¿Política de viajes o estrategia de viajes?

Por: Jorge Enríquez, Business Development Manager LATAM – Collinson Group. jorge.enriquez@collinsongroup.com

En los últimos años, la gestión de viajes ha evolucionado positivamente, y el Travel Manager empieza a surgir como un socio interno estratégico, apoyando a diversas áreas, para juntos cumplir con los objetivos estratégicos, no solo de control de costos, de sus organizaciones.

Está claro que existen oportunidades para mejorar la dinámica travel manager-viajero, ya que todavía existen vacíos de comunicación y falta de entendimiento sobre objetivos y puntos de fricción mutuos, lo cual resulta en costos adicionales, debido a menores niveles de satisfacción, y por ende, una menor adopción de las políticas de viajes.

Existen vacíos de comunicación y falta de entendimiento sobre objetivos y puntos de fricción mutuos, lo cual resulta en costos adicionales.

En el 2016, hice 22 viajes, visitando ocho países. Durante estos viajes, pasé 56 noches en un hotel, tomé más de 170 taxis (entre Uber, Lyft, Cabify y taxis), me subí 69 veces a un avión, recorriendo alrededor de 100,000 millas, sentado 237 horas en ellos, el equivalente a casi 10 días enteros. Antes, durante y después de estos viajes, experimenté: debate sobre cuándo salir y regresar para ahorrar en los boletos, viajar en tiempo personal, demoras, cancelaciones, tráfico, robo de billetera, reuniones canceladas, clonación de tarjeta de crédito corporativa, enfermedad, pérdida de equipaje, no tener todos los recibos para el reporte de gastos, etc.

Descubrí algo interesante, cuando se lo comento a alguien que viaja regularmente, generalmente la respuesta es «ya me pasó» o «no sé qué haría en esa situación». Sin embargo cuando se lo comento a personas que no viajan regularmente, incluyendo, recursos humanos, Travel Managers, finanzas, compras, etc., en diversas organizaciones, las respuestas han variado desde «¿Y?», asombro con un «no te puedo creer», hasta «cómo exageras, yo sería feliz viajando como tú». Son dos situaciones interesantes, viajeros que no saben qué hacer si existe un imprevisto, y no-viajeros que no saben todas las implicaciones de viajar por negocios.

Esperamos incentivar un diálogo que resulte en mejoras que apoyen los objetivos estratégicos de nuestras organizaciones.

Esa es la inspiración para esta serie, con el objetivo de ofrecer a nuestros Travel Managers el punto de vista y experiencias de un viajero de negocios para encontrar áreas de oportunidad donde se puede agregar valor a nuestras políticas de viajes.

Así mismo, ofrecer a nuestros colegas que viajan representando a nuestras organizaciones, particularmente aquellos que son nuevos a los viajes de negocios, con ejemplos, tips e ideas para hacer de su experiencia de viajes más eficiente, confortable y segura. Esperamos incentivar un diálogo que resulte en mejoras que apoyen los objetivos estratégicos de nuestras organizaciones.

El Travel Manager está demandando que su presencia tenga una naturaleza más estratégica.

Nos encantaría recibir sus sugerencias sobre temas a cubrir y comentarios e inquietudes sobre los mismos, este espacio es para ustedes. No duden en contactarme vía correo electrónico.

Empecemos haciéndonos esta pregunta: ¿Necesitamos una política de viajes, o una estrategia de viajes? Si bien en la mayoría de organizaciones, el objetivo principal de la política de viajes es contener costos y mitigar riesgo, con más frecuencia vemos que el Travel Manager está demandando que su presencia tenga una naturaleza más estratégica. Gracias a esto, la gestión de viajes está transformándose de diseñar, implementar y hacer cumplir una política de viajes, a crear estrategias de viajes, que se alinean a los objetivos estratégicos de la organización.

En nuestro caso, durante el planeamiento estratégico para el año fiscal, lo cual sucede algunos meses antes de que este empiece, el área comercial (incluyendo el personal que viaja) de finanzas y de recursos humanos, se reúne para, basado en los objetivos estratégicos planteados, diseñar nuestra estrategia de viajes para el año. Esto nos permite alinear los objetivos estratégicos comerciales, de control de costo y de retención de talento/clima organizacional así como escuchar sugerencias de nuestros viajeros para tomar medidas que los ayuden a ser más efectivos mientras viajan.

Esto nos da cierta ventajas que tienen un impacto significativo en costos, por ejemplo, comprar boletos aéreos y reservar hoteles con anticipación y negociar mejores precios cuando asistimos a exposiciones/conferencias, así como tomar medidas comerciales basadas en donde vamos a estar (por ejemplo campañas de marketing localizadas). Un par de ejemplos concretos que resultaron de las sugerencias de nuestros viajeros son, uno, la renegociación con nuestro proveedor móvil para obtener mejor cobertura a menor costo mientras viajamos, y dos, evaluar el ROI de hospedarnos en los hoteles sede o a una distancia razonable que permita caminar a las sedes de los eventos, en situaciones donde el costo de hacerlo sea mayor al sugerido en la política de viajes.

Finalmente, medimos el éxito de nuestra estrategia de viajes, basados nuevamente en los objetivos estratégicos de la organización. Por ejemplo, en nuestro caso, durante el año fiscal, uno de los objetivos estratégicos es aumentar el monto de oportunidades (tanto en cantidad como en valor monetario). Entonces, si el viaje es para exhibir en una exposición/conferencia, es considerado exitoso si el valor monetario de las oportunidades que genera el evento es 5 veces (5X) el monto de la inversión de atender el evento (Costo del Evento: registraciones, material publicitario, montar un stand, etc. + Costo de Viajes: avión, hoteles, transporte, alimentación, etc.).

Siendo cada organización diferente, toda se beneficia cuando el enfoque de la gestión de viajes cambia de reducir costos a aumentar el retorno de la inversión.

Vale considerar que cada organización es diferente, sin embargo, toda organización se beneficia cuando el enfoque de la gestión de viajes cambia de reducir costos a aumentar el retorno de la inversión. El punto de estos ejemplos es incentivar un mayor diálogo entre el Travel Manager, áreas estratégicas de la organización, y viajeros, para no solo diseñar, implementar y hacer cumplir una política de viajes (enfoque en reducir costos), sino elevar al Travel Manager a un rol estratégico, y diseñar estrategias de viajes (enfoque en aumentar ROI), que apoyen un conjunto de objetivos estratégicos de la organización.