Los cambios tecnológicos, económicos y sociopolíticos están redefiniendo la forma en que operan las empresas y gestionan sus recursos. La necesidad de anticiparse a riesgos, ganar eficiencia y mantener el control presupuestario está llevando a las organizaciones a adoptar modelos más ágiles, apoyados en inteligencia artificial, automatización y una integración cada vez más profunda de los datos. Con este escenario como telón de fondo, SAP Concur identifica cinco tendencias clave que marcarán el futuro de la gestión de viajes y gastos y ofrece recomendaciones para que las empresas se mantengan a la vanguardia.

1. La IA, presente en cada etapa del viaje corporativo

La Inteligencia Artificial se ha consolidado como una de las tecnologías más transformadoras del ecosistema de viajes corporativos. En 2026, su impacto abarcará todas las fases del viaje: desde los procesos de reserva y aprobación hasta los controles biométricos en aeropuertos o el mantenimiento predictivo de infraestructuras críticas.

Las organizaciones están descubriendo el valor de la IA en múltiples áreas —finanzas, compras, recursos humanos o compliance— y los equipos de viajes y gastos pueden adelantarse integrando soluciones inteligentes directamente en los flujos habituales de reserva. Los viajeros ya confían en la IA no solo para planificar itinerarios, sino para gestionar de forma integral sus desplazamientos, adaptándose en tiempo real a cancelaciones, cambios operativos o incidencias imprevistas.

Más allá de la eficiencia, la IA se perfila como una herramienta clave para mejorar la seguridad del viajero y garantizar la continuidad del negocio, incluso en entornos de alta incertidumbre.

2. Construir la IA sobre una base sólida de confianza

Aunque el sector de los viajes corporativos fue históricamente prudente en la adopción de nuevas tecnologías, la inteligencia artificial ya está transformando la experiencia del empleado con soluciones más personalizadas, intuitivas y predictivas. Sin embargo, su éxito depende de un factor clave: la confianza.

La IA plantea desafíos relevantes en materia de privacidad, sesgos y fraude. Según datos de SAP Concur, uno de cada 100 recibos analizados puede ser una posible falsificación generada mediante herramientas de IA. Para mitigar estos riesgos, las empresas deben reforzar los estándares de calidad del dato, aplicar controles de seguridad avanzados y mantener siempre la supervisión humana. El objetivo no es sustituir a las personas, sino potenciar su capacidad de decisión, utilizando la IA como un aliado que aporte precisión, rapidez y fiabilidad.

3. Integración total de datos y aplicaciones

Las principales plataformas de colaboración del entorno laboral —como Microsoft Teams, Slack o Google Workspace— ya integran capacidades de inteligencia artificial en sus flujos de trabajo. Cada vez más, tareas como la gestión de gastos, la aprobación de informes o la reserva de viajes se realizan directamente desde estas herramientas.

Para aprovechar todo su potencial, las organizaciones deben priorizar la integración de sus fuentes de datos: itinerarios, informes de gastos, facturas, nóminas y sistemas financieros. Esta conectividad es clave para que la IA pueda validar información procedente de múltiples orígenes y ofrecer una visión unificada, coherente y fiable de cada transacción.

El resultado es una gestión más inteligente, con menos errores, mayor trazabilidad y mejor capacidad de análisis.

4. Innovar sin perder el control de los costes

La volatilidad económica y geopolítica seguirá marcando el contexto empresarial en 2026. En este entorno, uno de los grandes retos —especialmente para las pymes— será invertir en viajes corporativos con un retorno claro para el negocio, sin comprometer la liquidez.

La tecnología será un aliado fundamental para lograr este equilibrio. La automatización de procesos manuales de T&E, el cumplimiento normativo integrado en las reservas y el uso de analítica avanzada permitirán identificar oportunidades de ahorro y optimizar el gasto.

Herramientas como las tarjetas virtuales, los controles dinámicos de presupuesto y la auditoría automática de gastos aportarán transparencia, seguridad y control en tiempo real, reduciendo riesgos de fraude y mejorando la planificación financiera.

5. Una mentalidad que convierta los errores en impulso

La adopción de la Inteligencia Artificial no es solo una cuestión tecnológica, sino también cultural. Las organizaciones que lideran esta transformación están adoptando un enfoque “failure-forward”, que fomenta la experimentación, el aprendizaje rápido y la mejora continua.

