Scott Gillespie, fundador y CEO de tClara, es uno de los grandes referentes internacionales en el análisis del coste total del viaje corporativo. Su regreso a España, quien ya estuvo presente en la edición de 2023, refuerza el posicionamiento global del encuentro y anticipa una intervención de alto valor estratégico para travel managers y responsables de compras.

Una masterclass práctica y estratégica

Lejos de un enfoque teórico, Gillespie liderará una masterclass práctica y participativa centrada en cómo estimar el valor estratégico y financiero de un viaje de negocios. A través de una metodología estructurada, los asistentes podrán comprender cómo calcular el impacto económico completo de cualquier desplazamiento corporativo, más allá del coste directo del propio viaje.
La sesión incluirá además una dinámica de trabajo en pequeños grupos, diseñada para fomentar el debate sobre cuestiones estratégicas y compartir aprendizajes entre los participantes. Este formato refuerza el carácter colaborativo del evento y su orientación a generar conocimiento aplicable.

Optimización de costes y toma de decisiones

Durante su intervención, Gillespie profundizará en cómo las organizaciones pueden maximizar el valor de sus programas de viaje mediante el análisis integral de datos y una toma de decisiones más estratégica. Su enfoque y método, centrado en el concepto de “coste total del viaje”, se ha convertido en una referencia global para compañías que buscan eficiencia sin comprometer la experiencia del viajero.

Innovación y networking

El programa del Travel Manager Networking Day 2026 se completará con mesas redondas centradas en la innovación en Business Travel & MICE, en las que participarán empresas líderes del sector. Estas sesiones permitirán a los asistentes conocer de primera mano las soluciones más avanzadas para optimizar la gestión de viajes corporativos y eventos en el sector aéreo, hotelero, TMC, movilidad terrestre…

El networking volverá a ser uno de los pilares del evento. La organización pondrá a disposición de los asistentes una APP específica que facilitará la gestión de agendas, permitiendo concertar reuniones y encuentros profesionales tanto antes como durante la jornada. Este enfoque busca maximizar las oportunidades de negocio y el intercambio de contactos entre travel managers, proveedores y expertos del sector.

Con una combinación de contenido estratégico, formación práctica e interacción profesional, el Travel Manager Networking Day 2026 vuelve a convertirse en cita clave para entender el presente y el futuro del viaje corporativo.

¿Todos los viajes de negocios son útiles y justificables?¿Cómo saber cuándo realmente es útil y rentable un desplazamiento corporativo? Las respuestas a estas y otras preguntas sobre el valor estratégico de los viajes de negocios son la especialidad de Scott Gillespie, uno de los “gurús” más importantes del mundo en el sector del Business Travel y que hemos tenido la oportunidad de entrevistar.

Usted concluye que entre el 25% y el 30% de los viajes de negocios son de «bajo valor». ¿Cómo se define este concepto de «bajo valor»?

Muy pocos viajes de negocios producen un valor financiero claro y mesurable. Por eso no sorprende que los análisis sobre el impacto del presupuesto de viajes sean escasos en cuanto a hechos.
Los Travel Managers pueden mejorar en gran medida el uso de los presupuestos de viajes clasificando los viajes realizados como de valor alto, moderado o bajo, basándose en un pequeño conjunto de criterios estandarizados posteriores al viaje.

Para identificar un viaje de “bajo valor”, desde tClara tomamos en consideración cuatro factores principales: indicadores del éxito del viaje, la importancia relativa del viaje, las ventajas de haber asistido personalmente y el valor neto esperado del viaje. Desde tClara recomendamos realizar esta valoración unas 3 semanas después de la finalización del viaje.
En cualquier caso, es muy importante establecer un marco de trabajo con un conjunto de elementos que el viajero debería justificar o responder para que su responsable apruebe ese viaje.
En tClara contamos con nuestra propia herramienta de justificación previa al viaje con muchos de estos elementos: www.triptester.com

¿Se puede predecir un viaje de bajo valor antes de reservarlo?

Sí, con aproximadamente un 75% de precisión, según nuestros primeros modelos. Las preguntas que utilizamos son concretas, pero el principio es claro: los viajeros generalmente saben si un viaje será valioso o no.

