La digitalización de viajes y gastos, prioridad para las empresas
Un estudio realizado por Amadeus revela que la gran mayoría de las grandes empresas han avanzado de forma importante su nivel de digitalización, al menos en lo que a gestión de viajes y gastos asociados se refiere.
Sin embargo, queda trabajo por hacer. Especialmente con aquellos procesos manuales y fragmentados que todavía no se han digitalizado, el cumplimiento de las políticas de viajes o la optimización del nuevo entorno de trabajo híbrido.
En este sentido, los directivos encuestados son conscientes de la necesidad de diseñar procesos que faciliten el trabajo en un nuevo mundo laboral híbrido, mejorando así la experiencia de los empleados en este contexto.
Para Rudy Daniello, Vicepresidente Ejecutivo de Amadeus Cytric Solutions, «acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad absoluta para muchas organizaciones de cara al próximo año. A medida que el mundo del trabajo se reconfigura de cara a un futuro híbrido, es necesario actualizar los procesos, las tecnologías y la cultura para impulsar un mayor compromiso y facilitar una mejor colaboración entre los empleados a la hora de planificar los viajes.»
El estudio, encargado por Amadeus Cytric Solutions a Forrester Consulting, confirma la consolidación de la digitalización del Travel & Expense (T&E). El 80% de los encuestados a nivel mundial afirmaron que la gestión de viajes y gastos está más digitalizada que otros procesos de sus empresas. Es más, el avance es importante si se compara con el porcentaje (67%) de la encuesta realizada en 2020.
Aun así, los responsables de viajes entrevistados revelan problemas por solucionar. El 34% citó como principal reto actual la gestión del cumplimiento de la normativa en materia de viajes, como los visados y los permisos de trabajo. El 31% revela su preocupación por la privacidad y la seguridad, mientras que el 30% argumentó que los procesos manuales suponen una carga para la productividad de los empleados.
Prioridades y demandas
El informe concluye que la principal prioridad (72%) en esta parcela es mejorar la integración entre las tecnologías de gestión de viajes y gastos asociados con otros sistemas de la empresa. Y es que sólo el 37% de los sistemas se integran con las soluciones de T&E de las organizaciones. Y como consecuencia, genera un rendimiento inferior y una mala experiencia de los empleados.
En este sentido, el 70% de los encuestados también expresó el deseo de mejorar la experiencia integral (end-to-end) en la gestión de viajes y gastos, así como el objetivo de progresar en la forma en que los equipos colaboran cuando planifican los viajes (70%).
Así, las corporaciones son conscientes de que la mejora de sus procesos y herramientas de T&E es fundamental para reducir los costes y aumentar la eficiencia de las operaciones empresariales (82%). Y el 79% reconoce que los problemas con los procesos en la liquidación de gastos tienen un impacto negativo en la productividad y en el compromiso de los empleados.
El riesgo de la no digitalización
Pese a los avances producidos en materia de digitalización, sólo el 45% de los responsables de finanzas y gestión de viajes encuestados en España afirman que auditan todas las declaraciones de gastos. Es decir, más de la mitad de estos gastos quedan expuestos a fraudes, errores humanos y problemas de cumplimiento.
Los pagos y tarjetas virtuales se encuentran entre las mejores soluciones ante esta problemática, solventando también las quejas de los empleados que tienen que avanzar de sus bolsillos el dinero de los gastos de viaje. Así, no es de extrañar que para el 73% de los directivos encuestados en España, los pagos virtuales sean la funcionalidad más valorada en una plataforma de gestión integral de viajes y gastos. Y el 55% de los encuestados, a nivel global, cree que una de las mayores ventajas obtenidas con los pagos virtuales es una mejor visibilidad y control del gasto en viajes, mientras que el 52% considera que esta tecnología ayuda a reducir el riesgo de fraude y el 55% afirma que las herramientas mejoran los procesos de recuperación del IVA.
Daniello concluye que «desde la pandemia y el cambio a entornos de trabajo híbrido, las expectativas de los empleados en torno a la tecnología han aumentado y se ha producido un descenso considerable de su satisfacción. Centrarse en la experiencia de los empleados utilizando tecnología colaborativa podría ayudar a invertir estas tendencias, impulsando el compromiso, contribuyendo a una industria sostenible y reduciendo los costes para las empresas.»
El estudio, realizado entre julio y agosto, se basa en una encuesta realizada a 525 responsables de la gestión de viajes y gastos de grandes empresas en Australia, Brasil, Francia, Alemania, India, países nórdicos, España, Reino Unido e Irlanda y Estados Unidos y Canadá. Cada uno de los 525 responsables representa a una empresa con unos ingresos que oscilan entre los 100 millones de dólares y los 5.000 millones de dólares y con un número de empleados que oscila entre los 1.000 y los 20.000.
