Una quincena de profesionales del sector del business travel, en su inmensa mayoría Travel Managers, participó durante las dos jornadas de la edición 2025 del Business Travel Diploma. 
El contenido del curso abordó desde la propia definición y funciones del Travel Manager hasta la elaboración de políticas de viaje, pasando por los métodos de gestión y negociación con proveedores, la importancia de los KPI’s o las últimas tendencias del sector del Travel Management, entre muchos otros capítulos.

La formación- impartida por el Business Travel Institute, la “pata” formativa de IBTA-, contó como profesor principal con Javier García Isac, Vicepresidente de IBTA, acompañado de Begoña Blanco y Victor Noguer, Presidenta y Secretario General de la asociación respectivamente. Además, durante el curso también participaron diferentes proveedores de servicios, desde compañías aéreas a TMC, Rent a Car, cadenas hoteleras y aerolíneas, que enriquecieron el programa a través de píldoras específicas para cada sector.

Satisfacción entre los asistentes

Los asistentes al Business Travel Diploma 2025 coincidieron en destacar la calidad del contenido, el valor del intercambio de experiencias entre profesionales y la oportunidad de ampliar su red de contactos.
En este sentido, Beatriz España, Travel Manager de KNAPP Ibérica, comenta que “tener la oportunidad de asistir a unas jornadas de este prestigio, como es el Business Travel Diploma de IBTA, ha sido un magnífico descubrimiento. Se han tratado aspectos del sector muy enriquecedores y de una manera muy motivadora. El ámbito turístico tiene muchas áreas que desconocemos, y estas jornadas nos han permitido compartir e intercambiar opiniones e interactuar entre compañeros del sector. He podido ampliar mis conocimientos, lo que, conjugado con la experiencia y haciendo balance del conjunto, considero que supondrá un bagaje diferenciador en mi día a día laboral. La formación ha sido ilusionante y significa mucho para la profesionalización con excelencia del puesto de Travel Manager. Gracias a Ibta y a todos los partners que han participado, por su buen hacer y cercanía. Y gracias a Iberia por ceder un espacio tan privilegiado y único como es su sede.”

Irache Sainz, Corporate Travel Manager de Allfunds, también afirma que “el curso de formación en Business Travel de IBTA ha superado mis expectativas. El contenido es muy completo, está actualizado y totalmente enfocado a las necesidades reales de los profesionales del sector. Los formadores son profesionales del business travel con dilatada experiencia, lo que añade un valor práctico a cada módulo del curso muy interesante. Lo mejor del curso, los compañeros, es un foro estupendo en el que aprender y compartir experiencias profesionales. Totalmente recomendable para cualquier profesional del sector turismo que desee especializarse o mejorar sus competencias en el capítulo de viajes corporativos”.

Una visita única

En esta ocasión, Iberia abrió las puertas de sus oficinas centrales para acoger estas jornadas de formación. Ello permitió a los participantes conocer y visitar el Centro de Control Operativo de Iberia, una de los espacios de trabajo más importantes de la aerolínea, que funciona 24 horas al día los 365 días del año, donde un amplio equipo de especialistas planifica, supervisa, controla y soluciona cualquier incidencia, ya sea en tierra o durante un vuelo, con la seguridad y la atención al pasajero como prioridades.

Los empleados con requisitos de accesibilidad son una parte importante de la fuerza laboral, y las empresas deben garantizar condiciones de trabajo equitativas y oportunidades para todos para formar equipos resilientes y diversos.
De hecho, el 39% de los viajeros de negocios afirma que los problemas de accesibilidad afectan su experiencia de viaje. De ahí que los Travel Managers deban tener en cuenta este concepto a la hora de elaborar una política de viajes corporativa.

Es más, para muchos viajeros de negocios, los requisitos de accesibilidad también pueden estar ocultos, como el dolor crónico, la neurodiversidad o la salud mental. No es de extrañar que, según GBTA, el 70% de los gestores de viajes no saben o no estiman cuántos de sus viajeros tienen requisitos de accesibilidad.

Y es que existe una amplia variedad de necesidades de accesibilidad que podrían afectar los viajes de negocios va más allá de las discapacidades físicas, permanentes o visibles.
Los viajeros tienen una variedad de requisitos de accesibilidad temporales, situacionales, permanentes, visibles e invisibles que la mayoría de las personas pueden no comprender bien. De hecho, estos viajeros a menudo se enfrentan a situaciones incómodas y, a veces, deshumanizantes en escenarios en los que otros navegan sin barreras.
Crear conciencia sobre estos escenarios es uno de los primeros pasos para generar aceptación entre las partes interesadas. De ahí que los Travel Managers deben encontrar formas de llevar las distintas casuísticas de los viajeros a la dirección de la empresa. Y siempre bajo la norma de “El viajero primero” al desarrollar políticas o soluciones para garantizar el respeto y la confidencialidad; y hacer que la responsabilidad recaiga en los sistemas y no en el viajero.

