La protección del viajero es la prioridad para el 94% de los gestores de viajes
Con la proliferación de las nuevas tecnologías y la evolución de las expectativas y necesidades de los viajeros corporativos, los gestores de viajes se esfuerzan en gestionar programas de viajes complejos y de varios niveles. Según un nuevo estudio de la Association of Corporate Travel Executives (ACTE o Asociación de Gestores de Viajes de Empresa) en colaboración con HRS, los gestores de viajes son conscientes de este reto y entienden que la simplificación de sus programas proporcionaría importantes beneficios, aunque estas iniciativas deben lidiar con otras prioridades.
El nuevo estudio, Simplifying Managed Travel (Simplificación de los Viajes Gestionados), muestra que la seguridad del viajero determina la agenda: la mayoría de los compradores (94%) comentan que para ellos la protección del viajero es una prioridad esencial y el 82% lo mencionan como su principal prioridad. La simplificación, que el 72% valora como una prioridad esencial de un programa de viajes gestionado, se encuentra por detrás de la reducción de costes (88%), la seguridad de los datos (84%) y la mejora de la satisfacción del viajero (75%).
Sin embargo, los gestores de viajes reconocen que las iniciativas de simplificación pueden ser compatibles con el resto de sus prioridades estratégicas. Por ejemplo, el 47% de los gestores de viajes comentan que la simplificación mejorará la protección del viajero y el 39% creen que reducirá el coste total de sus políticas de viajes.
«Los gestores de viajes y los viajeros por igual desean un sistema más sencillo para sus viajes corporativos. Para algunos de ellos resulta incómodo el uso de políticas, procesos y herramientas obsoletas, ya que las nuevas tecnologías se han ido implantando paulatinamente antes de que las antiguas hayan desaparecido», comentó Greeley Koch, director ejecutivo de ACTE. «La gran ironía es que la simplificación puede ayudar a conseguir objetivos comerciales más prioritarios. Los gestores de viajes que son conscientes de ello y utilizan la simplificación para tratar otras cuestiones, pueden posicionarse como verdaderos líderes en sus organizaciones».
Los gestores de viajes se esfuerzan por convertir las prioridades en acciones
A pesar de reconocer la importancia de la simplificación, los gestores de viajes creen que existe una laguna entre la intención y la ejecución. Al reflejar la importancia estratégica de la seguridad del viajero, la protección del viajero es la principal prioridad del comprador de viajes en materia de simplificación: la mayoría (83%) indica que la protección requiere una acción inmediata (62%). La seguridad de los datos aparece en segundo lugar en la lista de objetivos de simplificación de los compradores.
No obstante, las discordancias existentes entre las prioridades de simplificación de los compradores y su comportamiento real indican la presencia de ciertas barreras que dificultan la consecución de los objetivos estratégicos. Las lagunas referentes a la protección y la seguridad de los datos son mucho mayores que las aplicables a las demás prioridades: uno de cada cinco compradores indica que actualmente no está transformando en acciones las preocupaciones de sus viajeros relacionadas tanto con su propia seguridad (23%) como con la seguridad de los datos (24%).
Los proveedores y las partes interesadas internas deben convertirse en socios en materia de simplificación
Los complejos programas actuales de viajes abarcan a varios socios y partes interesadas en procesos internos y externos. Para que sean eficaces, las iniciativas de simplificación precisan el apoyo de todos estos actores. Aunque casi uno de cada cinco compradores no recibe apoyo de los compañeros de otros departamentos, la mayoría indica que las partes interesadas internas apoyan las iniciativas de simplificación:
- Los departamentos de adquisición suelen valorarse como colaboradores en las acciones de simplificación (57%).
- El personal interno de comunicaciones y seguridad/riesgos sigue la iniciativa (40%).
- Los departamentos de soporte informático (36%) y recursos humanos (28%) quedan rezagados respecto a otros departamentos.
Los colaboradores externos pueden aportar experiencia y herramientas relevantes que respalden las iniciativas de simplificación de los compradores. Estos recibirán de buen grado su ayuda: más de la mitad de los compradores que en este momento no reciben soporte por parte de los proveedores de viajes afirman que les gustaría contar con él. Desde un punto de vista interno y también externo, los datos sugieren que los compradores de viajes que indican que la simplificación es una de sus principales prioridades estratégicas colaboran en mayor medida para conseguir los objetivos correspondientes.
«El valor que la gestión de viajes proporciona a una empresa se mide cada vez más en los procesos optimizados y la colaboración interdepartamental», ha explicado Tobias Ragge, director ejecutivo de HRS. «El estudio muestra que esta estrecha colaboración es vital y que las empresas líderes crean su propia red de partes interesadas internas, aunque también confían en los datos, el asesoramiento y el apoyo de los socios externos para alcanzar sus objetivos estratégicos».
Promoción de una simplificación efectiva
La simplificación es clave para que los gestores de viajes alcancen sus objetivos comerciales. Sin embargo, al enfrentarse a los obstáculos que suponen los recursos limitados y los diferentes niveles de apoyo de las partes interesadas (tanto internas como externas), los compradores deben reforzar la comunicación con los proveedores, con otros departamentos dentro de su propia organización y con los propios viajeros.
«Los gestores de viajes deben hacer frente a tantas prioridades contrapuestas que pueden perder de vista fácilmente a la parte interesada más importante de todas: el viajero corporativo», afirma Koch. «La simplificación permite que los viajeros dediquen menos tiempo a pensar en la logística del viaje y más al propósito del viaje en sí. Esto marca la diferencia entre un buen resultado comercial y otro estupendo».
