Las licitaciones hoteleras continúan siendo uno de los procesos más intensivos en gestión administrativa dentro de los programas de viajes corporativos. La identificación de establecimientos, el envío de solicitudes, el seguimiento de respuestas, la comparación de propuestas y el cierre de acuerdos siguen dependiendo en buena medida de correos electrónicos, hojas de cálculo y tareas manuales.

Con el objetivo de automatizar parte de este trabajo nace Silv-IA, una startup española que aplica inteligencia artificial y automatización a la contratación hotelera corporativa. Su plataforma está planteada para los tres principales participantes en estos procesos: empresas, compañías de gestión de viajes (TMC) y hoteles.

Según los análisis realizados por Silv-IA, en un escenario de máxima maduración del proceso, las horas de trabajo destinadas a una licitación podrían reducirse hasta un 75%, mientras que el periodo comprendido entre su lanzamiento y el cierre de los acuerdos anuales podría acortarse hasta un 50%.

La compañía precisa que estos porcentajes representan estimaciones sobre el potencial máximo de automatización del proceso y que no deben interpretarse como resultados generalizables actualmente.

Automatización desde la solicitud hasta la comparación de ofertas

La plataforma busca actuar sobre diferentes fases de una licitación hotelera, incluyendo la preparación y lanzamiento de solicitudes, el seguimiento de las respuestas recibidas, la comparación de las propuestas y la organización de la información necesaria para tomar decisiones.

La automatización de los seguimientos también pretende reducir los periodos de inactividad que se producen entre las distintas fases de negociación.

El planteamiento de Silv-IA incluye además a los hoteles. Sus equipos comerciales reciben habitualmente solicitudes procedentes de distintas empresas y agencias, con formatos, condiciones y calendarios diferentes. La plataforma busca estructurar este intercambio de información para facilitar la gestión de las propuestas.

Para las empresas, la herramienta pretende simplificar la definición de necesidades y el análisis de las ofertas recibidas. En el caso de las TMC, el objetivo es reducir las tareas administrativas para dedicar más recursos a la consultoría y la negociación. Para los hoteles, se plantea facilitar la recepción y gestión de las solicitudes de contratación.

“El proceso involucra a tres actores y, si realmente queremos transformarlo, tenemos que aportar valor a los tres: empresa, TMC y hotel”, explican los fundadores.

Dos años de desarrollo junto al sector

Silv-IA está impulsada por cuatro socios con perfiles vinculados a la gestión de viajes, la tecnología y el desarrollo empresarial.

Silvia Magdaleno, con experiencia como Travel Manager, se ha encargado principalmente de la arquitectura funcional y las operaciones. Aitor Torres y Esteban Sorribas son responsables del área tecnológica y del desarrollo del software, mientras que David Moré centra su actividad en la estrategia y el desarrollo de negocio.

El proyecto acumula alrededor de dos años de desarrollo en colaboración con empresas, agencias y otros profesionales del sector. Durante este periodo, el equipo ha trabajado en la adaptación de la plataforma a las necesidades de los distintos participantes en una licitación hotelera.

La filosofía de la compañía pasa por utilizar la automatización para reducir el trabajo repetitivo sin eliminar la intervención del profesional en las fases de análisis y negociación.

“El objetivo no es sustituir al profesional, sino liberar su tiempo para que pueda concentrarse en las decisiones que aportan valor”, señalan los socios.

Financiada por sus cuatro fundadores

Hasta el momento, Silv-IA ha sido financiada íntegramente por sus fundadores, que han asumido la inversión destinada al desarrollo de la solución.

La startup contempla recurrir posteriormente a una ronda de financiación para acelerar la evolución tecnológica de la plataforma, su comercialización y su expansión internacional.