1. Evaluación de riesgos por ciudades y países

Lo primero que tiene que hacer para elaborar su plan de gestión de riesgos para viajes corporativos es Investigar. Aunque su empleado viaje a un lugar aparentemente seguro.

El primer paso es una correcta evaluación general de los riesgos por países. Puede conocer la situación de un país, entrando en la página web de su embajada. Esto le facilitará tener el control sobre los posibles riesgos y pensar en formas de minimizarlos o evitarlos.

Los riesgos durante un viaje no son siempre los mismos, su rango cambia constantemente, dependiendo del país y la época del año, de factores culturales, sociales, políticos, jurídicos, reglamentarios, financieros, tecnológicos, económicos, o relativos a la competencia. Por ello es preciso asegurarse de no haber pasado por alto ningún riesgo, que no estaba allí la última vez que la compañía viajó a aquel país.

2. Identificación y formación de viajeros de negocio.

Una vez identificados los riesgos, es hora de explicárselo a sus empleados. Exponga todos los riesgos potenciales que pueden experimentar y enséñeles cómo responder.

Recibir la educación y capacitación adecuadas puede salvar la vida de un viajero en una situación crítica. También puede evitar incidentes inesperados. Los viajeros pueden fácilmente verse inmersos en un problema, simplemente por no estar familiarizados con las costumbres o las leyes del país que visitan. Asegúrese de informarles bien y será más fácil evitar imprevistos. 

3. Implantar criterios de seguridad a su política de viaje

¿Su investigación ha demostrado que no es seguro usar el transporte público en una ciudad?, ¿Hay barrios o zonas en los que no desea que se queden sus viajeros? 

Asegúrese de tener bajo control aspectos aparentemente básicos, en sus restricciones en política de viaje. No se trata de quitar opciones a sus empleados o imponerles algo, se trata de reducir los riesgos de viaje tanto como sea posible. 

4. Configurar un elaborado plan de comunicación con los viajeros corporativos

No se deje engañar por el hecho de que la comunicación es el número cuatro en nuestra lista: en realidad es una de las cosas más importantes, si no las más.

Sus viajeros deben saber quién es su punto de contacto y cómo pueden comunicarse con el. Debe asegurarse de que la comunicación sea fluida, sin horarios y que responda otorgando asistencia siempre que la necesiten.

5. Asegurarse contra riesgos inevitables 

La razón por la cual la gestión del riesgo de viaje no se llama eliminación del riesgo de viaje es porque no importa lo que haga, no podrá evitar que sucedan cosas. Lo que sí puede hacer es asegurarse de tener definidos unos medios de prevención. Revise a fondo la coberturas tanto del seguro corporativo como de los seguros individuales de cada viajero. 

6. Análisis crítico 

Y por último, siempres hacer un análisis continuo para determinar la idoneidad y eficacia del plan de Gestión de Riesgos. Es necesario evaluar el plan en sí mismo, señalando las mejoras sucesivas o, por el contrario, sus carencias.

Este artículo es una adaptación y traducción de artículo original publicado en isotools.org

Adaptación y traducción por Jesse Guerrero

El pensamiento basado en los riesgos (Risk Based Thinking) permite a una organización determinar los factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de calidad se desvíen de los resultados previstos en un sentido negativo.

Estados Unidos ha emitido nuevas restricciones para viajar a Cuba, la declaración oficial en principio no hablaba de prohibir los viajes en cruceros, aunque si incluía una confusa resolución que restringía las “exportaciones de barcos de pasajeros, buques recreativos y aeronaves privadas”

Un comunicado el pasado martes explicaba que EEUU no permitirá las visitas a Cuba a través de embarcaciones de pasajeros y embarcaciones recreativas, incluidos cruceros y yates, así como aviones privados y corporativos, aunque en las comunicaciones del Departamento de Estado no se hace referencia directa a las aerolíneas comerciales. Esta regulación entra en vigor el día de hoy.