La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos de los equipos financieros, que pueden centrarse en funciones de mayor valor añadido: optimizar presupuestos, anticipar necesidades y tomar decisiones basadas en datos. Para ello, será clave crear entornos ágiles que favorezcan la innovación y el desarrollo de nuevas competencias.

2026, un punto de inflexión para los viajes corporativos

De cara a 2026, la clave para las empresas será mantenerse ágiles y abiertas a la innovación. Aquellas que adopten estas tendencias estarán mejor preparadas para liderar en un entorno cada vez más dinámico y competitivo.

Así lo resume João Carvalho, director de SAP Finance & Spend Management en el Sur de Europa: “2026 marcará un verdadero punto de inflexión: la IA, la automatización y la integración inteligente de datos no solo redefinirán la gestión de viajes y gastos, sino también la forma en que las organizaciones abordan el cambio. En SAP Concur trabajamos para que esta transformación se traduzca en decisiones más inteligentes, operaciones más ágiles y un mayor control para las empresas”.

Según el estudio elaborado por Hostelería de España en colaboración con Edenred, el menú del día se ha encarecido hasta los 14,2 €, frente a los 14 € del ejercicio anterior. Pese a tratarse de un servicio tradicionalmente asequible y orientado a trabajadores, la presión de los costes limita la capacidad de los establecimientos para ajustar precios sin afectar a sus márgenes.

El contexto económico presiona los márgenes del sector

Aunque la facturación de la restauración creció un 3,4% en la media hasta agosto, la rentabilidad descendió un 0,6%, según datos del INE.
El incremento de los costes de producción continúa impactando en el sector. En primer lugar, el IPC registró en septiembre una variación anual del 3%, acumulando un 1,7% en los nueve primeros meses de 2025.
Además, el grupo de alimentos y bebidas mantiene subidas relevantes anuales en productos básicos como los huevos (+17,9%), carne de vacuno (+16,5% anual) o café (+19,9%). En el caso de los aceites, aunque el de oliva ha moderado su evolución reciente, otros aceites presentan un aumento del 18,2% anual y 7,5% acumulado.
A ello se añaden incrementos en otros factores clave como la electricidad, los alquileres o los costes laborales. En este último caso, +1,3% en el primer semestre, según la Encuesta Trimestral de Coste Laboral.

Grandes diferencias entre comunidades autónomas

El estudio revela variaciones significativas en el precio del menú del día según la región.

Canarias (13,0 €), Asturias (13,2 €), Andalucía (13,4 €) y Murcia (13,4 €) son las que tiene el menú más económico. En el otro lado de la balanza se sitúan Baleares (16,0 €), País Vasco (15,8 €) y Cataluña (15,4 €).

Tres comunidades —Baleares, Extremadura y País Vasco— no han registrado incrementos respecto al año anterior, manteniendo sus tarifas estables pese al contexto inflacionario.

En un escenario marcado por la incertidumbre económica, los viajes de negocios siguen siendo una pieza clave. Sin embargo, la forma en la que los empleados gestionan sus desplazamientos está cambiando. Algo normal si tenemos en cuenta que el 93% de los viajeros corporativos españoles ha sufrido recortes en sus dietas durante el último año. Es más, el 54% de los encuestados prevé que los presupuestos de viaje se estancarán o incluso caerán en 2025.
Como consecuencia, los viajeros de negocios españoles afirma haber modificado sus hábitos durante los desplazamientos: el 41% opta por comidas más económicas y el 30% incluso prepara su propia comida para no superar los límites asignados.

Confort a costa del bolsillo propio

A pesar de la reducción de recursos, los profesionales no están dispuestos a renunciar a ciertos niveles de confort. El 87 % de los viajeros españoles estaría dispuesto a cubrir determinados costes de su propio bolsillo.
Entre las prioridades figuran pagar por vuelos directos (34%), una noche extra de hotel (33%), alojamiento de mayor calidad (32%) o experiencias más sostenibles (26 %). En este capítulo toma relevancia la variable generacional. La Generación Z lidera esta tendencia a nivel global, con un 93% de disposición a invertir, seguida por los millennials (88%), la generación X (74%) y los baby boomers (62%).

El estudio refleja un cambio de actitud según el tipo de desplazamiento. En viajes de negocios, el 82% de los empleados españoles admite modificar sus patrones de gasto frente a los de ocio. En estos casos, el 38% se aloja en hoteles de mayor categoría, el 29 % elige vuelos directos aunque sean más caros y el 25 % apuesta por restaurantes de mejor nivel.
Este contraste subraya cómo el respaldo de la empresa influye en la toma de decisiones y en la percepción de valor de cada gasto.