“El 70% de los gestores de viajes no saben o no estiman cuántos de sus viajeros tienen requisitos de accesibilidad”

Pero, ¿cómo pueden las empresas y los profesionales de los viajes corporativos crear una experiencia de viaje más inclusiva y adaptadas a todo tipo de viajeros?
En este sentido, la GBTA Foundation ha desarrollaado “5 Calls to Action”, con el objetivo de superar las barreras de accesibilidad. Una llamada que nos involucra a todos: desde el gestor de viajes al proveedor de servicios.

Autoevaluación

Tanto Travel Managers como proveedores deben realizar un autoanálisis de accesibilidad para comprobar cómo y dónde pueden mejorar los problemas de accesibilidad en sus Travel Policy. Se puede hacer de muchas formas distintas: creando un Comité o Grupo Asesor que evalúe la situación, defina áreas prioritarias de acción e identifique las funciones y responsabilidades de las diferentes unidades de negocios.
También existen diferentes organismos o instituciones a los que podemos consultar o con los que podemos colaborar para aprender más sobre el tema y aportar recursos e ideas a su empresa.
Y si existen recursos, incluso podemos encargar una auditoría para que nos ayude a ver en qué punto estamos respecto al resto de empresas del sector.

Información y confidencialidad

Los datos y la información relacionada con la accesibilidad de los viajeros es una información muy sensible. De ahí que muchos empleados pueden optar por no revelar sus datos y, en consecuencia, los Travel Managers no conocen el alcance real de las necesidades de accesibilidad de sus viajeros.
Por ello, es importante garantizar un sistema confidencial de recopilación de información sobre los requisitos de accesibilidad de sus viajeros, en consonancia con los estándares de privacidad de datos.

Garantizar una estructura de apoyo proactiva

Una vez conocidas las necesidades de nuestros viajeros en materia de accesibilidad, es el momento de desarrollar una estructura de apoyo al viajero, proactiva y transparente, que pueda activarse cuando sea necesario.
En esta línea, deberemos comunicarle al viajero pertinentes aquellos servicios o instalaciones disponibles. Las empresas y los administradores de viajes también pueden considerar políticas específicas de viajes y gastos que serían útiles para los viajeros con requisitos de accesibilidad. Para ello, será necesaria la colaboración con el departamento de RRHH, partners de viajes o incluso la creación de un grupo de viajeros que desarrolle políticas de viaje adaptadas, sin olvidar posibles derivadas en políticas de gastos que también deberemos adaptar.

Selección de proveedores

A la hora de seleccionar la lista de proveedores relacionada con los viajes y eventos, debemos incluir nuestras necesidades, demandas y requerimientos específicos en materia de accesibilidad. Cada vez son más las aerolíneas, hoteles o empresas de transporte terrestre que ofrecen soluciones en este sentido. Pero si no se las comunicamos, no siempre nos las harán llegar.

“Existe una amplia variedad de necesidades de accesibilidad que podrían afectar los viajes de negocios va más allá de las discapacidades físicas, permanentes o visibles”

Más información

La industria del Business Travel, y del turismo en general, debería trabajar y colaborar hacia la creación de un sistema de codificación universal que transmita información de accesibilidad de calidad a los interesados.
El viajero con problemas de accesibilidad, ya sean permanentes o temporales, debe poder tener información real y efectiva sobre las soluciones disponibles. Para ello, es necesario que los diferentes integrantes del ecosistema de viajes de negocios muestren y recopilen información sobre sus instalaciones y servicios. Y que esta información esté disponible en los diferentes canales de reserva o en sitios web públicos.
Por último, los gestores de viajes deben crear un entorno en el que los empleados se sientan cómodos al revelar sus requisitos de accesibilidad para que los programas y proveedores puedan apoyarlos de forma más proactiva.

¿Todos los viajes de negocios son útiles y justificables?¿Cómo saber cuándo realmente es útil y rentable un desplazamiento corporativo? Las respuestas a estas y otras preguntas sobre el valor estratégico de los viajes de negocios son la especialidad de Scott Gillespie, uno de los “gurús” más importantes del mundo en el sector del Business Travel y que hemos tenido la oportunidad de entrevistar.

Usted concluye que entre el 25% y el 30% de los viajes de negocios son de «bajo valor». ¿Cómo se define este concepto de «bajo valor»?

Muy pocos viajes de negocios producen un valor financiero claro y mesurable. Por eso no sorprende que los análisis sobre el impacto del presupuesto de viajes sean escasos en cuanto a hechos.
Los Travel Managers pueden mejorar en gran medida el uso de los presupuestos de viajes clasificando los viajes realizados como de valor alto, moderado o bajo, basándose en un pequeño conjunto de criterios estandarizados posteriores al viaje.