Sin duda, la medida tomó por sorpresa a las compañías de cruceros. Norwegian Cruise Lines y Royal Caribbean, no supieron responder la avalancha de preguntas por parte de los pasajeros que tenían billetes pagados. Pidiendo paciencia, Norwegian Cruise Line expresó por medio de un comunicado que estaba examinando las nuevas reglas y consultando con abogados expertos en comercio.

Pocas horas después, Royal Caribbean dijo haber cancelado las escalas que harían sus cruceros el 5 y 6 de junio en Cuba, y que brindaría mayor orientación sobre futuros viajes tan pronto como sea posible.

Aunque diversas actividades empresariales en la isla, como los vuelos de las líneas aéreas comerciales, los viajes de grupos universitarios, investigadores académicos, periodistas y los asistentes a reuniones profesionales quedan intactas

Los vuelos de las aerolíneas comerciales, no se han visto afectados por las nuevas medidas y los viajes para grupos de reuniones profesionales continuarán siendo permitidos.

La acción de la Casa Blanca complica los viajes a Cuba, pero no los impide por completo. Básicamente requerirá a los estadounidenses que viajen en grupos autorizados por medio de agencias. Acogiéndose a una de las 12 licencias vigentes, que incluyen viajes familiares, actividades periodísticas, científicas, académicas, culturales, deportivas y religiosas, etc.

Empresas agrícolas, bancarias, farmacéuticas o tecnológicas como Google; incluso de desarrollo de infraestructura pueden aliarse con similares cubanas para proyectos y conservan vía libre para operar en la isla, siguiendo las disposiciones del bloqueo o embargo económico que Estados Unidos mantiene contra Cuba desde 1962.,

Por su parte, James Williams presidente de la organización Engage Cuba (organización estadounidense que impulsa un acercamiento entre ambos países), dijo que “restringir la libertad de viaje de los estadounidenses es un ataque a un derecho fundamental de los ciudadanos. El gobierno federal no debe estar regulando dónde van de vacaciones los estadounidenses ”.

Minimizarlo no sólo consiste en recibir formación específica. Ni en aplicar medidas «hard», de protección personal o la utilización de vehículos blindados. Ni de soluciones tecnológicas de localización y seguimiento. La clave es una medida «soft», la concienciación de seguridad.

Concienciación de seguridad es la clave.

En las instalaciones permanentes de las empresas, con perímetros físicos claramente definidos. Se pueden introducir con relativa facilidad controles, normas y procedimientos a todo el personal.

Pero fuera de su entorno habitual, cuando viajan, los empleados tienen la opción de no seguir los procedimientos establecidos y como consecuencia, adoptar comportamientos que incrementan su perfil de exposición y producir accidentes impredecibles.

De hecho, existe una cierta duda sobre si las medidas de mitigación de riesgos son suficientes.

Tampoco se sabe si la información que ha servido para la evaluación de los riesgos es la adecuada. La incertidumbre que se produce solo puede ser contrarrestada por la mejor cosa que las organizaciones pueden hacer, que es actuar en el mejor beneficio de sus empleados. Aquí es donde el Deber de Protección (Duty of Care) salta a primera página.

«La clave para la apropiada protección de los viajeros frecuentes reside en ellos mismos.»

La globalización ha llevado a las empresas a lugares más peligrosos y con mayores riesgos de seguridad. Por encima de los diferentes planes, procedimientos y protocolos, de las recomendaciones de seguridad personal, la clave para la apropiada protección de los viajeros frecuentes reside en ellos mismos. Este cumplimiento tiene un fuerte componente de concienciación, de mentalización, cuando se encuentran muy alejados de sus parámetros habituales. El Deber de Protección se contrarresta aquí con el Deber de Lealtad (Duty of Loyalty) de los empleados hacia sus organizaciones.

La concienciación de seguridad – security awareness – no es una habilidad sino un estado mental, una actitud a través de la cual una persona es consciente y proactiva sobre todo lo que pasa a su alrededor. Para ello se trabaja en un modo similar a un escáner que reconoce continuamente los alrededores y busca anomalías sobre la “normalidad”, por acción o por omisión, que puedan transformarse en amenazas.

Entendemos por anomalías lo que no debe pasar y pasa, pero también lo que debe pasar y no lo hace.

