Escuché al motivador americano Zig Ziglar decir … «si le gustas a la gente te escucharan, pero si confían en ti, harán negocios contigo». La confianza es quizás el factor que más incide para que las relaciones humanas funcionen. Así lo afirma Stephen R. Covey al decir: «Cuando la confianza es alta, la comunicación es fácil, instantánea y efectiva».

Este querer generar confianza hacia los clientes corporativos, es quizás el mayor motivo por el que cada año crece el número de proveedores del business travel que buscan adquirir el sello de confianza que la IBTA Asociación Ibérica de Viajes de Negocio. Un servicio que la asociación ha creado para sus miembros y socios en virtud de recomendarles cuales son las empresas con mayor solvencia y profesionalidad en el amplísimo y variado mercado Business Travel y del MICE. 

Estas son las 12 últimas incorporaciones al Distintivo VQS – Verified Quality Supplier by IBTA . La asociación IBTA ha anunciado que podrían aparecer más proveedores del business travel acreditados a lo largo de este año. 

Proveedores del Business Travel que se han unido al VQS en 2019 

Travel & Expense Management Solutions

Sarce es un proveedor global de soluciones especializadas en el Business Travel. Con su suite de soluciones Sarce Travel, optimiza de forma integral la gestión de viajes y notas gastos, así como la gestión de flotas, homologada con la AEAT (paperless) y adaptada para empresas medianas y grandes con su solución Enterprise o con una solución estandarizada para pequeñas empresas.

SAP Concur es el proveedor líder mundial de servicios y soluciones integradas de gestión de viajes (travel management) y notas de gastos de viajes (expense management).

Expensya es un software de gestión de gastos.Moderniza la forma de administrar las notas de gastos simplificando los procesos internos. Con homologación de la AEAT y de las Agencias Tributarias Forales, 

Travel Management Companies

Aervio es una plataforma de gestión de viajes corporativos, fundada en 2016 por un equipo de expertos en tecnología, negocios y viajes. Aervio ofrece nuevas soluciones de administración inteligente para los viajes de negocios.

TravelPerk nace en 2015, después de que uno de sus co-fundadores vendiera una startup previa a Booking.com. Trabajando para los gigantes pudieron comprobar que los viajes de negocios estaban estancados desde hacía décadas en cuanto a tecnología y servicio. 

Plataformas tecnológicas de reservas y gestión de hoteles y apartamentos  

Homelike es la mayor plataforma de apartamentos corporativos por estancias superiores a un mes de Europa. Dispone de más de 50.000 apartamentos en 400 ciudades de Europa.

AIRBNB Business 

AirBnb es el líder Mundial en alojamientos. Más de 6 millones de alojamientos. 191 países en el mundo y más de 65 mil ciudades. Airbnb creo en 2018 su división especializada en Business Travel.

Hoteles 

RIU Hotels & Resorts es una empresa española con sede en Palma de Mallorca, fundada por la familia Riu en 1953. Cuenta con más de 90 hoteles en Europa, América, África y Asia.

Only YOU Hotels es una marca urbana lifestyle perteneciente al grupo Palladium Hotel Group. Actualmente cuentan con dos hoteles localizados en Madrid.

Preferred Hotels & Resorts

Preferred Hotels & Resorts, es una de las grandes «soft brands» mundiales, ofrece una colección de más de 700 hoteles independientes de todo el mundo.

Continental Hotels inició su actividad en 1985 como negocio familiar en Portugal. Fue en 2009 cuando el grupo se expandió al mercado español. el grupo cuenta con 20 hoteles.

Corinthia Hotels

Corinthia Hotels, con sede central  en Malta, es un importante operador y desarrollador de los hoteles para Europa, África y Oriente Medio.

El Hotel Gran Bilbao es el hotel de referencia MICE en Bilbao, un vanguardista establecimiento de 202 habitaciones y más de 1.800 metros cuadrados de espacio para eventos.

La Finca Golf y Spa Resort, ubicado muy cerca de Alicante, ofrece la opción ideal tanto para el viajero de negocios como para la realización de reuniones y eventos corporativos.