Para identificar un viaje de “bajo valor”, desde tClara tomamos en consideración cuatro factores principales: indicadores del éxito del viaje, la importancia relativa del viaje, las ventajas de haber asistido personalmente y el valor neto esperado del viaje. Desde tClara recomendamos realizar esta valoración unas 3 semanas después de la finalización del viaje.
En cualquier caso, es muy importante establecer un marco de trabajo con un conjunto de elementos que el viajero debería justificar o responder para que su responsable apruebe ese viaje.
En tClara contamos con nuestra propia herramienta de justificación previa al viaje con muchos de estos elementos: www.triptester.com

¿Se puede predecir un viaje de bajo valor antes de reservarlo?

Sí, con aproximadamente un 75% de precisión, según nuestros primeros modelos. Las preguntas que utilizamos son concretas, pero el principio es claro: los viajeros generalmente saben si un viaje será valioso o no.

¿Cuál es la pregunta más importante para calcular el ROI de un viaje?

La pregunta más importante para calcular el ROI de un viaje es «¿Cuánto es lo máximo que podría costar este viaje y aun así estar justificado?». Esta pregunta obliga al viajero o a su responsable a trazar una línea, un límite concreto. Por debajo de esa línea, por ejemplo 5.000 EUR, el viaje parece merecer la pena; por encima de esa línea, el viaje no puede justificarse.
Esta es una pregunta mucho más fácil y práctica para hacer a los viajeros y a sus responsables, que la pregunta más directa de «¿Cuántos euros de valor crees que generará este viaje?».

Una vez respondida esta pregunta, necesitamos saber el valor del tiempo del empleado para el viaje y el coste estimado del viaje. A continuación, ya podremos calcular el valor neto esperado del viaje y su ROI, como se muestra en el Gráfico 1.

Si quieres descargar el White Paper de tClara sobre cómo calcular
la justificación (o no) de un viaje, haz click aquí.

 ¿Cómo se puede evitar que los viajeros den las respuestas «correctas» a estas preguntas para que puedan aprobar sus viajes?

Ah, sí, esta es la clave, ¿no? Se me ocurren algunas ideas. Por ejemplo:

• Informar al viajero que sus respuestas a esta pregunta se compartirán con los altos ejecutivos. Esto debería hacer que los viajeros respeten sus respuestas y no inflen el valor esperado del viaje.
• Elegir al azar algunos viajes que tengan valores esperados altos, digamos por encima de 20.000 EUR y retirar ese dinero de su presupuesto de viaje.
• Pedirle al responsable de viajes que respalde o apruebe el valor esperado del viaje y combinar esto con cualquiera de las dos sugerencias anteriores.

¿Se puede aplicar este método para determinar el ROI de un viaje a cualquier otra cosa, como reuniones o eventos?

¡Oh sí! Este método funciona muy bien para muchas cosas, no sólo para viajes, reuniones o grandes eventos. Para eventos grandes, le pediría al responsable del evento que decida el coste máximo que podría justificar y (quizás) omitiría el paso de agregar el valor del tiempo de viaje.

Por otro lado, ¿cuál será el impacto de la sostenibilidad a medio plazo en los viajes de negocios?

A medio plazo, entre 3 y 5 años, creo que veremos a las empresas cambiar sus políticas de viajes, pasando de aquellas diseñadas para reducir los precios de los viajes a políticas diseñadas para reducir la cantidad de carbono asociada con un presupuesto de viaje.
Esto significará pagar más por viajes individuales, pero reducir el número de viajes y, por tanto, reducir la cantidad de carbono asociada con el presupuesto de viaje. Las empresas tendrán que pagar más para contaminar menos.

Al viajar menos, también tendremos menos poder para negociar precios con los proveedores. ¿Es esto un problema?

Sí, viajar menos significa menos poder de negociación. Pero en cualquier programa de viajes comprometido a alcanzar sus objetivos de reducción de carbono, los precios de viaje más altos son nuestro amigo, no el enemigo. Precios más altos significan menos viajes, lo que significa menos producción de carbono. Por lo tanto, es sorprendente pero cierto: los descuentos no ayudan a alcanzar los objetivos de reducción de huella de carbono.

Según tu experiencia, ¿es fácil implementar estos cambios, tanto a nivel de viajeros como de directivos?

No, no es fácil. Los responsables de compras y los ejecutivos financieros de hoy todavía se concentran mucho en bajar los precios, aumentar los “ahorros” y esperan que el problema del carbono también pueda resolverse de alguna manera. Esta actitud comenzará a cambiar rápidamente una vez que los requisitos del CSRD (Directiva sobre información corporativa en materia de sostenibilidad) entren en vigor.

¿Qué consejo le puede dar a un Travel Manager que quiera vender una de estas nuevas ideas a la alta dirección?

Comience mostrándole al director financiero una tabla parecida la del siguiente Gráfico.

Y luego pregúnteles si les gustaría tener esta información sobre el coste y beneficio de los viajes en su organización. Probablemente dirán: “Bueno, sí… pero, ¿qué tenemos que hacer para obtener estos datos?”.
¡Excelente! Ahora el director financiero está posicionado en la buena dirección, intrigado y dispuesto a considerar el coste (tiempo y esfuerzo) necesario para generar estos conocimientos.

