¿Cualquier persona puede ser event manager?

La importancia del MICE en la industria del Turismo es una realidad, por ello también tuvo su representación una figura tan relevante en cualquier empresa de peso como la del Event Manager en las charlas del programa del Congreso nacional de Business Travel 2018 y Expo Turismo de Negocios.

La mesa de debate contó con:

Mireia Ros, Directora Máster oficial en dirección de Eventos CETT-UB Tourism & Hospitality

Fernanda Udaondo, Event Manager de Vodafone,

Belén Fierro, Event Manager de Airbus,

Cristina Suárez de Lezo, Event Manager de Repsol

Javier Zuazola, director general de Travel Advisors

Rafael García Garrido director general de Nautalia Empresas.

Los objetivos fueron definir y entender el roll del Event Manager y cómo las agencias pueden contribuir como parnter estratégico a la consecución de los objetivos de la empresa. En definitiva se trataba de hacer entender el valor añadido del Event manager como clave de la estratégica de la empresa. Según Ros, el Event Manager ha pasado de ser un “coordinador logístico” a un “estratega”, aportando I+D+i a la corporación.

Fierro declaró:

“Cualquiera que tenga unas habilidades básicas sociales, de organización y dosis de creatividad, podría ser un Event Manager. Ahora, si estamos hablando de ser un Event Manager destacado, asumiendo alta gestión y responsabilidad ejecutiva, ahí sería otra cuestión”.

Según Fierro no todo es válido y define las aptitudes que considera imprescindibles para ser un Event Manager de nivel: “Visión estratégica, habilidades sociales, mucha creatividad – capacidad de improvisación, trabajo en equipo, habilidades organizativas, flexibilidad y adaptabilidad y sobre todo, muchas ganas y pasión”.

Suárez de Lezo, anotó

“Cualquier puede ser un Event Manager si se forma. No es una profesión excesivamente técnica, se puede aprender con experiencia y sentido común”.

Suárez de Lezo recuerda también que “las empresas deben valorar el puesto de Event Manager y reconocer su función. En muchos casos, ese reconocimiento se consigue a través de demostrar la aportación del valor de nuestro trabajo”. Y reconoce sin duda la labor de las agencias, “son fundamentales ya que son nuestros ojos y nuestras manos allí donde nosotros no podemos llegar”.

Udaondo recalcó que “la figura de Event Manager debe aconsejar y recomendar a la compañía a la hora de poner en marcha un evento. Debe ser su referente y dirigir la decisión para encaminarlo a la elección del evento más adecuado para lo que se quiera conseguir con ello”.

conclusiones

A modo de conclusiones generales Ros nos comenta que no todo el mundo puede ser un Event Manager. Para ello hay que ser:

  • Gestor Estratégico. Algunas empresas están elaborando el SEMP (Estrategic Event Management Program) que pretende unificar procesos y metodologías a nivel global para obtener más visibilidad en el gasto, mejorar reportings, incrementar la capacidad de negociación, unificar las normativas en cuestión de seguridad y protección de datos.

Estar alineados con los objetivos y prioridades de las marcas y deben saber identificar y cumplir las expectativas de todos los stakeholders. Zuazola coincide con Ros en que “primero debes detectar quién es tu cliente. Alinearse con la comunicación y los intereses de la empresa y tener claro qué quieres transmitir. Tener claro qué quieres transformar y quiénes son los stakeholders a los que dirigirse”.

  • Saber gestionar grandes presupuestos. A veces tienen presupuesto propio, a veces gestionan el de otros departamentos.
  • Dominar diferentes tipologías de eventos. Estos varían en función de si el cliente es interno (convenciones, team building, eventos estratégicos, etc.) o externos (lanzamientos de producto, Road Show, ruedas de prensa, etc.)
  • Ser expertos en decidir cómo comunicar un mensaje.
  • Tener ciertas aptitudes que se pueden adquirir) y sobre todo, actitudes (soft skills).

Principales funciones del Event Manager

  • logística (RFP´s, presupuestos, destinos, contenido, producción, TIC, gestión)
  • relación con proveedores, gestionar agencias (DMC´s, agencias de comunicación, agencias de eventos, etc. ) y estrategia (SEMP). Las agencias cumplirían de partner estratégico de los Event Managers para la ejecución de sus eventos; por lo que Ros resumiría las funciones de la agencia como:
  • Las agencias deben adelantarse a las necesidades de sus clientes (aconsejar o desaconsejar), inspirar y ser muy creativos.
  • Superar expectativas.
  • Crear experiencias (emocionales, sensoriales, personalizadas) para innovar, utilizando técnicas como el Design Thinking, Event Design Canvas, Lean Start Up, Forth Innovation Method, la Estrategia del Océano Azul, la Innovación Disruptiva y el ‘Intra-emprendimiento’ para innovar.
  • Dominar la tecnología combinada e integrada. Big data + IE=> emocionar / imagen virtual + hologramas => experiencias envolventes / biometría + cámara 3d=> analizar emociones, etc.
  • Medir (ROI, ROO).
  • Competir para, en ocasiones, aportar soluciones conjuntas.

Ante la pregunta cómo han evolucionado las agencias de eventos, y especialmente a partir de los años 90, Garrido indica que la mayor transformación se ha dado en la especialización de las mismas. Zuazola coincide y afirma que las agencias de eventos han visto la necesidad de apostar por la formación y utilizar metodologías; si no se puede medir, no vale. 👍

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