Proveedores del business travel con el VQS Verified Quality Supplier renovados

Las nuevas incorporaciones al Distintivo VQS – Verified Quality Supplier by IBTA  se unen a una lista de 50 empresas que ya disponían del distintivo VQS en 2018 y que también han renovado en 2019.

Travel & Expense Management Solutions

Travel Management Companies

Plataformas tecnológicas de reservas y gestión de hoteles y apartamentos  

Aerolíneas

Hoteles

Movilidad corporativa

Expatriación

Links

Para los que quieran más información sobre estas empresas,  IBTA ha creado un buscador online con mucha información de todos los proveedores acreditados con el distintivo de confianza.

Redacción Travel Manager España

Ha sido desarrollada para Travelport por Travel Loop. Esta nueva herramienta de auto-reserva automática permite a los usuarios agregar contenido de múltiples fuentes. Con ello se incluye más de 400 aerolíneas y las principales plataformas de distribución de hoteles. Además, se beneficia del Rich Content and Branding de Travelport.

Personalizada y compatible con otros sistemas

La Self Booking Tool gracias a su Responsive Web Design, se adapta a los dispositivos móviles y proporciona a los usuarios una experiencia personalizada. Organiza el contenido basado en perfiles y resalta las tarifas negociadas y corporativas. Es compatible con los sistemas de gestión de gastos, compras y recursos humanos. Esta herramienta tiene la capacidad de integrarse con los sistemas existentes. Al igual que, proporcionar a los usuarios finales las mejores soluciones de viaje posibles.

Fred Lindgren, Director General de Travelport España, dijo: “Estamos encantados de lanzar esta Self Booking Tool en España con el apoyo de Travel Loop. Travel Loop es el socio ideal para realizar este importante paso. Podemos aprovechar sus soluciones técnicas innovadoras para el sector. Estamos encantados de que los viajeros corporativos y las TMC puedan utilizar esta solución, en particular porque podrán adaptar la herramienta para satisfacer sus propias necesidades”

José Arias Ruiz, Consejero Delegado de Travel Loop, añadió: «Nos enorgullece apoyar a Travelport en el lanzamiento de la herramienta de la Self Booking Tool. Además de proporcionar la capacidad de integrarla con los sistemas existentes. Estamos deseando trabajar con Travel Managers y TMC de toda España. Queremos implementar la solución y ver a sus clientes obtener beneficios».

Jennifer Muñoz Ramírez, Responsable Compras Estratégicas, Viajes, Congresos y Eventos del Grupo B. Braun España.

Iniciando su etapa en B. Braun a comienzos del año 2008 como colaboradora de la Dirección General, Jennifer Muñoz gestiona hoy el departamento de Compras Estratégicas, Viajes, Congresos y Eventos del Grupo B. Braun. La compañía tiene competencias en 18 áreas terapéuticas ofreciendo una gama de 5.000 productos y 120.000 referencias. Cuenta con más de 55.000 empleados en todo el mundo y está presente en 64 países. Puesto que su experiencia profesional procedía del sector financiero, la gestión y la consultoría para empresas, empezar en B. Braun supuso iniciar un proyecto en un sector distinto, por el que se sentía muy motivada.

¿Hasta dónde llega tu responsabilidad en B. Braun?

El Departamento de Viajes, Congresos y Eventos del Grupo B. Braun España está integrado dentro del Departamento de Compras Estratégicas de la compañía y en dependencia directa de la Dirección Financiera, por las sinergias que se generan tanto a nivel de negociación de tarifas como de centralización de gastos derivados de la gestión.

La responsabilidad ejercida en este caso, conlleva la negociación de tarifas directamente con todos los proveedores, la gestión propia del equipo para la operativa diaria del Business Corporate y eventos, el reporting y la consecuente estrategia de análisis de proveedores. También mejoras en calidad de servicios, seguridad del viajero y Risk Management, entre otros.