Pero el desarrollo de esta actitud también requiere cierto entrenamiento sobre los diferentes niveles de alerta para lo que se puede utilizar como referencia el modelo de los colores de Cooper.

Y también sobre la práctica para la adopción de estos niveles en cada una en las diferentes fases (preparación, viaje de ida, alojamiento, estancia, desplazamientos en destino, viaje de vuelta, etc.) o microfases (momentos dentro de cada uno de las anteriores) de un viaje internacional.

Estos niveles de alerta, alguno de los cuales no puede ser mantenido durante largos períodos de tiempo, sirven para incrementar los niveles de percepción y respuesta, y también son detectados por la otra parte y actúan como un valioso elemento de disuasión.

«La seguridad de los viajeros frecuentes se basa en un triángulo escaleno donde los tres lados son diferentes. Los dos primeros son la formación y la información, pero el tercero, el más largo, es la concienciación de seguridad.»

¿Cuáles son los criterios de referencia para cambiar entre los cinco niveles de alerta, o mejor dicho, entre los tres centrales: amarillo (alerta relajada), que es la más recomendada aunque no haya una amenaza específica; naranja (alerta moderada); y rojo (alerta elevada y preparado para la acción)?. Los otros dos, blanco (inexistente) o negro (bloqueado), deben ser evitados por razones obvias.

Por un lado está la experiencia general de cada individuo como viajero y, por supuesto, sobre un país concreto.

Este factor es valioso pero puede verse fácilmente distorsionado por la autocomplacencia. El mayor de los riesgos, la soberbia e incluso la pereza. Por ejemplo, caminando concentrados en la utilización del teléfono móvil ( observar el reciente crecimiento exponencial de los robos de estos dispositivos en Londres) Realizando desplazamientos en transporte local sin ninguna medida de precaución. Pensar que puede pasar desapercibido en entornos donde destaca por ser un posible objetivo para una observación primaria.

Por otro lado, está la información obtenida a través de las diferentes fuentes abiertas.

Un inconveniente es que esta necesita en cualquier caso ser interpretada por expertos y no coincide con una aplicación profesional sino doméstica. Es decir, que es difícilmente válida para organizaciones y por lo tanto su utilidad es discutible. En este sentido es necesario hacer una llamada a la precaución sobre la información disponible en internet o en las redes sociales.

«A la pregunta sobre si es posible desarrollar la concienciación de seguridad a través de la formación, la respuesta es afirmativa, y además su práctica es fácilmente realizable y está al alcance de todos.»

La información elaborada y el correspondiente análisis proporcionado por expertos dentro de las organizaciones

Aunque a este recurso sólo pueden acceder las empresas más grandes. Quizás lo más importante sea desarrollar una adecuada concienciación de seguridad sobre la situación que se basa en los criterios fundamentales de la observación y la orientación para saber lo que estamos buscando o lo que nos debe llamar la atención.

La seguridad de los viajeros frecuentes se basa en un triángulo escaleno donde los tres lados son diferentes. Los dos primeros son la formación y la información, pero el tercero, el más largo, es la concienciación de seguridad.

Mientras la formación y la información son criterios colectivos. La concienciación de seguridad tiene un fuerte carácter personal que ejercen individuos aislados.

Y se activa y desarrolla por convencimiento sin ninguna obligación ni supervisión. Esta es la parte más difícil.

A la pregunta sobre si es posible desarrollar la concienciación de seguridad a través de la formación, la respuesta es afirmativa, y además su práctica es fácilmente realizable y está al alcance de todos.

Por: Juan Muñoz
CPP CSMP CSyP
CEO Associated Projects International

Por: Juan Muñoz CPP CSMP CSyP, CEO Associated Projects International.

Según una encuesta reciente, uno de cada siete pasajeros había perdido un vuelo en las semanas previas como consecuencia de las largas colas en los controles de seguridad en los aeropuertos. Con el incremento previsto del número de desplazamientos por vía aérea (8.000 millones en 2017, con un 6,5% más que el año anterior), y con la evolución prevista de las amenazas de seguridad, esta situación va continuar agravándose en el futuro.

