Nueva ISO 31030 en gestión de riesgos de viaje
El organismo de estándares internacionales, ISO, ha publicado su primera guía sobre gestión de riesgos de viajes: la ISO 31030. Sin duda, una clara consecuencia del impacto que la COVID-19 ha tenido en la gestión de riesgos de las empresas.
El lanzamiento de este nuevo estándar es una buena noticia para el Travel Manager. Por un lado, refuerza la importancia de su rol dentro de la empresa. Y por otro, el hecho de poder estar certificado en esta materia, debería proporcionar los recursos necesarios al gestor de viajes para hacer su trabajo de manera más eficaz. Es más, incluso podría llegar a reducir las primas de las pólizas de seguro de la empresa.
El grupo de expertos que ha desarrollado esta normativa destaca que “es una herramienta clave que servirá para ayudar a todo tipo de organización aimplementar un plan de viaje realista y completo, con la finalidad de prevenir riesgos y mantener seguros a los empleados”.
La nueva ISO 31030:2021 ha sido desarrollada pensando en gestores de viajes corporativos, TMC y cualquier persona involucrada en la planificación y realización de viajes de negocios. Además, se puede utilizar de manera independiente o bien también integrarla con otras normativas en gestión de riesgos, como la ISO 31000 o ISO 45001.
Según Kevin Myers, coordinador del grupo de expertos que la desarrolló, “esta ISO permite a las organizaciones no solo proteger a sus trabajadores de manera integral cuando viajan, sino demostrar que sus decisiones relacionadas con el riesgo se basan en información sólida y confiable. Los riesgos de viaje varían y cambian enormemente según los destinos, las situaciones políticas o de salud, entre otras cosas, y no existe un conjunto de reglas que funcione para cada destino o perfil de viajero”.
Áreas claves de la ISO 31030
El objetivo central de esta ISO es «promover una cultura en la que los riesgos relacionados con los viajes se tomen en serio, se cuenten con los recursos adecuados y se gestionen de forma eficaz». En este sentido, entre las principales orientaciones del estándar encontramos:
- Roles en la gestión de riesgos de viajes: La documentación destaca que todos los empleados de la compañía desempeñan un papel en esta materia. Desde la alta dirección, que debe demostrar responsabilidad en la gestión de riesgos de viajes, hasta los empleados, que necesitan estar al día de las políticas y procesos de la empresa como parte de su «duty of loyalty».
- Evaluación de riesgos: Las evaluaciones de riesgo de viaje deben ser realizadas por alguien con experiencia suficiente, que comprenda las implicaciones del riesgo de viaje y ayude a asignar una medida cuantitativa o cualitativa de aceptabilidad del riesgo. Los resultados de la evaluación de riesgos deben registrarse e informar de las decisiones sobre las opciones de tratamiento de riesgos.
- Planificación previa y seguimiento de riesgos: La planificación previa y el monitoreo de riesgos se vuelven aún más críticos cuando nos encontramos ante eventos extraordinarios a nivel global, como ha sido la pandemia. Debe desarrollarse un proceso de reserva obligatorio que delimite los canales de reserva que se pueden utilizar, tanto para el transporte como para el alojamiento. Una buena opción es optar por plataformas que clasifican los viajes, por ejemplo, autorizando automáticamente los viajes de bajo riesgo; o que retrasan dicha autorización a un análisis posterior si el viaje tiene algún riesgo.
- Seguimiento de viajeros: Contar con un seguimiento de los viajeros también es vital. Es muy importante conocer la ubicación del personal para advertirles de amenazas y peligros, y protegerlos durante y después de un posible incidente.
- Dashboard de gestión de riesgos de viaje: Se recomienda contar con un panel de control de gestión de riesgos de viaje para ayudar en la evaluación de riesgos y la generación de informes de métricas. Dependiendo del tamaño y la complejidad de la organización, esto podría variar desde una pequeña base de datos, hasta un proveedor subcontratado con experiencia en Travel Risk Management. La guía también señala la utilidad de los mapas de calor como forma útil de comunicar rápida y visualmente la probabilidad de riesgo.
