Los cambios tecnológicos, económicos y sociopolíticos están redefiniendo la forma en que operan las empresas y gestionan sus recursos. La necesidad de anticiparse a riesgos, ganar eficiencia y mantener el control presupuestario está llevando a las organizaciones a adoptar modelos más ágiles, apoyados en inteligencia artificial, automatización y una integración cada vez más profunda de los datos. Con este escenario como telón de fondo, SAP Concur identifica cinco tendencias clave que marcarán el futuro de la gestión de viajes y gastos y ofrece recomendaciones para que las empresas se mantengan a la vanguardia.

1. La IA, presente en cada etapa del viaje corporativo

La Inteligencia Artificial se ha consolidado como una de las tecnologías más transformadoras del ecosistema de viajes corporativos. En 2026, su impacto abarcará todas las fases del viaje: desde los procesos de reserva y aprobación hasta los controles biométricos en aeropuertos o el mantenimiento predictivo de infraestructuras críticas.

Las organizaciones están descubriendo el valor de la IA en múltiples áreas —finanzas, compras, recursos humanos o compliance— y los equipos de viajes y gastos pueden adelantarse integrando soluciones inteligentes directamente en los flujos habituales de reserva. Los viajeros ya confían en la IA no solo para planificar itinerarios, sino para gestionar de forma integral sus desplazamientos, adaptándose en tiempo real a cancelaciones, cambios operativos o incidencias imprevistas.

Más allá de la eficiencia, la IA se perfila como una herramienta clave para mejorar la seguridad del viajero y garantizar la continuidad del negocio, incluso en entornos de alta incertidumbre.

2. Construir la IA sobre una base sólida de confianza

Aunque el sector de los viajes corporativos fue históricamente prudente en la adopción de nuevas tecnologías, la inteligencia artificial ya está transformando la experiencia del empleado con soluciones más personalizadas, intuitivas y predictivas. Sin embargo, su éxito depende de un factor clave: la confianza.

La IA plantea desafíos relevantes en materia de privacidad, sesgos y fraude. Según datos de SAP Concur, uno de cada 100 recibos analizados puede ser una posible falsificación generada mediante herramientas de IA. Para mitigar estos riesgos, las empresas deben reforzar los estándares de calidad del dato, aplicar controles de seguridad avanzados y mantener siempre la supervisión humana. El objetivo no es sustituir a las personas, sino potenciar su capacidad de decisión, utilizando la IA como un aliado que aporte precisión, rapidez y fiabilidad.

3. Integración total de datos y aplicaciones

Las principales plataformas de colaboración del entorno laboral —como Microsoft Teams, Slack o Google Workspace— ya integran capacidades de inteligencia artificial en sus flujos de trabajo. Cada vez más, tareas como la gestión de gastos, la aprobación de informes o la reserva de viajes se realizan directamente desde estas herramientas.

Para aprovechar todo su potencial, las organizaciones deben priorizar la integración de sus fuentes de datos: itinerarios, informes de gastos, facturas, nóminas y sistemas financieros. Esta conectividad es clave para que la IA pueda validar información procedente de múltiples orígenes y ofrecer una visión unificada, coherente y fiable de cada transacción.

El resultado es una gestión más inteligente, con menos errores, mayor trazabilidad y mejor capacidad de análisis.

4. Innovar sin perder el control de los costes

La volatilidad económica y geopolítica seguirá marcando el contexto empresarial en 2026. En este entorno, uno de los grandes retos —especialmente para las pymes— será invertir en viajes corporativos con un retorno claro para el negocio, sin comprometer la liquidez.

La tecnología será un aliado fundamental para lograr este equilibrio. La automatización de procesos manuales de T&E, el cumplimiento normativo integrado en las reservas y el uso de analítica avanzada permitirán identificar oportunidades de ahorro y optimizar el gasto.

Herramientas como las tarjetas virtuales, los controles dinámicos de presupuesto y la auditoría automática de gastos aportarán transparencia, seguridad y control en tiempo real, reduciendo riesgos de fraude y mejorando la planificación financiera.

5. Una mentalidad que convierta los errores en impulso

La adopción de la Inteligencia Artificial no es solo una cuestión tecnológica, sino también cultural. Las organizaciones que lideran esta transformación están adoptando un enfoque “failure-forward”, que fomenta la experimentación, el aprendizaje rápido y la mejora continua.

La automatización de tareas administrativas libera tiempo y recursos de los equipos financieros, que pueden centrarse en funciones de mayor valor añadido: optimizar presupuestos, anticipar necesidades y tomar decisiones basadas en datos. Para ello, será clave crear entornos ágiles que favorezcan la innovación y el desarrollo de nuevas competencias.

2026, un punto de inflexión para los viajes corporativos

De cara a 2026, la clave para las empresas será mantenerse ágiles y abiertas a la innovación. Aquellas que adopten estas tendencias estarán mejor preparadas para liderar en un entorno cada vez más dinámico y competitivo.

