10% de los viajeros de negocios presentan gastos duplicados

Los recibos duplicados y los gastos excesivos en viajes de negocios, errores administrativos, representan un golpe directo a las finanzas de las empresas. Al menos 10% de los viajeros de negocios presentan gastos duplicados.

La administración de los viajes de negocios en una empresa es susceptible a errores que, de no prevenirse, son una ventana abierta a fraudes. Se estima que al menos 10% de los viajeros de negocios presentan un recibo duplicado en un reporte de viáticos y otro 20% realiza al menos una compra a un precio superior a lo permitido, esto de acuerdo con datos de Concur, proveedora de tecnología para el manejo de gastos de viajes corporativos.

“Para los directores de las empresas es importante distinguir entre un error y un patrón que puede indicar un presunto fraude. La mayoría de los colaboradores de las empresas no tienen la intención de cometer abusos y sus gastos fuera de las políticas ocurren por no saber cuáles son las cantidades permitidas para vuelos, comidas y transporte terrestre o la forma de entregar reportes completos”, consideró Haig Hanessian, director de Alianzas de Concur México.

El directivo agregó que establecer políticas claras, comunicarlas y utilizar la tecnología como un aliado puede ayudar a las empresas -desde pequeñas hasta grandes compañías- a supervisar eficientemente los gastos en viajes, que representan el segundo rubro que mejor se puede controlar en una empresa después de la nómina, logrando además mantener satisfechos a sus colaboradores.

“Por lo que las empresas deben preocuparse es en facilitar los procesos para evitar que se cometan errores y resaltar las incidencias reales de fraude dentro de su organización, para que en lugar de dar seguimiento a un empleado que cargó dos veces la tarifa del taxi por descuido, los encargados de finanzas puedan enfocarse en los verdaderos problemas”, agregó el directivo.

De acuerdo con el Informe Global sobre Fraudes y Riesgos 2016-2017 de la consultora Kroll, al menos el 82% de las empresas han sufrido algún tipo de fraude, el cual puede tomar hasta 18 meses en descubrirse, por lo que es importante generar transparencia en todos los niveles de una compañía.

Estas son algunas recomendaciones que da Concur para prevenir irregularidades en la administración de viajes de negocios:

Implementar el uso de tarjetas corporativas

La respuesta inicial es la utilización de una tarjeta corporativa. Cuando los viajeros cargan gastos directamente a la compañía, se evita que ingresen números incorrectos accidentalmente en sus reportes y que pueden generar conflictos en una auditoria.

Si bien puede causar desconfianza, sobre todo a las pequeñas y medianas empresas, que un colaborador pueda tener acceso a su tarjeta, los encargados de finanzas pueden tener en todo momento conocimiento del flujo de gastos del personal y optar por fijar límites.

Comunicación interna

Además de tener una política de viajes establecida, es importante implementar un plan de comunicación sólido para informarla, que puede incluir un boletín de noticias, usar la intranet, generar sesiones de información, entre otros.

Uno de los mejores desalentadores del fraude es dejar claro al equipo que existen una política de cero-tolerancia y los mecanismos necesarios para descubrirlo.

Utilizar una plataforma especializada en administración de viajes.

Un proveedor especializado permite a las empresas agilizar sus procesos de aprobación, análisis y auditoria al concentrar toda la información de forma automática y digital, descartando los reportes en papel u hojas de Excel.

Además, al ser una plataforma ajena a la empresa garantiza que las políticas se aplicarán para todos.

Big Data o análisis de datos

Parte importante de elegir al proveedor adecuado para la administración de gastos es buscar que incluya un servicio de Big Data que alerte sobre patrones de fraude a los encargados de finanzas.

“El análisis de datos te permite revisar el 100% de los gastos hechos en viajes de negocios y detectar patrones que indiquen posibles fraudes, por ejemplo, que en múltiples viajes un empleado exceda los gastos permitidos, cargos duplicados o reuniones que incluyan gastos excesivos por comidas y obsequios, entre otros”, concluyó Hanessian.