«ES IMPORTANTE DAR AL USUARIO, LA OPCIÓN DE PODER AUTOGESTIONARSE LOS VIAJES»

¿Qué ventajas o inconvenientes supone tener en el mismo departamento de viajes la organización del MICE también? ¿Crees que es una tendencia al alza?

El Business Corporate ha cambiado mucho en estos últimos años. Las empresas no estaban tan especializadas en el sector MICE. Los nuevos sistemas de información, las Online Booking Tools y otros modelos de reporting han permitido a los viajeros ser mucho más autónomos en la gestión de sus viajes.

«LA BÚSQUEDA CONSTANTE DE ESTRATEGIAS Y VÍAS DE NEGOCIACIÓN, ES LO QUE NOS PERMITE SER COMPETITIVOS EN NUESTRA GESTIÓN»

Este factor ha permitido a los equipos que gestionan los viajes de la organización, especializarse en la organización de eventos, un ámbito que aporta numerosas ventajas competitivas, ya que el poder de negociación que conlleva una gestión centralizada, permite a la empresa beneficiarse de acuerdos con proveedores y prestatarios de servicios.

Considero que es una tendencia al alza, ya que los nuevos sistemas de información y reporting permiten poder actuar sobre la centralización de los costes, teniendo un impacto en la cuenta de resultados de las organizaciones, sin olvidar la calidad que aporta tener un equipo especializado en esta gestión y las coberturas de garantía del mismo.

¿Hasta qué punto es importante conocer la satisfacción de tus viajeros?

Para la compañía es imprescindible conocer y medir la satisfacción de los viajeros en cuanto a calidad y gestión, además de trabajar constantemente en cubrir sus necesidades y mejorarlas siempre que sea posible.

De manera anual se confecciona una encuesta de satisfacción de nuestros pasajeros frecuentes y se establece un plan de acción en base a los resultados obtenidos. Esta acción nos permite conocer las tendencias y actitudes de los viajeros, además de recibir un feedback que nos ayuda a mejorar la gestión y poner a su alcance herramientas que hagan esta gestión mucho más eficiente.

¿Qué tipo de procedimiento sigue un viaje en la empresa desde que se plantea hasta que se realiza?

Disponemos de una Self Booking Tool y un equipo de gestión In-plant, compuesto por cuatro agentes de viajes, dos Asistentes Operativos pertenecientes a la compañía y un Responsable de Compras Estratégicas de Viajes, Congresos y Eventos.

Es importante dar al usuario, la opción de poder autogestionarse los viajes, ya que disponemos de una amplia red de ventas por todo el ámbito nacional. Del mismo modo, resulta imprescindible mantener un equipo de agentes de viajes, por ser prioritaria la atención al cliente interno, la gestión de viajes transcontinentales, la organización de eventos formativos, reuniones de lanzamientos de productos y otros. En la actualidad trabajamos para mejorar el uso de la OBT y ofrecer un mayor grado de autonomía al pasajero, sin olvidarnos que eso nos permite poder especializarnos en la gestión de grupos.

¿Cómo afectan los avances tecnológicos en tu gestión?

Cada vez más, las aplicaciones móviles se han convertido en un gran aliado para satisfacer las nuevas necesidades de los viajeros: mayor información, tiempo de ocio y agilidad.

Son muchas las ventajas que supone la incorporación de las aplicaciones móviles en el mundo de los viajes de negocio, tanto para el pasajero como para el Travel Manager y su empresa. El viajero obtiene una mayor información sobre su viaje, incluyendo recomendaciones sobre su destino y distintas herramientas para compartir experiencias e información.

Otro aspecto relevante es la digitalización de las transacciones económicas y documentos, que incrementa la seguridad ante posibles robos o extravíos, multiplicando además las posibilidades de procesamiento y gestión, análisis y control administrativo.

Estas aplicaciones suponen una mayor optimización de los recursos en la gestión del viaje end to end, es decir, desde el momento en que surge la necesidad hasta el post-viaje, cuando el viajero hace el reporte de gastos.

¿Negocias directamente con proveedores clave?

