La forma de viajar ha cambiado muchísimo en los últimos años y, si antes podíamos reconducirlo todo al blanco o negro, ahora nos encontramos con prácticas que son mucho más complicadas de definir o encasillar.

El legislador europeo ha querido facilitar a los empresarios diferentes fórmulas de contratación de servicios turísticos y ha entendido que no todas ellas deben tener el alto nivel de protección que tiene el viaje combinado, pero, por otro lado, tampoco ha querido que estos nuevos “viajes” queden totalmente desprovistos de protección y, para ello, ha creado esta nueva figura.

Servicio de viaje vinculado

Pero, en definitiva, ¿qué es un servicio de viaje vinculado? El que esto escribe está seguro de que había buena intención en el legislador europeo a la hora de pensar en esta figura, pero, lamentablemente, se ha generado una confusión en torno a ella de la que, me temo, tardaremos un tiempo en salir. Vamos a intentar explicarla de la forma más sencilla posible. En primer lugar, para que existan servicios de viajes vinculados, debe haber diferentes contratos con diferentes proveedores de servicios turísticos. Si hay varios servicios turísticos (los definidos anteriormente como constitutivos de un viaje combinado) y un solo contrato con un organizador, esto será siempre un viaje combinado.

En segundo lugar debe existir, como en el caso del viaje combinado, al menos dos tipos diferentes de servicios de viaje contratados para el mismo viaje o vacación.

En tercer lugar, debe haber un empresario “facilitador” de dichos servicios. Esto es, alguien que nos dé la oportunidad de contratar varios servicios turísticos. Si yo contrato un hotel en la página web de una OTA y luego voy a mi agencia y contrato el vuelo a la ciudad en la que está dicho hotel, no hay ningún empresario que me haya ayudado a formar un conjunto de servicios turísticos; lo he hecho yo solo y, por lo tanto, no estaríamos en un supuesto ni de viaje combinado ni de servicios de viaje vinculados.

Y, finalmente, debe darse uno de estos dos supuestos:

1. Que los servicios de viaje se contraten con ocasión de una única visita o contacto con el punto de venta y la selección y pago de cada servicio de viaje por parte de los viajeros se haga por separado. Ojo, si hay varias visitas o contactos con el punto de venta (ya sea físico o virtual) o si la selección y el pago se hacen de forma conjunta para todos los servicios no estaríamos ante unos servicios de viaje vinculados (en el primer caso, estaríamos ante servicios sueltos y, en el segundo, ante un viaje combinado).
2. Que, de manera específica, se produzca la contratación con otro empresario de como mínimo un servicio de viaje adicional siempre que se celebre un contrato con ese otro empresario a más tardar 24 horas después de la confirmación de la reserva del primer servicio de viaje. Pero cuidado, aunque ya hemos advertido que este artículo no pretende profundizar en el nuevo concepto, más amplio, de viaje combinado, sí se hace necesario matizar aquí que si se produce esa contratación adicional con distintos empresarios a través de procesos de reserva en línea conectados en los que el nombre del viajero, sus datos de pago y su dirección de correo electrónico son transmitidos por el empresario con el que se celebra el primer contrato a otro u otros empresarios, con el o los que se celebra un contrato a más tardar 24 horas después de la confirmación de la reserva del primer servicio de viaje, no nos encontraríamos ante un supuesto de servicios de viajes vinculados sino ante un verdadero viaje combinado.

Con esta nueva regulación las empresas pueden decidir si firman un convenio con una agencia de viajes que hará que sus viajes de negocios queden al margen de la normativa de viajes combinados y se regulen, en todo aquello que estimen oportuno, por sus propios pactos.

Aplicación la normativa

Las garantías que ofrece para el consumidor el servicio de viajes vinculados son menores que las del viaje combinado, pero el cliente que contrata este tipo de servicio tiene unos mínimos derechos de información que se le deben proporcionar obligatoriamente (principalmente, la relativa a la inexistencia de un viaje combinado y, por ello, su menor tutela) y la protección frete a la insolvencia.

Por el contrario, si hay convenio general y hablamos de viajes de negocios, está claro que no resulta de aplicación la normativa de viajes combinados… pero, y esto, ¿qué supone? Pues supone que todas las garantías y obligaciones que la normativa establece para los viajes combinados y los servicios de viaje vinculados desaparecen en el ámbito de los viajes de empresa. Y, ¿tiene esto sentido? Pues, al menos a juicio del legislador europeo, sí lo tiene.

En el considerado séptimo de la Directiva se explica que, aunque la mayoría de los viajeros que contratan viajes combinados o servicios de viaje vinculados son consumidores y que incluso los representantes de las pequeñas empresas o profesionales que reservan viajes relacionados con su negocio o profesión a través de los mismos canales de reserva que los consumidores, necesitan a menudo un nivel de protección similar.

Hay empresas u organizaciones que elaboran sus fórmulas de viaje sobre la base de un convenio general, celebrado a menudo para múltiples fórmulas de viaje para un período específico, por ejemplo con una agencia de viajes, que no requieren el nivel de protección previsto para los consumidores. Se supone que ello es así por dos razones:

1. Porque el nivel de interlocución entre este tipo de empresas y los empresarios que organizan sus viajes (normalmente agencias de viajes corporativas) se establece en una plano de mayor igualdad (cuando no dé prevalencia por parte de la empresa o el profesional) que hace que en dicho convenio general puedan establecerse los niveles de protección con los que ambas partes están de acuerdo. Y ello no quiere decir que, necesariamente, sean menores; pueden ser mucho mayores que los que la normativa establece para los consumidores.
2. Porque en el ámbito de los viajes de negocios el componente del coste es muy importante y la relación entre el coste y el beneficio, esto es, qué quiero pagar y a cambio de qué, es algo que las empresas analizan internamente y, en consecuencia, deciden. No nos engañemos, nada es gratis y los derechos del viaje combinado (o del servicio de viaje vinculado) tienen un coste sobre el que, cuando hablamos de viajes de negocios, las empresas deberían tener la potestad de decidir.

«Los derechos del viaje combinado (o del servicio de viaje vinculado) tienen un coste sobre el que, cuando hablamos de viajes de negocios, las empresas deberían tener la potestad de decidir.»

Conclusiones

A modo de conclusión, y en el concreto ámbito de los viajes de negocios, la nueva normativa ha optado por una visión, a mi juicio, acertada. Y ello porque, con sus aciertos y sus errores, ha puesto el foco en un principio que debería ser básico en el ámbito empresarial: la libertad.

Con esta nueva regulación las empresas pueden decidir si firman un convenio con una agencia de viajes que hará que sus viajes de negocios queden al margen de la normativa de viajes combinados y se regulen, en todo aquello que estimen oportuno, por sus propios pactos. Y estos pactos podrán ser más exigentes incluso que los de la Directiva, o más livianos, con lo que ello supondrá en la agilidad, el nivel de servicio, la atención, el precio, etc. No está mal que, a veces, los legisladores nos consideren adultos y capaces de tomar nuestras propias decisiones.

Por: Javier del Nogal
Director General de Tourism & Law
www.tourismandlaw.es