El cálculo del ahorro en las negociaciones hoteleras

El cálculo del ahorro en las negociaciones hoteleras, el IX Congreso de IBTA se inició con el debate surgido a través de la presentación de un estudio elaborado por la GBTA.

Ricardo Crespo, miembro del Consejo Consultivo Europeo de GBTA y Travel & Congress Manager España, y EMEA Meeting & Events Category Lead de AbbVie, Manuel López, Sales Director Central Spain de Meliá Hotels International, y Javier Pardo, director comercial para España y Portugal de NH Hotels Group, coinciden en destacar la peculiaridad del negociar con los servicios de un hotel. Presentaron una metodología de negociación hotelera que se puede consultar a través de la web de IBTA. El estudio que realizó la GBTA a través de una encuesta a la comunidad nivel europeo, analiza los métodos más usados para programas de ahorro en la negociación hotelera. Cuándo y cómo deberían ser usados.

Ricardo Crespo, miembro del Consejo Consultivo Europeo de GBTA

Ricardo Crespo, miembro del Consejo Consultivo Europeo de GBTA

Ricardo Crespo formó parte de este grupo de trabajo de la GBTA y describe el estudio como una ‘foto’ del panorama actual que explica cómo los gestores de viajes trabajan a la hora de negociar sus tarifas.

Este estudio se basa en el input recibido por los miembros de la Convención de la GBTA de 2015, la Comisión Hotelera decidió enfocarse en investigar las mejores prácticas en los cálculos de ahorros aplicados por los gestores de viajes de negocios europeos. Sus objetivos fueron los de entender los diferentes métodos de cálculo de ahorros y de este modo identificar aquellos más usados. Por otra parte querían ayudar a los compradores para promover nuevos métodos de ahorro a nivel interno. Además de recomendar métodos específicos de ahorro en relación a un contexto corporativo, sugerir metodologías en la GBTA Europea y elevar las mejores prácticas para convertirlas en estándares para la industria.

La encuesta se realizó en abril y los resultados filtrados en junio con un total de 112 participantes de los cuales el 28% pertenecían al Reino Unido, el 23% correspondía a países nórdicos, el 17% a Alemania y España estaba en el cuatro lugar con una representación del 12%.

La conclusión más significativa resultante del estudio fue la de que no existe una única metodología para reportar los ahorros; hay varias y dispares y todas ellas válidas. Aun así, los métodos más predominantes son los de la vieja tarifa versus la nueva sin ningún ajuste por el incremento de precios del mercado ni otro tipo de consideración. También advirtió que los ahorros obtenidos del WiFi y del desayuno son los más reportados. Los ahorros suelen calcularse como una suma total (64%) y no separados en diferentes amenities (37%). La primera fuente de datos viene de los datos de reserva de la agencia (71%) seguido por los datos que provienen de los RFP (52%). Otro dato muy positivo fue que la mayoría de las compañías (91%) tienen establecida una política de viajes. Por último, la encuesta manifestó que alrededor del 40% de los participantes tienen 500 o más hoteles en sus programas.

Por lo que se refiere al cálculo de ahorro en la evolución de las tarifas, principalmente encontramos dos grupos: los que están usando la tarifa antigua versus la tarifa nueva sin ajustarla a ninguna consideración del mercado (67%), y los que sí (28%).

El primer grupo usa una metodología muy simple y fácil, que da muy buenos resultados sobre todo si el programa es nuevo, pero no es 100% fiable puesto que no atiende a ninguna otra consideración de los ajustes del mercado. En cambio la nueva tarifa versus la antigua, teniendo en cuenta los ajustes del incremento de precios de mercado (IPC, precios medios, etc.), aun siendo más fiable que la anterior y que valora los esfuerzos reales de la negociación, es más difícil de ‘vender’ al departamento financiero.

Por lo que Ricardo insiste en que es importante saber qué queremos negociar allí: “No haremos bien nuestro trabajo si no sabemos qué espera nuestra compañía de nosotros. Tú le tienes que dar al cliente aquello que exactamente necesita. Se trata de desarrollar esa relación con nuestros stakeholders, para después, convertir nuestros proveedores en partners.”