¿Cuál es la pregunta más importante para calcular el ROI de un viaje?

La pregunta más importante para calcular el ROI de un viaje es «¿Cuánto es lo máximo que podría costar este viaje y aun así estar justificado?». Esta pregunta obliga al viajero o a su responsable a trazar una línea, un límite concreto. Por debajo de esa línea, por ejemplo 5.000 EUR, el viaje parece merecer la pena; por encima de esa línea, el viaje no puede justificarse.
Esta es una pregunta mucho más fácil y práctica para hacer a los viajeros y a sus responsables, que la pregunta más directa de «¿Cuántos euros de valor crees que generará este viaje?».

Una vez respondida esta pregunta, necesitamos saber el valor del tiempo del empleado para el viaje y el coste estimado del viaje. A continuación, ya podremos calcular el valor neto esperado del viaje y su ROI, como se muestra en el Gráfico 1.

Si quieres descargar el White Paper de tClara sobre cómo calcular
la justificación (o no) de un viaje, haz click aquí.

 ¿Cómo se puede evitar que los viajeros den las respuestas «correctas» a estas preguntas para que puedan aprobar sus viajes?

Ah, sí, esta es la clave, ¿no? Se me ocurren algunas ideas. Por ejemplo:

• Informar al viajero que sus respuestas a esta pregunta se compartirán con los altos ejecutivos. Esto debería hacer que los viajeros respeten sus respuestas y no inflen el valor esperado del viaje.
• Elegir al azar algunos viajes que tengan valores esperados altos, digamos por encima de 20.000 EUR y retirar ese dinero de su presupuesto de viaje.
• Pedirle al responsable de viajes que respalde o apruebe el valor esperado del viaje y combinar esto con cualquiera de las dos sugerencias anteriores.

¿Se puede aplicar este método para determinar el ROI de un viaje a cualquier otra cosa, como reuniones o eventos?

¡Oh sí! Este método funciona muy bien para muchas cosas, no sólo para viajes, reuniones o grandes eventos. Para eventos grandes, le pediría al responsable del evento que decida el coste máximo que podría justificar y (quizás) omitiría el paso de agregar el valor del tiempo de viaje.

Por otro lado, ¿cuál será el impacto de la sostenibilidad a medio plazo en los viajes de negocios?

A medio plazo, entre 3 y 5 años, creo que veremos a las empresas cambiar sus políticas de viajes, pasando de aquellas diseñadas para reducir los precios de los viajes a políticas diseñadas para reducir la cantidad de carbono asociada con un presupuesto de viaje.
Esto significará pagar más por viajes individuales, pero reducir el número de viajes y, por tanto, reducir la cantidad de carbono asociada con el presupuesto de viaje. Las empresas tendrán que pagar más para contaminar menos.

Al viajar menos, también tendremos menos poder para negociar precios con los proveedores. ¿Es esto un problema?

Sí, viajar menos significa menos poder de negociación. Pero en cualquier programa de viajes comprometido a alcanzar sus objetivos de reducción de carbono, los precios de viaje más altos son nuestro amigo, no el enemigo. Precios más altos significan menos viajes, lo que significa menos producción de carbono. Por lo tanto, es sorprendente pero cierto: los descuentos no ayudan a alcanzar los objetivos de reducción de huella de carbono.

Según tu experiencia, ¿es fácil implementar estos cambios, tanto a nivel de viajeros como de directivos?

No, no es fácil. Los responsables de compras y los ejecutivos financieros de hoy todavía se concentran mucho en bajar los precios, aumentar los “ahorros” y esperan que el problema del carbono también pueda resolverse de alguna manera. Esta actitud comenzará a cambiar rápidamente una vez que los requisitos del CSRD (Directiva sobre información corporativa en materia de sostenibilidad) entren en vigor.

¿Qué consejo le puede dar a un Travel Manager que quiera vender una de estas nuevas ideas a la alta dirección?

Comience mostrándole al director financiero una tabla parecida la del siguiente Gráfico.

