Viajeros atrapados y rutas bloqueadas: la crisis que pone a prueba a los Travel Managers
Evacuaciones, rutas improvisadas y viajeros bloqueados: los travel managers lideran la respuesta de las empresas ante la crisis provocada por el conflicto en Oriente Medio.
Detrás de cada vuelo cancelado, cada itinerario rediseñado o cada empleado que logra regresar a casa hay un trabajo silencioso pero decisivo: el de los travel managers. En los últimos días, estos profesionales han tenido que activar protocolos de emergencia, coordinar evacuaciones y encontrar soluciones en tiempo real para proteger a los viajeros corporativos e incluso empezar a repatriar empleados que residen en la zona de forma permanente.
Los testimonios recogidos por www.revistatravelmanager.com reflejan una situación marcada por la gran incertidumbre del conflicto, la presión sobre las agencias de viajes y una prioridad clara: garantizar la seguridad de los empleados desplazados.
Operaciones de evacuación en marcha
En algunos casos, las empresas están organizando auténticos planes de evacuación. Una compañía del sector financiero trabaja actualmente para repatriar a once empleados y sus familiares que se encuentran en Dubái.
El plan está preparado a la espera de la aprobación del departamento de seguridad de la empresa: primero un traslado por carretera hasta un aeropuerto considerado seguro, después un vuelo hacia Turquía y, desde allí, el regreso a España.
Este tipo de soluciones alternativas se están convirtiendo en una herramienta clave cuando las rutas aéreas habituales dejan de estar operativas.
Decenas de viajeros afectados en proyectos internacionales
El impacto es especialmente relevante en empresas con proyectos en la región. Diana Sánchez, travel manager de INECO, explica que la compañía tiene actualmente alrededor de 50 viajeros afectados en distintos países, entre ellos Kuwait, Abu Dabi y Arabia Saudí. Las incidencias más habituales han sido cancelaciones de vuelos y dificultades para salir de determinados países. Pero el impacto, señala, se extiende mucho más allá de la región. “La inoperatividad de vuelos en todo Oriente Medio ha bloqueado muchas rutas mundiales”, explica.
La compañía mantiene a su equipo de viajes y seguridad trabajando de forma permanente desde España y en contacto continuo con los viajeros desplazados. En algunos casos ya han logrado repatriar empleados desde ciudades como El Cairo o Abu Dabi, mientras que otros siguen a la espera de nuevas opciones de transporte o de las recomendaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores. Ante este tipo de situaciones, Sánchez lanza una recomendación clara a otros responsables de viajes corporativos: “Hay que dejar a un lado la política de precios e intentar todo lo que esté en nuestra mano, cueste lo que cueste”.
Una situación similar se está viviendo en Radisson Hotel Group. Su Global Travel Manager, Belén Díez, explica que la compañía cuenta actualmente con empleados en Emiratos Árabes Unidos y Arabia Saudí que se han visto afectados por cancelaciones de vuelos y dificultades para regresar temporalmente a su país de residencia. En total, alrededor de siete empleados con vuelos activos esta semana han sufrido alteraciones en sus itinerarios.
Viajes de incentivo bloqueados
El impacto de la crisis no se limita a los desplazamientos con destino a Oriente Medio. Muchas rutas intercontinentales dependen de los hubs de la región, lo que está generando un efecto dominó en la conectividad global.
Es el caso de una empresa industrial española que actualmente tiene a 34 personas —30 clientes y cuatro empleados— esperando poder regresar a España tras un viaje de incentivo en Tailandia. El grupo debía regresar el 4 de marzo, pero su vuelo incluía escala en Qatar, cuyo espacio aéreo quedó cerrado tras el estallido del conflicto. La solución ha sido reorganizar el regreso del grupo de forma escalonada entre el 6 y el 11 de marzo, en coordinación con la agencia de viajes y la aerolínea.
Desde la compañía explican que la principal dificultad ha sido encontrar rutas alternativas en un momento en el que varios conflictos regionales afectan simultáneamente a la aviación internacional.
El efecto dominó en las rutas entre Europa y Asia
El impacto de la crisis también está afectando a empresas cuyos viajeros ni siquiera se encuentran en Oriente Medio. La Global Travel Manager de una importante empresa tecnológica española explica que, aunque solo tenían unos diez viajeros en la región, el número de desplazamientos potencialmente afectados es mucho mayor. La razón es que muchas conexiones entre Europa y Asia utilizan hubs como Dubái, Doha o Abu Dabi.
“Utilizamos mucho esa zona para conectar Europa con Asia, pero también desde Asia hacia Europa. De hecho, en India tenemos muchos viajeros viniendo a Europa”, un espacio aéreo que tampoco es especialmente seguro dado el reciente conflicto entre sus vecinos de Pakistán y Afganistán.