Los profesionales de viajes están retados a demostrar el valor de los programas de hoteles en un mercado de tarifas que no para de subir. Los datos son pobres y los cálculos complejos. Existe una necesidad por facilitar estándares aceptados para el sector y confianza. Puesto que los resultados y gráficos de este estudio se pueden consultar en la página web de IBTA, tanto a Ricardo Crespo como a Javier Pardo y a Manuel López, les interesa más dejar claro ciertos aspectos que se extraen del debate.

Por una parte, Ricardo insiste en valorar el trabajo que realiza el Travel Manager: «Para ello la empresa debe entender qué trabajo realizó como Travel Manager y de este modo poner en valor lo que estamos haciendo para la empresa.»

Para Javier Pardo, lo fundamental es entender la tesitura en la que el gestor de viajes procura negociar para sus viajeros: «Hay aspectos muy relevantes en la relación entre una empresa y una cadena hotelera que deberían cobrar más relevancia en comparación a la importancia que tiene el precio. Aspectos muy relevantes en la experiencia y servicio de Business Travel: la seguridad y atención de sus viajeros, la disponibilidad de habitaciones a condiciones contratadas, la cobertura de todas sus necesidades durante su estancia, la flexibilidad, etc.»

Javier habla de tener una relación de partners a medio-largo plazo entre proveedores y clientes. El beneficio es para ambas partes; si el viajero conoce al proveedor y éste le cuida, se convierte en recurrente y le da estabilidad. Por lo que el hotel es más empático y flexible en cuanto a precios porque le proporciona una segmentación más estable, sin el desgaste que significa una mutación contante que desestabiliza cualquier relación.

Desde el punto de vista de métricas para la medición de ahorro, Javier apuesta por la medición de ahorros calculados como la diferencia de tarifa negociada (dinámica o estática) versus el precio público en cada uno de los momentos de compra. Esas métricas aportan el nivel de ahorro real en el momento de la compra. Se debería poner en valor en el análisis del resultado de la negociación del Travel Manager el comportamiento y tendencia de precios medios por destino. El comportamiento de los ADRs hoteleros por plaza es una buena referencia para poner el valor la aportación de toda negociación.

Para Javier también es importante incluir en las RFPs la estancia media, el patrón de consumo, perfil del viajero, etc., cuanta más información, más capacidad hay de que la oferta se ajuste a las necesidades de cada empresa. También es importante mantener el compromiso del volumen de noches para el bien de ambas partes.

Manuel López hace la reflexión que venimos de 5 a 6 años de crisis en lo que primaba era la tarifa. Hubo que ajustar los precios 10 o incluso 20 euros y ahora, al reposicionar lógicamente las tarifas, se pretende incrementar en una escala mucho menor, pero es necesario ese reposicionamiento. Recalca el concepto win to win, concepto de partnership.

Begoña coincide en afirmar que cada empresa organiza la negociación de manera diferente, no existe una fórmula universal porque varían muchos factores. También apoya la idea de ayudarse mutuamente, director de una cuenta y el hotel. «No vale engañar, si dices que se va a estar 200 noches debe haber fair play. Debemos tener un crecimiento de ambas partes, los proveedores no son nuestro enemigo, nos ayudan a hacer nuestro trabajo. Hay que intentar tener la mejor tarifa para nuestra empresa pero siendo honestos.»

Manuel insiste en la necesidad de aplicar un precio justo y no seguir con las tarifas congeladas, como necesitan determinadas AdminIstraciones Públicas y las “dietas” de funcionarios en comisión de servicio. Se solicita ayuda a través de Organismos y Asociaciones para adecuar sus necesidades a un entorno realista. «No vendemos camas, vendemos servicio y experiencia. No se trata de comprar un material sino de un servicio para las personas, adscrito a los conceptos de seguridad, bienestar y compromiso con la sostenibilidad.»