Entrevista con Scott Gillespie, Fundador de tClara

“Los descuentos no ayudan a alcanzar los objetivos de reducción de huella de carbono”

¿Todos los viajes de negocios son útiles y justificables?¿Cómo saber cuándo realmente es útil y rentable un desplazamiento corporativo? Las respuestas a estas y otras preguntas sobre el valor estratégico de los viajes de negocios son la especialidad de Scott Gillespie, uno de los “gurús” más importantes del mundo en el sector del Business Travel y que hemos tenido la oportunidad de entrevistar.

Usted concluye que entre el 25% y el 30% de los viajes de negocios son de «bajo valor». ¿Cómo se define este concepto de «bajo valor»?

Muy pocos viajes de negocios producen un valor financiero claro y mesurable. Por eso no sorprende que los análisis sobre el impacto del presupuesto de viajes sean escasos en cuanto a hechos.
Los Travel Managers pueden mejorar en gran medida el uso de los presupuestos de viajes clasificando los viajes realizados como de valor alto, moderado o bajo, basándose en un pequeño conjunto de criterios estandarizados posteriores al viaje.

Para identificar un viaje de “bajo valor”, desde tClara tomamos en consideración cuatro factores principales: indicadores del éxito del viaje, la importancia relativa del viaje, las ventajas de haber asistido personalmente y el valor neto esperado del viaje. Desde tClara recomendamos realizar esta valoración unas 3 semanas después de la finalización del viaje.
En cualquier caso, es muy importante establecer un marco de trabajo con un conjunto de elementos que el viajero debería justificar o responder para que su responsable apruebe ese viaje.
En tClara contamos con nuestra propia herramienta de justificación previa al viaje con muchos de estos elementos: www.triptester.com

¿Se puede predecir un viaje de bajo valor antes de reservarlo?

Sí, con aproximadamente un 75% de precisión, según nuestros primeros modelos. Las preguntas que utilizamos son concretas, pero el principio es claro: los viajeros generalmente saben si un viaje será valioso o no.

¿Cuál es la pregunta más importante para calcular el ROI de un viaje?

La pregunta más importante para calcular el ROI de un viaje es «¿Cuánto es lo máximo que podría costar este viaje y aun así estar justificado?». Esta pregunta obliga al viajero o a su responsable a trazar una línea, un límite concreto. Por debajo de esa línea, por ejemplo 5.000 EUR, el viaje parece merecer la pena; por encima de esa línea, el viaje no puede justificarse.
Esta es una pregunta mucho más fácil y práctica para hacer a los viajeros y a sus responsables, que la pregunta más directa de «¿Cuántos euros de valor crees que generará este viaje?».

Una vez respondida esta pregunta, necesitamos saber el valor del tiempo del empleado para el viaje y el coste estimado del viaje. A continuación, ya podremos calcular el valor neto esperado del viaje y su ROI, como se muestra en el Gráfico 1.

Si quieres descargar el White Paper de tClara sobre cómo calcular
la justificación (o no) de un viaje, haz click aquí.

 ¿Cómo se puede evitar que los viajeros den las respuestas «correctas» a estas preguntas para que puedan aprobar sus viajes?

Ah, sí, esta es la clave, ¿no? Se me ocurren algunas ideas. Por ejemplo:

• Informar al viajero que sus respuestas a esta pregunta se compartirán con los altos ejecutivos. Esto debería hacer que los viajeros respeten sus respuestas y no inflen el valor esperado del viaje.
• Elegir al azar algunos viajes que tengan valores esperados altos, digamos por encima de 20.000 EUR y retirar ese dinero de su presupuesto de viaje.
• Pedirle al responsable de viajes que respalde o apruebe el valor esperado del viaje y combinar esto con cualquiera de las dos sugerencias anteriores.

¿Se puede aplicar este método para determinar el ROI de un viaje a cualquier otra cosa, como reuniones o eventos?

¡Oh sí! Este método funciona muy bien para muchas cosas, no sólo para viajes, reuniones o grandes eventos. Para eventos grandes, le pediría al responsable del evento que decida el coste máximo que podría justificar y (quizás) omitiría el paso de agregar el valor del tiempo de viaje.

Por otro lado, ¿cuál será el impacto de la sostenibilidad a medio plazo en los viajes de negocios?

A medio plazo, entre 3 y 5 años, creo que veremos a las empresas cambiar sus políticas de viajes, pasando de aquellas diseñadas para reducir los precios de los viajes a políticas diseñadas para reducir la cantidad de carbono asociada con un presupuesto de viaje.
Esto significará pagar más por viajes individuales, pero reducir el número de viajes y, por tanto, reducir la cantidad de carbono asociada con el presupuesto de viaje. Las empresas tendrán que pagar más para contaminar menos.

Al viajar menos, también tendremos menos poder para negociar precios con los proveedores. ¿Es esto un problema?

Sí, viajar menos significa menos poder de negociación. Pero en cualquier programa de viajes comprometido a alcanzar sus objetivos de reducción de carbono, los precios de viaje más altos son nuestro amigo, no el enemigo. Precios más altos significan menos viajes, lo que significa menos producción de carbono. Por lo tanto, es sorprendente pero cierto: los descuentos no ayudan a alcanzar los objetivos de reducción de huella de carbono.

Según tu experiencia, ¿es fácil implementar estos cambios, tanto a nivel de viajeros como de directivos?

No, no es fácil. Los responsables de compras y los ejecutivos financieros de hoy todavía se concentran mucho en bajar los precios, aumentar los “ahorros” y esperan que el problema del carbono también pueda resolverse de alguna manera. Esta actitud comenzará a cambiar rápidamente una vez que los requisitos del CSRD (Directiva sobre información corporativa en materia de sostenibilidad) entren en vigor.

¿Qué consejo le puede dar a un Travel Manager que quiera vender una de estas nuevas ideas a la alta dirección?

Comience mostrándole al director financiero una tabla parecida la del siguiente Gráfico.

Y luego pregúnteles si les gustaría tener esta información sobre el coste y beneficio de los viajes en su organización. Probablemente dirán: “Bueno, sí… pero, ¿qué tenemos que hacer para obtener estos datos?”.
¡Excelente! Ahora el director financiero está posicionado en la buena dirección, intrigado y dispuesto a considerar el coste (tiempo y esfuerzo) necesario para generar estos conocimientos.

Empiece aquí y diga “No estoy seguro, pero no creo que sea demasiado difícil. Tendremos que hacer algunas preguntas a los viajeros sobre sus viajes, antes y después de viajar. Pero una investigación realizada en EE. UU. muestra que alrededor del 90% de los viajeros y gerentes están de acuerdo con exigir esto. ¿Qué opinas? ¿Exploramos esto más?”