Claves para las empresas

El informe de SAP Concur, elaborado por Wakefield Research en 24 países e incluyendo tanto a viajeros de negocios como a CFOs y Travel Managers, traza una imagen clara del viaje corporativo en 2025: menos presupuesto, más gasto personal y un nuevo equilibrio entre ahorro, comodidad y sostenibilidad.

Para João Carvalho, Head de SAP Concur para el Sur de Europa, “los recortes en los presupuestos de viaje están teniendo un impacto directo en la experiencia de los viajeros. Para las empresas, es fundamental comunicar qué cubre su política de viajes y qué queda fuera”.
En este sentido, Carvalho defiende que las soluciones integradas de gestión de viajes y gastos ayudan a definir políticas claras, orientar el comportamiento de los empleados y ofrecer alternativas más económicas o sostenibles sin comprometer la comodidad.

Ricoh ha confiado en las soluciones tecnológicas de SAP Concur para digitalizar y automatizar por completo los procesos de gastos, gestionando alrededor de 55.000 transacciones anuales en los 20 países de la región EMEA donde Ricoh está presente. Ello supone utilizar una solución centralizada y segura que permite automatizar la aprobación, el procesamiento, el pago y la generación de informes de las notas de gastos, eliminando errores inherentes a los procesos manuales y facilitando el cumplimiento de las normativas locales, tan diversas como sus entornos fiscales, contables y de protección de datos.

La implementación, llevada a cabo en un tiempo récord de pocos meses, supuso un reto significativo debido a las diferencias culturales y administrativas entre los distintos mercados beneficiando a una plantilla de más de 16.000 empleados.

Antonello Simoncini, EMEA Travel & Expenses Manager de Ricoh, destacó que “la integración automática de las notas de gasto en el ERP de Ricoh ha revolucionado la gestión de nuestros reembolsos, digitalizando y automatizando el proceso en nuestras entidades europeas”. Este cambio ha permitido a la empresa no solo ganar en eficiencia y productividad, sino también sentar las bases para futuras iniciativas de digitalización y sostenibilidad.
Joao Carvalho, head de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África, añadió: “Estamos muy satisfechos de haber contribuido a la transformación digital de Ricoh. Con Concur Expense, nuestros clientes simplifican por completo la gestión de gastos, ganando en eficiencia, visibilidad y control, y dedicando menos tiempo a tareas administrativas para centrarse en el crecimiento del negocio.”

Con esta exitosa implementación, Ricoh se plantea nuevas posibilidades para seguir integrando SAP Concur en sus operaciones, especialmente en sus recientes adquisiciones. La compañía evalúa, además, cómo la incorporación de tecnologías emergentes como la Inteligencia Artificial podría potenciar aún más sus procesos, reafirmando su compromiso con la transparencia y la eficiencia en la gestión de gastos.
La iniciativa no solo marca un hito en la optimización operativa de Ricoh, sino que también sienta un precedente en el sector, demostrando cómo la digitalización puede transformar procesos críticos en entornos empresariales complejos y diversos.

De hecho, Ricoh fue premiada en los Premios Business Travel & MICE 2024 organizados por IBTA, consiguiendo el galardón como BEST PRACTICE EN TRANSFORMACIÓN DIGITAL TRAVEL & EXPENSE. Además, Antonello Simoncini fue premiado como TRAVEL MANAGER DEL AÑO 2024, junto a Anna Ribera, Travel Manager de CaixaBank.

SAP Concur, la división de SAP especializada en la gestión de viajes corporativos y control de gastos, celebró en Madrid su evento anual SAP Concur Day, con David Broncano como maestro de ceremonias.
La jornada se centró en las tendencias clave que están marcando la evolución del Business Travel, como la digitalización, la inteligencia artificial generativa y la sostenibilidad.

Uno de los anuncios más destacados del evento fue la incorporación de la oferta ferroviaria de iryo a la plataforma Concur Travel, una integración que estará disponible para los clientes en el segundo semestre de 2025.
De esta manera, los viajeros corporativos podrán reservar billetes de Iryo dentro de la política de viajes de sus empresas y acceder a tarifas negociadas, facilitando la comparación de opciones en una única pantalla junto a las de Renfe, ya presente en la plataforma. Esta novedad permitirá a las empresas fomentar el uso del tren como alternativa sostenible en sus desplazamientos.

