Business Travel Day Valencia 2016
El Business Travel Day que tuvo lugar en Valencia el pasado 26 de mayo abrió con la presentación de una nueva ruta desde el aeropuerto de Alicante-Elche, que estrena ruta a Moscú con vuelo diario operado por la compañía aérea rusa Aeroflot. Otro grupo de la alianza SkyTeam, Air France KLM consolida su oferta en la Comunidad Valenciana ofreciendo nueva conexión aérea desde el aeropuerto de Manises a Ámsterdam con dos frecuencias semanales que se ampliarán a una diaria para la temporada de verano.
En esta jornada formativa organizada por IBTA donde se reunieron profesionales del turismo de negocios, pudimos atender a las ponencias de dos Travel Managers, Silvia Magdaleno, Global Travel Manager en SQUEEZE TRAVEL, y Amparo Zaragoza, Facility & Travel Manager en FERMAX. Ante “La implementación de una herramienta de auto-reserva», Silvia nos apuntó diferentes retos a los que se enfrentan los profesionales de los viajes de negocios:
1. La decisión sobre si es conveniente o no implantar la herramienta de auto-reserva.
2. Definir el procedimiento a seguir: ¿Quién va a gestionar la herramienta: gestores de viaje o viajeros? ¿Vamos a establecer un flujo de autorizaciones? ¿Cómo van a realizarse los pagos? ¿Vamos a limitar el acceso a determinados productos?
3. Conseguir la información necesaria para la puesta en marcha; tarjetas de fidelización, centros de coste, números de proyecto, tarjetas de crédito… etc.
4. La carga de todos los acuerdos en la herramienta. ¡Y no sólo la carga inicial! Sino también la supervisión de que los acuerdos están vigentes siempre.
5. La resistencia al cambio. Tanto agencias de viaje como Travel Managers nos enfrentamos a las reticencias iniciales de viajeros o gestores de viaje cuando se enfrentan a sus primeras reservas online. Aún así, estamos de acuerdo en que, una vez la utilizan, quieren seguir haciéndolo.
Silvia también contribuyó con la exposición «Cómo elaborar e implementar Informes y KPI adicionales a los estándares de una agencia de viajes corporativos”, recalcando que los KPIs (indicadores claves de rendimiento) son clave a la hora de gestionar a cuenta de viajes o de llevarla al siguiente nivel de optimización. Ella agrupó los indicadores en siete categorías principales: gasto y ahorro, conductas y política, proveedores, proceso, seguridad, responsabilidad social corporativa y calidad del dato. Los expertos sugieren no medir más de 12 indicadores y recomiendan seguir los siguientes pasos para su elaboración:
1. Tomarse en serio la creación de indicadores.
2. Planificar tus objetivos estratégicos.
3. Relacionar los objetivos con los objetivos de la compañía.
4. Definir los indicadores adecuados para medir el progreso.
5. Identificar las fuentes de datos.
6. Analizar y toma acciones sobre los resultados.
Concluyó diciendo que cada empresa debe elaborar sus propios indicadores conforme a sus prioridades y necesidades.
Amparo Zaragoza, de FERMAX nos advirtió que a la hora de optimizar los costes y realizar el control de la gestión de los gastos de viaje, hay que tener en cuenta todos los gastos. De esta manera, conseguiremos una visión global del gasto. Por ello especificó que se trata de cualquier gasto en el que incurre un empleado por desplazamiento o viaje de negocios (seguros, visado, peajes, roaming, lavandería, dietas, etc.). Al disponer de toda la información, podemos revisar o implantar nuevas políticas, negociar mejores condiciones o buscar nuevos proveedores. Para analizar los gastos de viaje y optimizar costes disponemos de los informes de la agencia de viajes y de la herramienta de liquidación de gastos.
Con toda la información se puede ver entonces el foco de gastos con mayor importancia o peso dentro de la empresa y analizarlos al detalle. En el caso presentado en BTD de Valencia, los gastos de viaje no gestionados a través de la agencia de viajes eran de un 26% sobre el presupuesto anual, un importe considerable.
El apoyo de Dirección es imprescindible para implantar cualquier política interna. Además, una buena comunicación interna con el viajero contribuye a que la gestión sea más fácil y eficiente (formación para nuevos empleados, nuevas versiones, información accesible en la intranet, avisos vía móvil, etc.) Por último concluyó, que la especialización del Travel Manager en la gestión de todos los gastos de viajes supone un gran ahorro en costes para las empresas.