Negocio directamente las tarifas con proveedores aéreos, hoteleros, Renfe y otros prestatarios de servicios. En muchos casos se consiguen acuerdos lineales con tarifas y descuentos aplicados a la gestión diaria. Y en otros casos, la negociación es más concreta cuando se trata de un evento corporativo mayor con un único proveedor, para el que se realizan contratos de servicios.

En cualquier caso, la búsqueda constante de estrategias y vías de negociación, es lo que nos permite ser competitivos en nuestra gestión y ofrecer finalmente una mayor relación calidad – precio del servicio.

EMPLEADOS QUE DEPENDEN DE TI PARA SUS VIAJES: 400 aprox.

PERNOCTACIONES GESTIONADAS AL AÑO (2016): 4.700 aprox.

VUELOS GESTIONADOS AL AÑO (2016): 3.850 aprox.

CONTRATACIONES DE COCHES DE ALQUILER AL AÑO (2016): 650 servicios aprox.

¿Cuáles serían vuestras tres prioridades de la política de viajes?

Garantizar los servicios y la calidad de los mismos para la mejora continua de la satisfacción de nuestros clientes; Estrategia de negociación para mejorar costes derivados de viajes; Optimización y mejora continua de nuestra política de viajes.

El turismo de negocios tuvo el pasado miércoles 17 de mayo cita en la Master Class organizada por el CETT, Universitat de Barcelona.

Rafael Martín, BBVA Global Procurement y miembro del Jurado de los Premios Business Travel, además de colaborador en diversas actividades formativas de IBTA, impartió la ponencia principal en la Open Master Class de Innovación en Business Travel & Business Meetings. Desarrolló su discurso sobre la 5ª Revolución y la disrupción del modelo tradicional con la aparición de los nuevos players del mercado. Con la intención de mejorar la satisfacción del usuario, aparecen en escena consolidadores de alojamientos, gestores de traslados, nuevos medios de pago y otros aglutinadores de oferta e incluso expertos en Meeting design. Unos actores que no debemos obviar sino validar y decidir si entran en nuestro esquema.

La Dirección del Máster Universitario Oficial en Dirección de Empresas Turísticas – Dirección de Eventos pretendió sentar a un elenco de representantes del sector del Business Travel y MICE para analizar y contrastar el papel que juega la innovación en este proceso de cambio. En esta mesa redonda moderada por Mireia Ros, Directora del Máster contó con la participación de Alicia Estrada, Directora de Marketing & Innovación de GEBTA, Juli Burriel, Vicepresidente ejecutivo de IBTA (Asociación Ibérica de Gestores de viajes de negocio), Fernando Puelles, Head of Business Travel de Amadeus Spain, Eric Mottard, Director General de Eventoplus y Elisabet Ferrer, Directora Hotel Alimara y Gestora del Grupo CETT.

Rafa Martín del BBVA planteó cuales son los retos a los que se enfrentan los Gestores de viajes tras esta 5ª Revolución desde el punto de vista de los nuevos actores (tecnológicos, nuevos organizadores –intermediarios-, nuevos proveedores etc) y las nuevas formas de negociación y regulación de las app’s. Prioritario para el Travel Manager es hoy la gestión del riesgo en los viajes y la satisfacción del viajero (Duty of care) junto a las nuevas necesidades (bleisure, gaming para incentivar adopción de SBT’s) que conllevan las nuevas generaciones al igual que plantearse los nuevos protocolos de actuación, con la aparición de nuevas categorías de compras (RFP’s), la homogeneización de datos con herramientas de automatización y el control de gastos extras.

Juli Burriel de IBTA puso en evidencia que a la mayoría de PYMES españolas les queda todavía mucho camino por recorrer, porque sin una herramienta tan básica como una SBT (Self Booking Tool), no puede existir una verdadera política de viajes. Por otra parte reivindicó la falta de formación especializada que existe en nuestro país, esencial para poder ponernos a la vanguardia con el resto de países. Y por último, destacó la tendencia cada vez más extendida del servicio del viaje End to end, desde que se plantea y reserva, hasta la vuelta del mismo.

