La compañía especializada en automatización y gestión de gastos Captio ha analizado en este informe más de 1.672.000 notas de gasto de 84.000 trabajadores pertenecientes a 750 empresas clientes con el objetivo de detectar cómo, dónde y por qué se producen fraudes a la hora de gestionar tiques y notas de gasto.

Sin duda se trata de un tema de especial preocupación entre las corporaciones. Un hecho que queda demostrado con uno de los datos de este informe: el 68% de los usuarios clientes de Captio tiene alertas configuradas para detectar fraudes e irregularidades. Un porcentaje que sube hasta el 95% en el caso de empresas medianas y grandes (más de 250 trabajadores).

Además, las compañías son conocedoras de las distintas tipologías de fraude. De ahí que no sea de extrañar que los usuarios de Captio configuren de media 6 alertas distintas.
Sin embargo, el informe concluye que existen tres grandes grupos de irregularidades:

fraude por importe, fraude por fecha y fraude por justificante:

• El 27% de los fraudes se produce por superar el importe máximo autorizado por gasto. Es decir, cuando el coste declarado excede el límite establecido por la política corporativa.
• El 23% de los casos corresponde a gastos que no se corresponden con el período comprendido en el reporte de gastos presentado.
• El tercer gran grupo (22%) es de los tiques editados, que han sido manipulados de alguna forma.

Por otro lado, hay que destacar que son las empresas pequeñas (menos de 50 trabadores) las que padecen un mayor porcentaje interno de fraudes. Concretamente un 8% respecto a las empresas medianas y grandes.

Justificaciones ante el fraude

El informe de Captio también ha analizado el fraude interno por edad y género. Son los hombres entre 18 y 34 años los que presentan una mayor tasa de irregularidades en las notas de gasto. Concretamente un 18,4%. En las mujeres, el porcentaje más alto de fraude se sitúa en la franja de los 35 a 54 años. Eso sí, bajando al 8%.

En cuanto a las razones aducidas ante las irregularidades en las notas de gasto, el 45% de hombres y mujeres afirman estar compensando otros gastos de menor entidad de los que no pueden solicitar reembolso.
Pero también existen diferencias entre hombres y mujeres en lo que a las justificaciones se refiere. El 14% de los hombres y el 10% de las mujeres afirman que “se lo merecen” por los viajes y el trabajo nocturno.
Destaca también que el 50% de los hombres simplemente “quería más dinero”. Los hombres responden tres veces más que las mujeres a la afirmación que “la política de gastos lo ponía muy fácil”. Y 4 veces más mujeres que hombres responden que la cantidad del fraude es pequeña y no afecta a la situación financiera de la empresa.

El coste del fraude

Tras analizar más de 1,6 millones de notas de gastos, Captio concluye que un 15% de éstas no cumple con las políticas de gasto establecidas por las compañías. Un porcentaje que se ha incrementado respecto a dos los últimos años: 13% en 2018 y 12% en 2017.

El coste de este fraude para las 750 empresas analizadas es de 57.320.000€ (más del doble que los datos del Informe de Captio de 2018). Y ello se traduce en una media de 76.426€ anuales por empresa, siendo el coste medio por empleado de 676,57€.

El informe también concluye que el importe medio de tique fraudulento alcanza los 34,72€.

Si se desglosa por tipologías de fraude vemos que superar el importe máximo (15,6 M€), los tiques antiguos (13 M€) y los editados (18,2 M€) son los que generan mayores pérdidas.