Empiece aquí y diga “No estoy seguro, pero no creo que sea demasiado difícil. Tendremos que hacer algunas preguntas a los viajeros sobre sus viajes, antes y después de viajar. Pero una investigación realizada en EE. UU. muestra que alrededor del 90% de los viajeros y gerentes están de acuerdo con exigir esto. ¿Qué opinas? ¿Exploramos esto más?”

Los datos del Instituto Nacional de Estadística confirman que el el turismo de negocios se ha disparado un 21% en España en 2023, alcanzando la cifra de 9,6 millones de viajes. De hecho, y tras la recuperación postpandemia, este segmento ya representa la cuarta parte de los ingresos económicos del sector turístico en nuestro país.

Además, se prevé que Europa recupere el 90% del gasto de 2019 en 2024, aunque no al mismo ritmo. Según un informe de la Comisión Europea de Viajes (CET), los países de Europa Occidental, como Francia, España y los países nórdicos, se están recuperando más rápidamente y ya han superado o se prevé que superen este año los niveles de gasto en viajes de negocios de 2019.

En un contexto complejo y con cierta incertidumbre a nivel global, diferentes expertos de SAP Concur han establecido algunos de los conceptos que marcarán el Business Travel durante el próximo año:

1. La IA, como herramienta para el diseño de mejores estrategias: La automatización y el análisis de la Inteligencia Artificial continuarán ayudando a los directivos a adaptarse a los cambios, mejorar la gestión de riesgos y hacer que las previsiones sean más rápidas y precisas.
   Según SAP Concur, la IA podrá dar recomendaciones más precisas y respaldadas por datos, como cuál es el momento ideal para reservar un viaje o de celebrar una reunión, con el objetivo de minimizar los costes. La adopción de la IA, la automatización y el análisis de datos ayudará a las organizaciones a poner sobre la mesa mejores estrategias y a encontrar una mayor sensación de confianza en medio de un panorama de incertidumbre.
2. Las medidas de reducción de costes continuarán: la continua cautela en la elaboración de presupuestos generará conflictos con los viajeros de negocio. Según un estudio reciente de SAP Concur, el 92% de los viajeros corporativos señalan que el éxito de sus carreras profesionales depende de los viajes corporativos, ya que les ayuda a fortalecer las relaciones con los clientes y construir otras nuevas. Si bien en los últimos años la pandemia fue el principal factor limitante, los empleados consideran los viajes un privilegio, ya que el 62% siente que no siempre ha tenido las mismas oportunidades de viajar que otros empleados de su compañía:

• • El 31% de los viajeros de negocios LGBTQ+ señalan que no tienen igualdad de oportunidades para viajar debido a su orientación sexual.
  • El 29% de los viajeros de la Generación Z sienten que están perdiendo la oportunidad debido a su edad.
  • El 23% de las mujeres aseguran que no tienen las mismas oportunidades por motivos de género.

3. La sostenibilidad y la NDC se convertirán en estándares de los programas de viajes: La aceleración del NDC (nuevo estándar de comunicación técnica para distribuir las tarifas y los servicios de las aerolíneas) dará respuesta a muchos de los desafíos del sector e impactará directamente en los costes.
   La NDC es una estrategia clave de las aerolíneas y “el mercado tendrá que adaptarse a lo que se espera que sea una experiencia de compra más personalizada y eficiente.” A ello hay que añadir iniciativas corporativas en materia de sostenibilidad, diversidad, equidad e inclusión, que seguirán trasladándose a los programas de viajes de negocios, lo que impondrá nuevas responsabilidades a los gestores de viajes.
4. Mayor importancia del “duty of care”. La incertidumbre global, el cambio climático y la tendencia a trabajar desde cualquier lugar convertirá el Duty of Care en una prioridad estratégica.
   Además, según SAP Concur, casi uno de cada cinco empleados ha trabajado desde el extranjero en los últimos doce meses sin avisar a sus empleadores. Dado que el cambio climático aumenta la probabilidad de que se produzcan fenómenos extremos como incendios forestales, inundaciones o contaminación atmosférica extrema en el futuro, la cuestión del deber de diligencia será cada vez más relevante.

Según el informe SAP Concur Global Business Travel 2023, el 75% de los empleados en España confirman su predisposición a viajar en los próximos 12 meses, lo que supone un 60% más que el año anterior. Sin embargo, el 47% de los mismos priman mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.

Así, y con la sala Opium como escenario, IBTA retomó la organización de este destacado evento tras la obligada interrupción provocada por la pandemia.
Nuevamente, los principales Travel Managers del país y los más reconocidos profesionales y empresas del sector del Business Travel compartieron una velada única, cargada de reencuentros y reconocimientos en un ambiente distendido y muy especial.