Por lo que a los intermediarios se refiere, Alicia Estrada de GEBTA, estableció como reto de las agencias de viaje que representa, la satisfacción del viajero en primer lugar tras el incremento de fuentes información, mercados emergentes y la saturación de aplicaciones. Puso hincapié en la gestión del riesgo (con protocolos antes-durante-después del viaje) y la actualización de conocimientos. Por ello las estrategias que están llevando a cabo las Travel Management companies son por ejemplo servicios de consultoría y asesoramiento o clasificación de los clientes según su potencial (no su facturación).

Fernando Puelles de Amadeus, como proveedor tecnológico tienen como reto dar soluciones locales a problemas globales: optimización del gasto, de los procesos y servicios (reroutings, rebookings, cancelaciones). Amadeus está como facilitador de la usabilidad de las SBT’s, de la compliance al igual que de la gestión del risk management de la empresa. Conceptos como inteligencia artificial y el internet de las cosas ya son una realidad aplicada al mundo del viaje.

Eric Mottard de Eventoplus, nos habló de las tendencias del sector MICE muy ligadas a la tecnología (realidad virtual, drones con cámara, beacons y biometría), a la búsqueda del engagement del público, la transmisión del conocimiento de expertos (nuevas figuras como el meeting designer) y la preocupación del medio ambiente y cumplir con la compliance de la empresa. El evento se realiza más a la carta y con un formato más humano, donde los clientes quieren saber cómo piensan y opinan los asistentes, para que el evento no quede en solo eso, sino que genere impacto en el público y genere contenidos.

Por último Elisabet Ferrer del Hotel Alimara afronta el reto de la competencia de los nuevos jugadores y nuevos consumidores, con una especialización, diferenciación de su producto, innovándolo y haciéndolo cada vez mejor y más personalizado.

Por lo tanto todos coinciden en que el negocio turístico evoluciona constantemente y hay que saber gestionar el cambio. La personalización, especialización y tecnología son los aliados para evolucionar junto a este cambio (el new normal).

Las empresas deberán estar preparadas para gestionar el cambio a través de soluciones innovadoras para satisfacer las necesidades. La formación especializada será un reto a formalizar en nuestro país.

Alicia Moya empezó a trabajar en Meliá Hotels International en 2008. Iniciando su carrera en Meliá en el departamento de Comunicación, en 2012 se incorporó al área de ventas como asistente del vicepresidente de Global Business Development, y en 2015 incorporó a sus funciones la de Travel Manager.

¿Cómo se organiza tu equipo para gestionar el departamento de viajes?

En España, Meliá cuenta con un inplant en el que nos dan servicio tres personas, además de un call center 24/7 para las emergencias fuera del horario de la oficina. El personal de la agencia nos ayuda en el día a día, dando soporte a nuestro equipo, asesorándoles en las mejores opciones para sus necesidades de viaje y, al mismo tiempo, velando porque se cumpla fielmente la política de viajes que establece la compañía.

Además, y dado que Meliá está presente en cuatro continentes, trabajamos con otras agencias que dan soporte a nuestro personal en países tan distantes como China o Brasil, valorando en cada caso cual es la fórmula de trabajo más adecuada.

«La puesta en marcha de la herramienta de autoreserva en una compañía del tamaño de Meliá está siendo un gran reto.»

¿Cuántos trabajadores dependen de ti para gestionar sus viajes?

La política de viaje de Meliá es global y aplica a todo el personal, con independencia del área en la que trabajan o de su posición dentro de la compañía.

¿Contáis con Self Booking Tools para realizar las reservas?

Estamos en su proceso de implementación.

«En un mundo cada vez más digital las relaciones personales cobran un papel más relevante.»

¿Qué procedimiento debe seguir un empleado de la empresa para realizar un viaje?