Cientos de miles de personas utilizan cada día los aeropuertos. Estos representan objetivos prioritarios para ataques terroristas por su importancia estratégica y por los elevados daños humanos y económicos potenciales. Los aviones constituyen un objetivo todavía más interesante para acciones con explosivos e incluso de secuestro aéreo (un avión puede ser un arma letal de efecto ilimitado), aunque este tipo de incidentes han quedado muy reducidos hoy en día, precisamente por las medidas de seguridad en vigor. Estas se han incrementado progresivamente y lo han hecho de una forma relativamente homogénea con algunas pequeñas diferencias entre países, aeropuertos y aerolíneas. Para los usuarios es evidente que estas tienen un impacto directo. Tanto como para cambiar los hábitos de viaje y, sobre todo, los aspectos de su planificación. La exposición más evidente se proyecta en los controles de seguridad para acceder a las zonas restringidas y al embarque posterior, aunque en ocasiones también para acceder a los propios aeropuertos, como sucede en algunos países.

«Los aeropuertos – representan objetivos prioritarios para ataques terroristas por su importancia estratégica y por los elevados daños humanos y económicos potenciales.»

Las largas colas provocadas por la concentración de pasajeros a determinadas horas, así como por los controles de seguridad y las incidencias que se producen, pueden tener importantes consecuencias para el desarrollo normal de un viaje previsto y en ocasiones tener otras derivaciones más graves. La finalidad de los controles de seguridad es doble. Por un lado y prioritariamente, detectar e impedir la introducción de objetos prohibidos. Por otro, la confirmación de los pasajeros mediante el binomio de identificación personal y la tarjeta de embarque. Teniendo en cuenta la recomendación general de pasar a la zona restringida cuanto antes, sobre todo en algunos países y aeropuertos, es conveniente considerar lo siguiente.

En primer lugar, el equipaje debe ser preparado cuidadosamente teniendo en cuenta varios factores como la naturaleza del viaje, las características del destino, la lista de objetos prohibidos, etc. Es aconsejable reducir el tamaño en la medida de lo posible. Si se puede viajar sólo con equipaje de mano, mejor. Si se mantiene un control continuo sobre él, se evita el riesgo de extravío o pérdida y se consigue un menor tiempo en el trayecto completo. Pero se deben confirmar las medidas y el peso autorizados en cada línea aérea. No hay que olvidar que el exceso de equipaje está creando serios problemas de espacio en algunos aviones y rutas. Esta preparación puede ser extensible a la ropa y el calzado que se va a vestir para el vuelo.

«Hay que evitar los comentarios o gastar bromas sobre asuntos relacionados con la seguridad; en algunos países constituyen un delito grave.»

En segundo lugar, se debe llegar al aeropuerto con tiempo suficiente para hacer frente a cualquier incidente o retraso imprevisto con independencia de las exigencias concretas de algunas líneas aéreas. Además, los aeropuertos suelen estar situados a distancias considerables de los núcleos de población.

Hay que prepararse para pasar los controles de seguridad en los aeropuertos antes de iniciarlos. Los ordenadores portátiles y tablets deben ser sacados del equipaje de mano y pasar el control separadamente, pero esta exigencia no afecta a los teléfonos móviles y otros dispositivos como cámaras de fotos, etc. No hay que olvidar el reloj, la cartera, el cinturón y el calzado (en especial de algún tipo), aunque algunos sistemas más modernos de escaneo permiten llevarlos puestos sin provocar alarma. Saben lo que están buscando. Sin embargo, no hay que sacar nada que no sea necesario; puede provocar retrasos. Los productos adquiridos en el duty-free deben permanecer en su bolsa original precintada acompañados de la factura correspondiente.

«El viajero es el principal beneficiario de los controles de seguridad en los aeropuertos, aunque en ocasiones puedan resultar lentos e incluso invasivos, pero son necesarios.»

Además, la tarjeta de embarque y la identificación deben ir en la mano. En caso contrario puede provocar un importante retraso en la fila y el desparejamiento en los flujos paralelos de personas y equipajes. Si se tiene oportunidad de redirigirse a una cola más corta puede hacerse si no se incumple ninguna instrucción o señalización y no se realizan movimientos bruscos, pero hay que tener en cuenta que pueden producirse circunstancias adicionales que retrasen el proceso a pesar de la menor cantidad de personas, en base a las características de los pasajeros que haya por delante.

