Cristina Suárez de Lezo, gerente de viajes y eventos en REPSOL
Con una vocación todavía por descubrir, Cristina Suárez de Lezo se inició en la organización de eventos como azafata cuando estudiaba turismo. Fue entonces cuando le llamó la atención cómo se trabajaba en los actos a los que iba. Le atraía trabajar en incentivos y congresos, se le abría el mundo que desde entonces ha sido su vida. Cuando entró en Repsol se dedicaba a gestionar los eventos del Campus. Pasados unos años, la plaza de travel manager quedó vacante y pensaron que promocionar a alguien de dentro, con conocimiento del sector y de la empresa, era un plus.
Ahora Cristina es la responsable del departamento de viajes y eventos corporativos de la multinacional y nos entrevistamos con ella para que nos cuente como es el día a día de una de las más influyentes travel managers del panorama nacional.
¿Qué sistema utilizas para dirigir la gestión de viajes corporativos y la gestión de eventos?
Cristina Suárez de Lezo. Se gestionan de manera independiente, pero con cosas en común. Nosotros hacemos diferentes tipos de eventos. Los hay que requieren de una agencia productora y que no implican tener que organizar viajes. Para otros sí necesitamos desplazar a personas fuera de la oficina, a hoteles u otros espacios, por lo que buscamos un proveedor que organice el transporte, actividades, etc., aunque a veces preferimos hacerlo directamente con nuestro propio equipo”.
¿Qué ventajas y desventajas conlleva ‘unir’ ambas áreas?
Desde mi punto de vista, tiene más ventajas que desventajas. Produce sinergias, sobre todo con hoteles, procuramos ir a los preferentes y estrechamos relación a través de los grupos”.
¿Habéis llegado a estandarizar una serie de requisitos o diseñar un procedimiento global para los eventos corporativos?
Sí, por ejemplo, lo tenemos para los eventos en Campus, que es nuestra sede, que se utiliza mucho. Sabemos qué se puede o no hacer, y consultamos con nuestro departamento de identidad corporativa lo que sea relevante en cuestiones de imagen. En los eventos muy sencillos seguimos nuestro propio procedimiento que no es muy complicado. Lo que siempre tenemos en cuenta son los criterios de seguridad y medioambiente, por lo que, muchas veces contratamos una empresa que supervise los trabajos y nos asegure que el espacio cumple con todas las medidas de seguridad requeridas por Repsol.
En Repsol casi todo es negociado, merece la pena viajar con nuestras tarifas y alojarnos con nuestros acuerdos”
Uno de los ejes principales en cualquier política de viajes es la búsqueda de ahorro. ¿En qué aspecto se focaliza tu gestión para conseguirlo a día de hoy?
Ya no nos fijamos tanto en los ahorros por tarifas plenas, antes mirábamos más lo que nosotros ahorrábamos con nuestro trabajo, ahora miramos más el ahorro conseguido por la selección que ha realizado el viajero y le incluimos en la rueda del ahorro. Le informamos expresamente del ahorro, le felicitamos y le animamos a seguir participando en un objetivo común que es el ahorro.
Cómo se incorpora la tecnología para la gestión de la política de viajes en Repsol?
Estamos trabajando en tener una herramienta end to end que nos permita tener información fiable y veraz. Con información puedes tomar decisiones rápidas y seguras.
¿Cómo se alinea la estrategia corporativa en la gestión del viaje? ¿Y en la gestión de eventos?
Cada departamento aporta su granito de arena al Plan Estratégico de la Compañía, unos con más relevancia que otros, pero todos estamos alineados con los mismos objetivos.
Según el reciente estudio sobre el Travel Manager la función del mismo cuenta aún con una presencia relativamente baja en los grandes órganos de decisión de las organizaciones, ¿compartes esta opinión?
En nuestro caso no. Somos un departamento respetado y con el que se cuenta, para lo que influye tener una Dirección que nos apoya y que nos promociona. En cualquier caso, tenemos que ser conscientes de la relevancia de nuestro trabajo y saber cuál es su importancia dentro de la organización.
Para nosotros el gasto en reuniones y eventos es mucho menos del 30% del gasto total en viajes de negocio”
¿Vuestra política de viajes cuenta con la participación de todas las áreas involucradas: Finanzas, Recursos Humanos, Prevención de Riesgos, etc.?
Sí, incluye a muchas áreas ¡a casi todas!
¿Contáis con una política con directrices globales? ¿Tenéis libertad de ejecución por cada delegación?
La norma es global, pero tiene unas líneas muy generales. Permite tomar algunas decisiones a nivel local, ya que el procedimiento es de nuestra área.
El promedio del gasto total negociado de forma directa suele estar entre el 60% y 70%, ¿es así en Repsol también?
También, aunque ahora se viaja menos en plena. En Repsol casi todo es negociado, merece la pena viajar con nuestras tarifas y alojarnos con nuestros acuerdos.
No me parece un sector disruptivo, me parece más que hay una innovación incremental, cambios en los productos”
Si cobservasemos el gasto total del viaje incluyendo el gasto en eventos y reuniones, ¿qué porcentaje podría representar el mismo?
Para nosotros mucho menos del 30%. Nuestro gasto en viajes es alto, ya que hay mucho viaje internacional, sin embargo, la presencia de grupos, al ser locales, no tiene un impacto tan alto.
Los expertos hablan de una innovación y una tendencia disruptiva en el sector, ¿estarías de acuerdo?
No me parece un sector disruptivo, me parece más que hay una innovación incremental, cambios en los productos. Un viaje, al final es un viaje, aunque ahora todo sea una experiencia. El viaje de trabajo se puede pedir de una forma u otra, puede cambiar la comunicación, pero el servicio que se presta no varía. No conozco viajes tan diferentes que supongan un cambio radical con lo que estábamos haciendo hace un par de años.