«Todos los responsables consultados coinciden en un punto: la seguridad de los viajeros debe prevalecer sobre cualquier otra consideración»
En las primeras horas de la crisis, la falta de información y el colapso de los servicios de emergencia de agencias y proveedores complicaron la gestión. Ante la incertidumbre, esta compañía tech ha optado por una medida preventiva: recomendar a sus empleados que cancelen o pospongan los viajes previstos en los próximos días.
En el caso de Radisson Hotel Group, la principal dificultad también ha sido gestionar los cambios constantes en la operativa aérea. “La mayor complicación ha sido manejar las cancelaciones y cambios repentinos en los vuelos y asegurar que los empleados recibieran información y apoyo de forma rápida en un contexto de cambios continuos”, explica Belén Díez.
Subida de precios y planificación para los próximos viajes
Aunque no todas las empresas han tenido viajeros directamente afectados, muchas ya están empezando a notar las consecuencias de la crisis en la planificación de los próximos desplazamientos. Es el caso de Taurus Group. Su travel manager, Esther Seguí, explica que la compañía no ha tenido incidentes directos gracias a que uno de sus grupos regresó de la región pocos días antes de que estallara el conflicto. “Hemos tenido suerte, porque dos días antes de los ataques teníamos un grupo de personas en la zona”, señala. Sin embargo, Seguí advierte de que el impacto ya se empieza a notar en los costes y en la planificación de los próximos viajes corporativos.
“Tenemos previsto desplazar un grupo de 30 personas a China y estamos estudiando de manera detallada las afectaciones. Los precios de los vuelos para ir a China han subido entre un 30% y un 40% respecto a los precios de hace diez días”.
En su opinión, una de las claves en este tipo de situaciones es mantener una comunicación constante con los empleados que viajan. “Tener informados a los viajeros es muy importante. Les da seguridad para viajar sin miedo ni ansiedad”.
Seguí también destaca la importancia de la planificación y de contar con coberturas adecuadas. “Es fundamental tener previsión y buenos seguros de viaje con diferentes coberturas. Ahora estamos revisando que las pólizas cubran determinadas casuísticas, especialmente en lo relativo a la localización del viajero”.
Reconfigurar itinerarios para garantizar el regreso
En otras empresas, el impacto ha sido más limitado, pero igualmente complejo de gestionar. Esther Solà, Corporate Support Services de una empresa industrial de Girona, explica que uno de sus técnicos quedó bloqueado en México cuando su vuelo con Emirates fue cancelado debido a la falta de aeronaves disponibles, muchas de ellas concentradas en Dubái. La solución pasó por reorganizar completamente el itinerario y adquirir nuevos billetes con otra aerolínea para garantizar su regreso. “Afortunadamente, la gestión ha consistido sobre todo en reconfigurar rutas y asegurar salidas lo antes posible”, explica.
Suspensión de viajes y protocolos de seguridad
Algunas compañías han optado directamente por suspender temporalmente los desplazamientos a la región.
En una empresa del sector de higiene y salud, por ejemplo, el departamento de seguridad ha recomendado evitar viajar a Oriente Medio o atravesar la región en rutas de conexión mientras persista la crisis. La compañía ha trasladado esta recomendación a sus empleados a través de la intranet corporativa y mantiene un seguimiento constante de la situación junto con su agencia de viajes.
Medidas similares se están aplicando en Radisson Hotel Group, donde se han restringido temporalmente las reservas de viajes a los países afectados. Los desplazamientos relacionados con posibles repatriaciones están siendo evaluados caso por caso por su equipo de Safety & Security. Además, la compañía ha enviado avisos de seguridad a los equipos en la región y mantiene comunicación directa con los viajeros con itinerarios activos.
Aunque actualmente no tienen viajeros afectados, la empresa dispone de un protocolo de actuación para este tipo de situaciones, que incluye la localización de los viajeros, la comunicación directa con ellos e incluso “la activación de soporte de salud mental a través de su seguro de salud global para empleados.”
Entre las recomendaciones que trasladan a otros travel managers destacan aplicar protocolos de travel risk management, mantener una comunicación constante con los empleados desplazados y contar con un comité de crisis capaz de coordinar la respuesta interna.
La seguridad se impone a los costes
Pese a la complejidad de la situación, todos los responsables consultados coinciden en un punto: la seguridad de los viajeros debe prevalecer sobre cualquier otra consideración. En muchos casos, esto implica asumir costes adicionales para reorganizar itinerarios, comprar nuevos billetes o utilizar rutas más largas.
También recomiendan reforzar medidas preventivas como el registro de los viajeros en el Registro de Viajeros del Ministerio de Asuntos Exteriores cuando realizan desplazamientos de larga distancia.
En un contexto internacional cada vez más marcado por la inestabilidad geopolítica, la gestión del riesgo en los viajes corporativos se está consolidando como una función estratégica dentro de las empresas.
Y, como resume uno de los travel managers consultados: “Lo primero son las personas. El resto puede esperar”.