Premios Business Travel & MICE 2022

Como ya es tradición, la Gala del Turismo de Negocios fue el telón de fondo perfecto para entregar los Premios Business Travel & MICE en su edición 2022. Se trata de los galardones más importantes y reconocidos del sector en nuestro país. En este sentido, el objetivo de estos premios es reconocer las mejores prácticas de los distintos actores que integran la cadena de valor del sector en ámbitos como Sostenibilidad, Travel Policy, Transformación Digital, Políticas de Diversidad e Inclusión, Control de Gestión, Best Practice en MICE…
Además, los Premios Business Travel & MICE 2022 también sirvieron para desvelar qué profesional del travel management recogía el PREMIO TRAVEL MANAGER DEL AÑO 2022. Un galardón que en esta ocasión se llevó Juan Manuel Blanco, Global Travel Manager de FCC.

Juan Manuel Blanco, Travel Manager del Año 2022

Sostenibilidad: récord de candidaturas

El capítulo de la sostenibilidad es, sin duda alguna, uno de los asuntos que más preocupan a los diferentes actores del sector. No es de extrañar entonces que haya sido precisamente esta categoría la que más candidaturas ha recibido.

La Best Practice presentada por Air France KLM y FICOSA recibió el galardón a la SOSTENIBILIDAD EN TRANSPORTE AÉREO, destacando especialmente su apuesta por el combustible de aviación sostenible (SAF).
Otras BEST PRACTICE, en este caso presentada por Join Up y Meliá, fue merecedora del premio a la SOSTENIBILIDAD EN TRANSPORTE TERRESTRE.
En el apartado de SOSTENIBILIDAD EN EL SECTOR HOTELERO, el premio fue para Vincci Hoteles, destacando su Calculadora de Carbono para eventos.

Yardena Aguilera, Global Travel Manager de Iberdrola, fue premiada por la BEST PRACTICE presentada en materia de SOSTENIBILIDAD EN POLÍTICAS DE VIAJE GLOBALES.
Por último, y en esta misma línea, la BEST PRACTICE presentada por ESADE y Viajes El Corte Inglés mereció el Premio a la POLÍTICA DE VIAJES SOSTENIBLE A NIVEL NACIONAL.

En el apartado de organización de eventos, Pablo Comino, Travel & Event Manager del Real Madrid, recogió el PREMIO BEST PRACTICE EN ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
Por su parte, Lorena Iglesias, Travel Manager de SACYR, también subió al escenario. En este caso para recoger el Premio BEST PRACTICE en ORGANIZACIÓN DE EVENTOS SOSTENIBLES.

Diversidad e inclusión

Por primera vez, los Premios Business Travel & MICE 2022 reconocieron la labor de las mejores empresas en materia de políticas de diversidad e inclusión. En este sentido, la cadena hotelera HILTON recogió el Premio por sus POLÍTICAS DE DIVERSIDAD E INCLUSIÓN EN EL SECTOR HOTELERO.
FREE NOW también fue galardonada en esta categoría. En este caso por su BEST PRACTICE EN POLÍTICAS DE DIVERSIDAD E INCLUSIÓN, donde se destacó su esfuerzo para mejorar la accesibilidad a la movilidad urbana de las personas con discapacidad auditiva (tanto pasajeros como conductores) gracias al servicio «BUCLE MAGNÉTICO».

Transformación digital y tecnología

La gestión de viajes y eventos ya no se entiende sin herramientas digitales. De ahí que estos prestigiosos galardones no podían dejar de destacar a aquellas profesionales y corporaciones más punteras a nivel tecnológico.

La candidatura presentada por IAG7 y ALDI fue merecedora del premio a la IMPLANTACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL.
La avanzada tecnología «Parallel Reality» implantada por Delta Airlines, por primera vez en el aeropuerto de Detroit, mereció el PREMIO A LA INNOVACIÓN TECNOLÓGICA EN VIAJES.
La introducción de nuevas soluciones capaces de cubrir las necesidades de los viajes corporativos de las PYMES también mereció un reconocimiento durante esta gala de entrega de premios. En este caso, se destacó la solución Nautrip, desarrollada por Nautalia Empresas en colaboración con American Express y Cytric by Amadeus.
De hecho, Cytric by Amadeus volvió a subir al escenario para recoger un premio. En este caso por su BEST PRACTICE presentada junto a Meliá, que fue merecedora del PREMIO A LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL.

Políticas de viaje

No podían faltar los reconocimientos a las políticas de viajes. Marian Caturla, Global Travel Manager de Prosegur, recogió el premio por su BEST PRACTICE en DIGITALIZACIÓN DE POLÍTICAS DE VIAJE.
Por su parte, Juan Manuel Blanco, Global Travel Manager de FCC, hizo lo propio por su BEST PRACTICE en GLOBALIZACIÓN DE POLÍTICAS DE VIAJE.