Compromiso con la sostenibilidad

Otro de los anuncios de la jornada fue que SAP Concur se ha convertido en la primera en integrar cálculos de emisiones de gases de efecto invernadero, en todas las modalidades de transporte, certificados según la norma ISO 14083. Esta certificación permite a las empresas calcular con precisión su impacto ambiental en todos los medios de transporte y facilita el cumplimiento de normativas como la Directiva de Informes de Sostenibilidad Corporativa (CSRD) de la Unión Europea.

La inteligencia artificial en la optimización de viajes y gastos

El evento también abordó el impacto de la inteligencia artificial en la gestión de viajes y gastos, mostrando cómo esta tecnología está transformando procesos clave como la auditoría interna y la detección de fraudes. Además, se analizó cómo los asistentes virtuales han revolucionado las reservas de viajes, ofreciendo rapidez, precisión y una experiencia de usuario optimizada.

João Carvalho, director de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África, subrayó que «la inteligencia artificial ha cambiado la forma en que trabajamos, mejorando la experiencia del viajero corporativo. Sin embargo, su verdadero potencial se alcanza cuando se combina con los partners adecuados, permitiendo una gestión de viajes más eficiente y sostenible».

A través de las respuestas de travel managers y responsables financieros, hemos elaborado un estudio sobre cómo gestionan los gastos de viaje las empresas de nuestro país. Las conclusiones permiten a los diferentes responsables de esta parcela tener una visión global sobre cómo lo están haciendo respecto a otras empresas de su entorno. (haz click aquí para descargar el estudio)

Métodos de pago para los gastos de viaje

Todavía existe mucho campo de mejora en el ámbito de la optimización de la gestión de gastos. Según el estudio, el adelanto del pago por parte del empleado y el posterior reembolso del gasto es el método más utilizado por las empresas españolas (66 %), seguido del uso de tarjetas de empresa de entidades bancarias tradicionales.

De las empresas que reembolsan a posteriori los gastos de viaje, la opción más utilizada es el reembolso mediante transferencia bancaria puntual, así como el reintegro de dichos gastos dentro de la nómina. Y todavía existe casi un 10 % que incluso realiza estos reembolsos en efectivo. En cuanto al tiempo de devolución, casi la mitad de las empresas afirma hacerlo en menos de 15 días, lo que podría perjudicar la satisfacción del empleado.

«Mejorar la automatización y digitalización de la gestión de gastos es el concepto más mencionado al preguntar sobre futuros cambios o mejoras en este capítulo»

También es interesante conocer cómo funcionan las aprobaciones y autorizaciones de gastos de viaje. En este sentido, el 44 % necesita un único nivel de aprobación, mientras que el 35 % requiere varios niveles y más del 20 % depende de políticas predefinidas por importe, justificación o responsabilidad.

Pocas sorpresas en cuanto a la tipología de gastos más habituales autorizados en las políticas de viaje: restaurantes, transportes y hoteles figuran como los gastos más comunes en este punto.

Uso de herramientas tecnológicas

Gracias a la participación tanto de travel managers como responsables financieros, en algunos capítulos se pueden observar diferencias relevantes entre las empresas donde el travel manager es también el responsable de la gestión de gastos.

A pesar de que es el departamento financiero quien gestiona estos gastos, un 70 % de los financieros indica que los empleados de su empresa no cuentan con una aplicación móvil para gestionar los gastos de viaje. Por otro lado, más de la mitad de los travel managers sí usan este tipo de aplicaciones para gestionar los gastos de viaje, lo que beneficia una gestión más eficiente de los gastos.

«El 29 % de los travel managers y el 19 % de los responsables financieros tienen previsto modificar o restringir la política de gastos»

En cualquier caso, la automatización de gastos de viaje todavía es una tarea pendiente en nuestro país. De hecho, mejorar la automatización y digitalización de la gestión de gastos es el concepto más mencionado al preguntar sobre futuros cambios o mejoras en este capítulo, por delante del control de costes y fraude.

En este mismo sentido, son muchos los responsables que todavía experimentan problemas con un capítulo tan importante como la deducción de gastos. El 71 % de los travel managers y el 55 % de responsables financieros enfrenta dificultades de algún tipo a la hora de presentar la documentación necesaria para la deducción de gastos, lo que ofrece la oportunidad de incorporar soluciones y herramientas que faciliten esta tarea.