Así lo resume João Carvalho, director de SAP Finance & Spend Management en el Sur de Europa: “2026 marcará un verdadero punto de inflexión: la IA, la automatización y la integración inteligente de datos no solo redefinirán la gestión de viajes y gastos, sino también la forma en que las organizaciones abordan el cambio. En SAP Concur trabajamos para que esta transformación se traduzca en decisiones más inteligentes, operaciones más ágiles y un mayor control para las empresas”.

El business travel ya no responde a los patrones tradicionales. Lejos de ser un simple desplazamiento profesional, el viaje corporativo se consolida como una herramienta estratégica para el crecimiento empresarial, la gestión del talento y la sostenibilidad. Así lo refleja el Corporate Travel Study 2025 de Deloitte, que apunta a un cambio profundo en la forma en que las empresas planifican y gestionan la movilidad de sus equipos.

El estudio revela que el 74% de los travel managers ha incrementado su presupuesto de viajes respecto a 2024, aunque el 54% identifica el aumento de los costes como el principal freno a la movilidad corporativa. A pesar de este contexto, los eventos presenciales mantienen su papel clave: dos tercios de los profesionales prevén asistir al menos a una gran feria, convención o encuentro sectorial al año. En este escenario, BizAway identifica seis grandes tendencias que definirán el corporate travel en 2026.

Micro-trips de 12 horas: menos viajes, mayor retorno

La optimización del ROI se impone como prioridad. En 2026, las empresas viajarán menos, pero de forma mucho más selectiva, apostando por los llamados micro-trips de 12 horas. Se trata de desplazamientos exprés, normalmente dentro de la misma jornada, diseñados para reuniones clave, visitas estratégicas o desbloqueo de oportunidades comerciales sin alterar la operativa diaria.
Según Deloitte, disminuye el número de viajeros ocasionales y aumenta el de profesionales que realizan entre seis y diez viajes anuales, una señal clara de un enfoque más estratégico, con menos pernoctaciones y mayor impacto en menos tiempo.

Bleisure-biz: bienestar y productividad van de la mano

El concepto bleisure también evoluciona. Ya no se trata de prolongar el viaje con días de ocio, sino de integrar momentos de desconexión sin incrementar los costes. Este nuevo enfoque, denominado bleisure-biz, se consolida como una herramienta para mejorar el bienestar psicológico, el engagement y la retención del talento, especialmente entre los empleados que viajan con mayor frecuencia.
Para las áreas de Recursos Humanos, el viaje se convierte así en un elemento clave del equilibrio entre vida personal y profesional, sin perder de vista la eficiencia y la productividad.

AI-butler travel: la inteligencia artificial toma el control del viaje

La figura del AI-butler emerge como uno de los grandes protagonistas del business travel. Se trata de asistentes inteligentes capaces de gestionar políticas de viaje, reservas, cambios de última hora, optimización de costes y reporting de forma automatizada.
Más del 60% de los travel managers ya invierte en soluciones tecnológicas avanzadas para reducir la complejidad operativa. Las plataformas basadas en inteligencia artificial permiten liberar tiempo, minimizar errores y ofrecer una experiencia de viaje mucho más fluida y eficiente.

La sostenibilidad, integrada en la toma de decisiones

La sostenibilidad deja de ser un valor añadido para convertirse en una decisión estructural. Cada vez más compañías incorporan criterios ESG en la gestión del viaje corporativo, integrando indicadores medioambientales junto a los económicos en sus travel policies.
Desde BizAway destacan dos tendencias claras: la sustitución de vuelos de corta distancia por el tren y una planificación más anticipada de los desplazamientos. En 2026, la huella de carbono será un parámetro clave para evaluar el rendimiento del viaje corporativo.

Meet & grow: el regreso del valor del encuentro presencial

En un entorno laboral híbrido, el contacto humano recupera protagonismo. El enfoque meet & grow concibe el viaje como un catalizador de relaciones, alianzas y crecimiento empresarial. Eventos, ferias, formaciones y encuentros con clientes y socios estratégicos se consolidan como espacios clave para generar valor.
Casi dos tercios de los profesionales ya preveían asistir al menos a un gran evento en 2025, una tendencia que continuará al alza en 2026, reforzando el papel del viaje corporativo como motor de desarrollo empresarial.

Flow-flex mobility: flexibilidad total como nuevo estándar

La flexibilidad se convierte en un pilar esencial del business travel. Cancelaciones, retrasos, cambios de agenda y prioridades dinámicas exigen una gestión capaz de absorber imprevistos sin frenar el negocio. El concepto flow-flex mobility describe este nuevo modelo, basado en políticas flexibles, reservas modificables y herramientas digitales capaces de reconfigurar itinerarios en segundos.

“El business travel atraviesa un momento clave de transformación”, señala Luca Carlucci, CEO y cofundador de BizAway. “Las empresas ya no piensan en volumen, sino en valor. Buscan viajes inteligentes, sostenibles, flexibles y respaldados por tecnología avanzada. Nuestro objetivo es convertir el viaje en un acelerador del negocio y no en un centro de coste”, concluye Carlucci.