Y luego pregúnteles si les gustaría tener esta información sobre el coste y beneficio de los viajes en su organización. Probablemente dirán: “Bueno, sí… pero, ¿qué tenemos que hacer para obtener estos datos?”.
¡Excelente! Ahora el director financiero está posicionado en la buena dirección, intrigado y dispuesto a considerar el coste (tiempo y esfuerzo) necesario para generar estos conocimientos.

Empiece aquí y diga “No estoy seguro, pero no creo que sea demasiado difícil. Tendremos que hacer algunas preguntas a los viajeros sobre sus viajes, antes y después de viajar. Pero una investigación realizada en EE. UU. muestra que alrededor del 90% de los viajeros y gerentes están de acuerdo con exigir esto. ¿Qué opinas? ¿Exploramos esto más?”

La jornada, celebrada en el Hotel Vincci Marítimo de Barcelona, congregó a más de 150 travel managers y profesionales del sector. Un evento donde se abordaron desde diferentes ámbitos los principales retos y tendencias del Travel Management, poniendo el foco en temas como la sostenibilidad, la digitalización o las nuevas fórmulas de movilidad corporativa.

Josep M. Anguera, Director de Ventas Regional de Vincci Hoteles, se encargó de empezar el programa de presentaciones con una ponencia sobre las innovaciones de la cadena en materia de sostenibilidad, digitalización y servicios específicos para clientes corporativos.
Tampoco faltó a la cita la división de empresas de Viajes El Corte Inglés, con la presencia de Juan José Legarreta, Director de la división, quien presentó un nuevo vídeo en el que se resumían las novedades y servicios de una de las principales agencias de viajes corporativos.
Laura Gámiz, Sales Manager de Payhawk España, presentó sus diferentes soluciones para facilitar la siempre compleja gestión de los gastos de viaje.
Pierre August Dumez, Regional Team Lead de Free Now for Business, aportó la visión de esta compañía sobre la sostenibilidad aplicada a las nuevas fórmulas de movilidad corporativa.
Eba Cabo, MICE Project Manager de Ratpanat, aportó la visión MICE a la jornada, explicando la importancia de la experiencia y las emociones a la hora de organizar un evento o un viaje de incentivo.
En el programa de la jornada no podía faltar la alta velocidad ferroviaria. Y en esta ocasión fue Rosa Iglesias, Sales Account de iryo, quien apuntó la creciente importancia en España para la movilidad de las empresas de este modo de transporte.

Laurent Perrier, Director General de Air France KLM para España y Portugal, presentó a Scott Gillespie, Key Speaker de la jornada, quien realizó una Masterclass sobre el valor de los viajes de negocios, cómo cuestionarse el ROI de estos desplazamientos y aportando una visión nueva y simple sobre una forma de medir el valor esperado de cualquier viaje antes de realizarlo.
Tras la ponencia de Gillespie, Frederic Schenk, Regional Sales Manager para el South Europe & Israel de Delta Airlines, presentó los nuevos servicios de la aerolínea para los viajeros de negocios.

Por su parte, Manuel Payá, Senior Account Executive de Uber for Business, desgranó la estrategia de futuro de la compañía, especialmente en materia de movilidad sostenible.
Javier Durán, Head of Expansion & Partners de 60 Días, abordó otra temática destacada en el ámbito del Travel & Expense: la recuperación del IVA de los tickets de viaje.
José Reina, Director Comercial de IAG7 Viajes, destacó la importancia de las políticas de RSC en los viajes corporativos, poniendo como ejemplo las propias políticas de IAG7.
Las tendencias y perspectivas del sector RaC fue el tema que abordó Vicky Ibarzo, Corporate Sales Manager de Sixt España.
Por último, Sajiv Harjani, Head of Sales Spain, Italy & Benelux de Cytric by Amadeus Travel, mostró las innovadoras herramientas que esta empresa está incorporando en materia de viajes colaborativos para aumentar la eficiencia de los desplazamientos y reducir costes.

La jornada terminó con una breve mesa redonda de conclusiones que contó con Fátima Bóveda, Travel Manager de Hijos de Rivera, y de los miembros de la dirección de IBTA: Begoña Blanco, Javier García Isac y Victor Noguer.

A continuación, los asistentes pudieron disfrutar de un cóctel-almuerzo que también sirvió para realizar nuevos contactos y compartir experiencias profesionales.