El fraude interno en el Business Travel
El fraude interno es una preocupación de la mayoría de empresas, sea cual sea su sector o su tamaño. Y es que se trata de un hecho con numerosas consecuencias negativas. La primera y más evidente: el coste económico directo que esto supone para las empresas. Según un estudio realizado por la plataforma de gestión de gastos Captio, la media del fraude interno en los gastos de dietas y desplazamiento supone unos 33.781 euros anuales en las empresas europeas.
Porcentaje de gastos fraudulentos en las empresas
El estudio, titulado El coste del fraude interno en la gestión de gastos en las empresas europeas y publicado a mediados de abril, se basa en el análisis de 1,3 millones de tickets de gastos de viaje profesional reportados a través de la aplicación de Captio por un total de 6.070 trabajadores de 130 empresas de Europa. De todos esos gastos, el 12,8%, es decir cerca de 167.000 han resultado ser presuntamente fraudulentos.
Las pymes son más susceptibles a sufrir el problema del fraude interno, disponen de menos recursos para su detección y prevención.
Otra de las sorprendentes revelaciones del estudio es que las pymes son más susceptibles a sufrir el problema del fraude interno: el promedio detectado en este tipo de empresas asciende a 41.315 euros anuales por empresa, mientras que es de 27.871 euros en las grandes compañías. Esta diferencia se puede explicar por varias razones: Las grandes empresas suelen tener más herramientas tecnológicas de control de gastos, por lo que resulta más difícil que se den casos de fraude, y se suelen dar muchas más auditorías de gastos, por lo que los gastos efectuados de forma posiblemente fraudulenta son detectados mucho más fácilmente. En cambio, las pymes disponen de menos recursos para dedicar a la detección y prevención de fraude, así como menos innovación empresarial dirigida a este sector.
Además, las grandes corporaciones también suelen tener políticas de gastos y códigos de conducta más definidos, además de una concienciación mayor sobre la necesidad de controlar el fraude por parte de todos los miembros de la empresa, gracias entre otras cosas a la formación específica que pueden recibir los trabajadores.
En cuanto a los tipos de fraude interno en relación al Business Travel, se pueden agrupar en tres categorías:
• Fraude por importe: las cifras reportadas en los informes de gastos no cumplen con las políticas de gastos establecidas por la empresa.
• Fraude por justificante: los gastos no están correctamente justificados.
• Fraude por cronología: los gastos presentan un problema o error en la cronología.
El informe de Captio detalla que los tres tipos de fraude interno que se han detectado de forma más recurrente son: pasar gastos antiguos o prescritos (el 33% de las empresas ha detectado algún caso), justificar varios gastos con el mismo ticket (el 29% de las empresas), y gastos efectuados en fin de semana, cuando la empresa no tiene actividad (el 12% de las empresas).
El estudio también aprovecha para señalar ocho medidas básicas que cualquier empresa debe aplicar si quiere reducir el fraude interno:
• Establecer un marco normativo interno, como políticas de gastos y códigos éticos.
Los tipos de fraude interno se pueden agrupar en tres categorías: fraude por importe, por justificante y por cronología.
• Disponer de herramientas tecnológicas específicas de control de gastos, que permitan detectar y prevenir el fraude.
• Realizar formación a todos los empleados acerca de este tema, para concienciarles y alinear a todos los integrantes con las políticas de empresa.
• Fomentar un buen clima laboral, con un trato justo e igualitario a todos los empleados.
• Realizar auditorías tanto internas como externas para detectar casos de fraude que se hayan pasado por alto y situaciones de riesgo.
• Disponer de los canales de denuncia adecuados, y que permitan a los empleados informar de casos de fraude interno de forma anónima
• Involucrar a todos los estratos de la empresa, no solamente a los trabajadores de rango más bajo o mandos intermedios.
• Aplicar todas as medidas, ya que tener herramientas, marco normativo, canales de denuncia, etc, no sirve si no se utilizan.