Prioridades

Volvemos a encontrar diferencias importantes entre prioridades y formas de gestionar en función del perfil profesional encargado de los gastos de viaje. Los travel managers priorizan el cumplimiento de políticas, mientras que los directores financieros se centran en el control de costes.

También llama la atención la baja preocupación que genera el fraude potencial (21 % de los travel managers y 9 % de los directores financieros), a pesar de haber tenido experiencias previas.

En cuanto a posibles cambios o restricciones en políticas de gastos de viaje, solo el 29 % de los travel managers y el 19 % de los responsables financieros tienen previsto modificar o restringir la política de gastos. De hecho, casi tres cuartas partes de los responsables financieros no está considerando ningún tipo de modificaciones o restricción. En cambio, cerca de la mitad de los travel managers afirma estar en pleno proceso de cambio.

Por último, poco más del 25 % de los encuestados afirma contar con una herramienta de gestión de gastos que también sea capaz de medir la huella de CO² de los mismos. De hecho, más de la mitad de los encuestados no está familiarizado con este tema o, directamente, nunca había oído hablar de ello. Contar con una herramienta que cuantifique de manera automática el CO2 asociado a los gastos de viaje permite mejorar la transparencia de las operaciones, al tiempo que ayuda a las empresas a cumplir con las nuevas normativas y apoyar sus propias iniciativas ESG.

«Todavía existe casi un 10 % de empresas que realiza los reembolsos de los gastos de viaje en efectivo»

Según Iñigo Aguirre, Vicepresidente de Business Development de Payhawk, “en el campo de la gestión de gastos todavía queda mucho camino por recorrer en cuanto a la adopción de herramientas y sistemas de gestión de viajes que permitan automatizar el reporte de gastos.”

“La automatización progresiva y la implantación de herramientas digitales pueden mejorar la eficiencia y la transparencia en el proceso de gestión de gastos. Además, esto ofrece la oportunidad de explorar nuevas tecnologías como la Inteligencia Artificial, para mejorar el análisis predictivo y la optimización de los gastos, además de garantizar un mayor seguimiento de la huella de carbono de los viajes de empresa, algo fundamental en el momento actual”, concluye.

Si quieres conocer más detalles, tendencias y datos sobre cómo gestionan los gastos de viaje las empresas españolas, haz click aquí para descargarte nuestro estudio.

Según el análisis de esta empresa especializada en gestión de notas de gastos y viajes corporativos, McDonald’s, Glovo, Meliá, Repsol, Saba o Vueling son las empresas en las que más gastan los trabajadores de las empresas españolas.
Como apunta Oscar Llonch, CRO de Inology, empresa desarrolladora de Tickelia, “la ventaja de digitalizar los tiques y analizar el origen de los gastos es que las empresas pueden impulsar determinadas políticas de gastos que pueden suponer un ahorro importante para las empresas, pero también diseñar acuerdos de colaboración y fidelización con terceras marcas en beneficio de los empleados”.

Del informe se desprende que los principales gastos de los empleados se producen en los sectores y subsectores de: restauración (comida rápida, apps y servicios de comida a domicilio…), aerolíneas, desplazamientos cortos, gasolineras, parkings y hoteles.

El informe de Tickelia revela también las marcas más demandadas en cada categoría. En los gastos en aerolíneas Vueling (37 %) se impone sobre Ryanair (32 %) e Iberia (32 %).
En el caso de las hamburgueserías, McDonald’s (57%) es la marca preferida frente a Burger King (30%) o Goiko (13%).
Las apps más usadas para pedir comida son Glovo (79%), Uber Eats (12%) y Just Eats (9%).
Y en lo que se refiere a desplazamientos cortos, los VTC (46 %) se usan más que los taxis (40%) y el transporte público (14%).

En las gasolineras la preferida es Repsol (68%) por delante de Cepsa (23%) y BP (11 %), mientras que, en los parkings, los más frecuentados son los de Saba (38 %) y Aena (35 %) frente a los de Empark (20 %) e Índigo (7 %). Por último, los hoteles más habituales son los Meliá Hotels International (44 %), seguidos de Barceló Hotel Group (31 %) y Eurostars Hotel Company Hotusa (25 %).

Estas conclusiones han sido realizadas tras analizar más de 50 millones de tiques de gastos reportados a través de la plataforma Tickelia por parte de empleados de más de 2.000 empresas.