La Gala del Turismo de Negocios también permitió entregar dos premios muy especiales. Por un lado, Marina Vela, Senior Manager Empresas de Iberia, fue la encargada de recoger un galardón en reconocimiento a los 75 años del primer vuelo a Latinoamérica de la aerolínea española.

El segundo reconocimiento especial fue para FITUR, un evento que, pese a todas las dificultades, ha seguido impulsando el sector del turismo mediante la organización de la feria de turismo más importante de Europa. El galardón fue recogido por María Valcarce, Directora de FITUR.

Para Begoña Blanco, Presidenta de IBTA, “esta ha sido, sin duda, una de las galas más especiales de la historia de la asociación. Hemos vuelto a entregar premios, a distinguir las mejores prácticas, profesionales y empresas… Pero sobre todo, hemos vuelto a reunirnos en un evento único, capaz de congregar al sector en un ambiente especial y que ha permitido demostrar el buen estado de salud del sector Business Travel y MICE de nuestro país.”

Galería de Fotos

IBTA (Iberian Business Travel Association), la mayor asociación española de Travel Managers del país, y FREE NOW for Business, la división orientada a negocios de FREE NOW, acaban de firmar un acuerdo de colaboración.
La intención de esta alianza es la de realizar actuaciones para impulsar y acelerar la recuperación del Business Travel en España mediante acciones de promoción, difusión y comunicación entre los gestores de viajes corporativos, especialmente en el ámbito de la movilidad terrestre y micromovilidad urbana, sector donde FREE NOW for Business es líder europeo.

Para Christian Ley, Director Comercial del Sur de Europa de FREE NOW for Business, “este acuerdo supone un pasito más en nuestro compromiso con el Business Travel, cada vez más fuerte y consolidado. En FREE NOW for Business trabajamos cada día por ofrecer más y mejores servicios de movilidad y con nuestra recién estrenada alianza con IBTA, queremos estar aún más cerca de todos aquellos Travel Managers a los que podemos facilitarles su trabajo del día a día gracias a nuestras soluciones para empresas”.

Por su parte, Begoña Blanco, Presidenta de IBTA, ha afirmado que “para nosotros es muy importante realizar acuerdos de colaboración con las compañías referentes en cada uno de los sectores que componen el Business Travel. Es el caso de FREE NOW for Business, que en pocos años ha revolucionado los servicios de movilidad bajo demanda y de movilidad compartida, apostando de forma inequívoca por la sostenibilidad y por unos desplazamientos urbanos más racionales, a través de sus servicios de micromovilidad eléctrica”.

FREE NOW es la empresa de movilidad multiservicio respaldada por Daimler y BMW que, además de servicio de taxis, ahora también ofrece servicios de micromovilidad, como patinetes, bicicletas, motos y coches compartidos.
Estando presente en 10 mercados europeos, estos servicios atraen actualmente a 54 millones de usuarios en más de 170 ciudades. FREE NOW es, por tanto, el mayor proveedor de servicios de multimovilidad en Europa. 

A medida que la preocupación de Omicron comienza a disminuir y las restricciones de viaje globales se relajan (aunque la encuesta se realizó días antes del inicio del conflicto en Ucrania), empiezan a mostrarse importantes signos positivos de recuperación: aumento de las expectativas de volumen de viajes de negocios, disposición de los empleados a viajar, etc…

“Estamos entrando en la siguiente fase de los viajes de negocios globales, una fase de recuperación reflexiva. La industria de viajes de negocios es más optimista sobre el camino hacia la recuperación. Las señales están ahí. Con la seguridad y la salud en primer lugar, vamos hacia una forma más endémica de gestionar la pandemia, paso a paso. Y estamos definiendo y creando lo que se necesitará para la ‘próxima normalidad’ en los viajes de negocios globales, para la industria, las empresas y los viajeros”, afirma Suzanne Neufang, directora ejecutiva de GBTA.

Recuperación de los viajes

La rápida expansión de la variante Omicron supuso un duro retroceso para los viajes de negocios en diciembre y enero. Sin embargo, a medida que las cifras sanitarias mejoraban, también lo hacían los viajes. De hecho, el 58% de los encuestados espera reanudar los viajes domésticos, un 23% más que en la encuesta de enero. Lo mismo ocurre con los viajes internacionales: el 33% espera reanudarlo en los próximos 3 meses, un 9% más que hace un mes. Sin embargo, el 50% todavía no sabe cuándo podrá volver a viajar más allá de sus fronteras.

Los proveedores son mucho más optimistas. Si en enero, el 60% afirmaba que sus reservas habían descendido, en febrero el 45% contesta que las reservas de viaje han aumentado respecto a la anterior encuesta.

La variante Omicron sorprendió y mucho. La mayoría de los encuestados (79 %) piensa que lo peor ya pasó. Sin embargo, las expectativas varían sobre la rapidez con la que se reanudarán los viajes de negocios. La mitad (50 %) espera que los viajes de negocios regresen más lentamente durante los próximos tres meses, mientras que uno de cada tres (29 %) espera que se recuperen rápidamente.

