IA en la gestión de viajes y gastos: 5 claves para una implementación eficaz
La irrupción de la IA se ha convertido en un factor clave e ineludible del panorama empresarial. Los resultados de la encuesta SAP Concur CFO Insights Report 2025 así lo reflejan al señalar que más de la mitad de los líderes financieros (58 %) planean invertir en IA este año. Pero, ¿cómo implantar esta herramienta de forma correcta en los procesos de travel & expense?
A medida que la IA se vuelve cada vez más imprescindible para las empresas, también en la gestión de viajes y gastos (T&E), los equipos de IT deben asegurarse de su correcta ejecución. Para ello es importante tener en cuenta 5 consejos:
- Establecer objetivos bien definidos
La implementación de IA no puede ser exitosa sin una planificación adecuada y si no se adapta a las necesidades del negocio. Los profesionales de IT deben colaborar con otros equipos para definir la viabilidad de cualquier nueva herramienta de IA. También, se debe establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para calificar la herramienta, ya sea para una mayor precisión como por las horas ahorradas en varias tareas. Asegurarse de que la herramienta elegida se alinee con la estrategia actual y cumpla con los estándares regulatorios y con los protocolos de seguridad de aplicaciones existentes hará que la implementación sea fácil y eficiente.
- Seguir un procedimiento estructurado
Los equipos de IT deben abordar la implementación de IA gradualmente y seguir un proceso estructurado, dando también margen para que los empleados se puedan adaptar a sus funciones. Dado que muchas herramientas empresariales ya están incorporando funciones impulsadas por IA, algunas empresas pueden beneficiarse al realizar una prueba piloto previo a lanzar un programa que involucre a toda la organización.
- Centralizar los datos distribuidos
La IA depende de datos, por lo que los profesionales de IT deben asegurarse de que estos sean accesibles y estén listos para ser usados. Para dominar la implementación de la IA se debe definir una estrategia integrada que aborde la forma en la que se centralizan los datos, lo que facilitará el impulso de modelos de IA y la generación de nuevos conocimientos. Centralizarlos y transferirlos desde otra plataforma puede suponer una tarea tediosa; por ello, tomar medidas como mapear las fuentes de datos, reducir la sobrecarga y clasificarlos, según los niveles de acceso de los usuarios, permitirá un proceso de implementación mucho más fluido.
- Preparar y apoyar a los empleados
Las empresas y los equipos de IT deben comunicarse de manera transparente con los empleados sobre el uso de la IA, enfatizando el impacto positivo que tendrá en su carga de trabajo. Involucrar a los empleados desde el primer día facilitará la mejora continua de sus habilidades en IA y les ayudará a sentirse seguros con la tecnología. En este proceso es fundamental proporcionarles sesiones de formación durante todo el ciclo de despliegue, con el objetivo de que puedan desarrollar habilidades de IA.
- Implicar a los altos responsables
La gestión del cambio de IT debe involucrar a todos los departamentos y no realizarse de manera aislada. Para ello, estos equipos no pueden ser los únicos responsables de la implementación. Según una investigación de SAP Concur, el 37 % de los responsables de la toma de decisiones creen que las soluciones de viajes y gastos impulsadas por IA podrían ayudar a reducir la tensión en el personal y los equipos de soporte de IT. Los líderes de IT quieren trabajar con sus compañeros jefes de otros departamentos sobre estrategias de transformación digital, según esta misma encuesta. Esto garantizará que la capacitación técnica se ajuste a cada equipo, permitiéndoles obtener el máximo valor de la solución de IA. Su implementación no tiene por qué ser estresante; los líderes de IT pueden tomar un papel relevante, a través de una planificación robusta, una colaboración interdepartamental y ayudando en la entrega de resultados permanentes para la empresa.
La inteligencia artificial está transformando rápidamente la forma en que las empresas gestionan sus procesos, incluidos los viajes y los gastos. Para aprovechar todo su potencial, es esencial que los equipos de IT lideren su integración con una estrategia bien definida, colaboración transversal y una visión centrada en las personas. Solo así será posible convertir la adopción de la IA en un verdadero motor de eficiencia y valor para toda la organización.
João Carvalho
Director para el Sur de Europa, Medio Oriente y África
SAP Concur