Cada empleado es responsable de organizar sus viajes de acuerdo a las necesidades de su día a día y con el conocimiento de su superior. La política de viajes de la compañía marca pautas muy claras y sencillas, y el personal de la agencia de viajes ayuda a nuestros equipos a organizar sus desplazamientos. La introducción de la herramienta de autoreserva dotará a nuestro personal de una mayor autonomía, si bien, la agencia siempre seguirá disponible para dar soporte al que lo necesite.

¿Te encargas de diseñar la política de viajes global para todas las demás sedes de la empresa a nivel internacional?

La actual política de viajes de la compañía está vigente desde antes de mi incorporación a la función de Travel Manager. Si forma parte de mis funciones asegurar su cumplimiento y proponer modificaciones si son necesarias. Por otra parte, la política es global y aplica en todos los que países en los que Meliá está presente. Dado el tamaño de la compañía y al ser una empresa que cotiza en bolsa, se hace necesario que cualquier norma que afecte a todo el personal esté aprobada por el máximo órgano directivo de la compañía, así como por el área de Organización y el de Gobierno Corporativo. De esta forma, aseguramos que la política sea coherente y dé respuesta a las necesidades de nuestros viajeros.

¿Cuál es la mayor dificultad a la hora de gestionar un viaje?

Los viajes cortos no suelen ser complicados, pero es cierto que el hecho de estar basados en una isla hace que ciertos desplazamientos sean algo más complejos de lo “habitual”. Vuelos a destinos internacionales en los que tenemos hoteles, como Zanzíbar, Yangón o Jamaica se hacen algo más largos… aunque es cierto que vivir en Mallorca hace que valga la pena ese pequeño esfuerzo. En esos casos es preciso buscar la mejor opción para el empleado dando opciones con el menor número de escalas posible que, a su vez, sean de corta duración y sin perder de vista la optimización del gasto. El éxito es siempre fruto de la labor de nuestras agentes de viajes, quienes también nos asesoran en aquellos casos en los que se precisan visados o cualquier otra documentación previa al viaje.

MELIÁ HOTELS INTERNATIONAL

PAÍSES EN LOS QUE ESTÁ PRESENTE: 40

NÚMERO DE EMPLEADOS DEL GRUPO: 42.000

Nº DE EMPLEADOS EN ESPAÑA QUE VIAJAN: 3.000

NÚMERO DE TRANSACCIONES AL AÑO: 14.000 (aéreo y alquiler de coches)

¿El avance tecnológico ha disminuido la necesidad de viajar?

Creo que no, al menos en nuestro caso. Nuestra experiencia y nuestro conocimiento del sector nos demuestran cada día más que los viajes de negocios, así como los de individuales y de Meetings and Events, son hoy más necesarios que nunca. Las herramientas tecnológicas nos ayudan a comunicarnos de manera más ágil y su utilidad es obvia. No obstante, en un mundo cada vez más digital, las relaciones personales cobran un papel más relevante y desde Meliá Hotels International creemos en ello tanto a nivel externo como interno. Las conferencias, las convenciones, las reuniones de equipos, etc., son muy importantes para transmitir estrategias y coordinar a los equipos en las diferentes áreas.

¿De qué proyecto/acuerdo te ha sentido más satisfecha recientemente?

La puesta en marcha de la herramienta de autoreserva en una compañía del tamaño de Meliá está siendo un gran proyecto. En unos meses espero poder decir que me siento muy orgullosa del resultado obtenido.

¿Quién se encarga de la organización de eventos y MICE en general? ¿Forma parte de sus responsabilidades en la empresa?

Organizar cualquier tipo de evento en hoteles como los nuestros, que cuentan con equipos especializados en la organización de eventos, congresos o reuniones resulta bastante sencillo. En general, cada área organiza sus propios eventos o reuniones. En la mayoría de los casos, la responsabilidad recae en la asistente del vicepresidente del área, aunque no siempre es así. En mi caso, me ocupo de los eventos y reuniones del área de ventas de la compañía.

Escoge tres prioridades de la política de viajes de Meliá:

Mejorar la satisfacción del empleado; Optimizar la migración a servicio on-line; Consolidar los programas de viajes.