Un potencial de crecimiento del 70%

El 53% de los Travel Managers y compradores de viajes afirman que sus reservas están por debajo del 30% de los niveles prepandémicos. Un 14% revela estar entre el 51-70% y solo un 5% cree que sus reservas ya se encuentran entre el 71-100% de antes de la COVID. De media, los Travel Managers dicen que los niveles de reserva son el 33% de los que tenían en 2019.
Los proveedores son algo más optimistas, concluyendo que la media de reservas es del 42% respecto a los niveles de reserva prepandémicos.

En cualquier caso, 3 de cada 4 (78 %) profesionales de proveedores y empresas de gestión de viajes (TMC) encuestados actualmente se sienten optimistas sobre el camino hacia la recuperación de la industria de viajes de negocios, frente al 54 % que se mostró optimista en la encuesta de enero. 

Más ganas de viajar

En general, el 68% de los encuestados quiere viajar por negocios igual o más que antes de la pandemia. Los viajeros europeos son los que menos ganas tienen de volver a viajar mientras que los de la región LATAM son los más dispuestos a retomar desplazamientos.

Por otro lado, el 82% de los Travel Manager siente que los empleados están «dispuestos» o «muy dispuestos» a viajar por negocios en el entorno actual, en comparación con el 64% en la encuesta de enero.
También se preguntó a los gestores de viajes sobre un potencial incremento del interés de los empleados en el “bleisure”. La mayoría piensa que sus empleados están igualmente interesados ​​(53 %) o “más/mucho más” interesados ​​(29 %) en combinar viajes de negocios con ocio.

Restricciones correctas

El 46% de los encuestados opina que los requisitos de entrada de su país para visitantes internacionales son correctos y el 34 % cree que son “estrictos” o “demasiado estrictos”. 
En este sentido, el 76% apoya la necesidad de presentar un certificado de vacunación mientras que los tests COVID en origen tienen un apoyo del 57%. En cambio, las cuarentenas o las restricciones de entrada (de algunos países o de todos) tienen fuerte oposición: 67% y 62%, respectivamente.

Volviendo a la oficina

El estudio de GBTA también ha preguntado sobre las preferencias de presencialidad en las oficinas. Más de la mitad de los encuestados (56 %) espera que su empresa requiera que la mayoría de los empleados se presenten en la oficina, al menos algunos días. Sin embargo, el 15 % espera que su empresa prefiera que los empleados se presenten en la oficina, pero que no lo exijan, y podrían considerar ofrecer incentivos si lo hacen (p. ej., almuerzo gratis u otros beneficios). El 19% de los encuestados afirma que a su empresa no le importa si sus empleados trabajan en la oficina o desde casa.

Plantillas más pequeñas

El 66% de los proveedores encuestados afirma que se ha reducido el número de empleados de la plantilla. Además, la mayoría de ellos afirma que es difícil contratar empleados calificados en el entorno actual (68%) y retener empleados calificados (58%). Dos tercios (67%) están de acuerdo en que se requieren salarios o incentivos adicionales para contratar/retener trabajadores calificados.

¿Qué restricciones y limitaciones se impusieron con el inicio de la pandemia en la compañía?

Al principio, con el confinamiento, todos los empleados nos fuimos a casa hasta el final del estado de alarma. Cuando se fueron levantando poco a poco las limitaciones organizamos el regreso a la oficina muy paulatinamente, cumpliendo siempre con todas las medidas estatales, autonómicas y locales. Afortunadamente, ya estábamos preparados desde hace mucho tiempo para el teletrabajo.
Inmediatamente, en marzo de 2020 se constituyó en todas las sedes mundiales los CAT (Crisis Action Team) cuyas dos prioridades eran garantizar el apoyo a nuestros pacientes, que están en el centro de toda nuestra actividad y, salvaguardar la seguridad, salud, cuidado y bienestar de nuestros empleados y sus familias.

Actualmente, ¿se mantienen restricciones?¿Qué tipo de viajes y desplazamientos están permitidos en estos momentos?

Hemos llevado a cabo un proceso de desescalada paulatino, basado en las restricciones vigentes en cada momento y en garantizar la seguridad de toda la plantilla, que nos ha permitido pasar del sistema de turnos que iniciamos tras el final del estado de alarma a la incorporación de la plantilla a nuestras oficinas en este mes de octubre, siempre respetando las medidas definidas por las autoridades sanitarias y las definidas por el CAT de AbbVie.

“Los viajes internacionales siguen estando sujetos a aprobación y se autorizan solo cuando son imprescindibles”

Actualmente permitimos los viajes nacionales y en Europa, respetando siempre las normativas, tanto de los medios de transportes, como de las ciudades o países de destino y origen. Los viajes internacionales siguen estando sujetos a aprobación y se autorizan solo cuando son imprescindibles.

¿Qué puede decirme en este sentido sobre la organización y asistencia a eventos?

Seguimos realizando eventos virtuales y ya estamos organizando algunos eventos híbridos. Desde marzo de este año ya hemos empezado a organizar algunos pequeños eventos presenciales con empleados, si bien estas reuniones están reguladas de forma que las medidas van más allá de lo marcado por la CC.AA. o el hotel sede. Añadíamos distancia social tanto en la sala de reunión como en los cafés o almuerzos y cenas, llegando a poner una persona por mesa y dándole, a cada uno, dos metros en todas direcciones, en línea con las medidas de las oficinas, porque garantizar la seguridad de nuestros empleados ha sido nuestra prioridad en todo momento.

¿Están dispuestos a retomar los viajes de negocios los empleados de la compañía? ¿Se han establecidos requisitos específicos para autorizar a los empleados a viajar?

Los viajes de negocio se están retomando paulatinamente en nuestra compañía y la mayoría de los empleados están encantados con la vuelta progresiva a la normalidad. No obstante, nuestra gestión de viajes de compañía permite que, si un empleado prefiere desplazarse en su vehículo en lugar de un avión o un tren, pueda hacerlo.

“La repuesta general a la crisis de los proveedores que trabajan con AbbVie ha sido excepcional”

Los viajes nacionales y a Europa, gracias al proceso de desescalada progresivo que hemos llevado a cabo, ya no requieren de autorización, si bien los viajes internacionales imprescindibles, sí siguen estando sujetos a aprobación. A la hora de viajar, cada empleado sabe que debe informarse sobre los requisitos de vacunación, restricciones, etc… de cada país antes de realizar el viaje.

En el caso de AbbVie, ¿qué impacto y consecuencias está teniendo el teletrabajo y las video reuniones sobre los viajes de negocios y eventos?

Cuando se declaró el estado de la alarma las reuniones y los eventos pasaron a ser on-line. Nosotros teníamos ya mucha costumbre de trabajar en este formato, pero la necesidad hizo que, como gran multinacional, nos adaptásemos rápidamente con Teams, Zoom, Sharepoints, etc. Gracias a la tecnología hemos podido mantener nuestra actividad.

Algunos de los cambios establecidos en su política de viajes a raíz de la pandemia, ¿se implantarán definitivamente?

En principio no, y, de hecho, si la situación de la pandemia sigue mejorando, esperamos poder aplicar en su totalidad la política de viajes que teníamos pre-pandemia. Es cierto que hemos visto que la tecnología nos ofrece muchas posibilidades y que en algunas reuniones revisaremos la necesidad de la presencialidad.

¿Está satisfecho con la respuesta de sus proveedores durante la pandemia? ¿Y con su oferta y propuestas actuales?

Los proveedores de viaje han sido uno de los sectores más castigados. Hoteles, coches de alquiler, compañías aéreas y agencias de viaje han sufrido, aunque parece que poco a poco van volviendo a la normalidad.

La repuesta general a la crisis de los proveedores que trabajan con AbbVie ha sido excepcional demostrando una altísima vocación de servicio y su oferta actual es prácticamente la misma que antes del COVID-19, a pesar de que todavía muchas empresas están pendientes de recibir ayudas y de llevar a cabo reestructuraciones.

“En eventos ha quedado patente que, de ahora en adelante, el ROI será más importante que nunca. Hemos aprendido a poner en valor la inversión en eventos”

¿Ha valorado algún cambio de proveedor o la contratación de nuevas soluciones de gestión de viajes tras este complejo periodo?

Las personas que nos dan servicio dentro de nuestros proveedores homologados son nuestro mayor activo. Los objetivos y las pautas que plantean nuestras políticas están inspirados en los valores corporativos de AbbVie y relacionados con la integridad y la transparencia, el cumplimiento normativo y de prevención de conductas ilegales, el compromiso con el medio ambiente, la seguridad y salud y el compromiso con la sociedad. Por ello exigimos que todos nuestros proveedores compartan y cumplan con este compromiso. Pero lo que marca la diferencia y la calidad de servicio son las personas que conforman esas empresas, las que consiguen ser una extensión de nuestra manera de entender el servicio al paciente.

En su opinión personal, ¿qué aprendizajes debería tener en cuenta el sector del business travel y MICE tras esta etapa excepcional?

Jamás en la historia el sector se había enfrentado a una situación como esta y, además, con tremenda incertidumbre sobre su duración y regulación. Pero la pandemia también nos ha permitido tener grandes aprendizajes.

El Business Travel, por ejemplo, entendió que el modelo de Transaction Fee les perjudicaba y la comprensión de muchos clientes que aceptamos el adicional contact fee con el fin de permitir la viabilidad de los recursos asignados tras la pandemia, ha funcionado.

En eventos, creo que ha quedado patente que, de ahora en adelante, el ROI será más importante que nunca. Hemos aprendido a poner en valor la inversión en eventos para cambiar la percepción de que son un mero gasto; y esto ha requerido cambios, tanto por parte de los proveedores de estos servicios como por parte de los clientes.