Por otro lado, hay que recordar que algunas medidas de seguridad en los aeropuertos son visibles, otras no; unas pueden ser predecibles, otras no. Durante la estancia en un aeropuerto, y en especial en la zona restringida, los pasajeros se encuentran bajo una monitorización casi permanente. El catálogo de medidas de seguridad incluye los tradicionales arcos detectores de metales, los escáneres de equipaje, ahora también los escáneres corporales, la video vigilancia y el análisis inteligente de vídeo, los detectores de explosivos y otras sustancias, las fuerzas de seguridad y los vigilantes, el personal de paisano, los registros corporales, fisonomistas, etc.

Por último, hay que evitar los comentarios o gastar bromas sobre asuntos relacionados con la seguridad; en algunos países constituyen un delito grave. No se debe mostrar ansiedad, nerviosismo o manifestar prisa: estas personas son candidatos seguros para los controles adicionales donde el proceso es más complejo, detallado y lento. Estos son indicadores primarios de sospecha para las fuerzas de seguridad.

El viajero es el principal beneficiario de los controles de seguridad en los aeropuertos, aunque en ocasiones puedan resultar lentos e incluso invasivos, pero son necesarios. Lo mejor es superarlos lo más rápido y de la mejor manera posible. En caso contrario, el pasajero suele ser el principal perjudicado. No hay que hacer el trabajo más difícil al personal de seguridad.

La falta de preparación de algunos viajeros puede alterar el normal desarrollo previsto de su viaje y afectar a otras personas, entre las cuales puede encontrarse usted. Las claves son una preparación adecuada, organización y paciencia. No suele ser necesario improvisar nada.

Juan Muñoz CPP CSMP CSyP
CEO Associated Projects International

La dimensión social y ética de la gestión de viajes responsable va más allá de la compra sostenible. Los viajes corporativos deben contemplarse bajo un marco de políticas de salud y seguridad.

Solo una de cada cuatro empresas lo contempla  

Este nuevo dato que nos aporta la IBTA -Asociación Ibérica de Viajes de Negocio- nos desvela que 3 de cada 4 responsables de viajes de negocios no contemplan en sus políticas de viajes, políticas específicas sobre prevención de riesgos e incidencias sobre los viajeros corporativos.

Según Juan Muñoz, colaborador habitual de la revista y experto en Risk Management y Duty of care,

“todas las empresas cuya actividad incluya operaciones en el mercado internacional deberían incluir entre sus planes y procedimientos uno de Gestión de Riesgos en Viajes. Esta es la herramienta a través de la cual se materializa el Deber de Protección”.

Concienciación 

Aún así el 57,61% de los Travel Managers encuestados, reconocen que van a incorporar o bien modificar la política de risk management en los próximos dos años y establecer una serie de protocolos y conceptos clave en la gestión de riesgos de viaje como parte de la gestión de los viajes.

Por lo que sí parece que existe conciencia en torno al deber del cuidado del viajero.

Las compañías Expat Feliu con el apoyo de ICG y la asociación empresarial Foment del Treball, son los impulsores de esta jornada en Barcelona sobre “Estrategias de Comercio e Inversión en Centroamérica y República Dominicana – Región SICA”. 

Uno de los objetivos principales de la jornada fue abordar todo lo referente a la Internacionalización de empresa, haciendo especial hincapié en la gestión de Riesgos Médicos y Seguridad para Desplazados Internacionales.

La jornada también sirvió para dar una visión global de los países centroamericanos y República Dominicana, y de todas las posibilidades de inversión y comercio que pueden ejecutarse en ese destino geográfico.

El Sistema de la Integración Centroamericana (SICA). Es el marco institucional de la integración de toda la región centroamericana, creado por los Estados de Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Costa Rica y Panamá. Posteriormente, se adhirieron Belice y la República Dominicana.

La respuesta ante incidentes es uno de los pilares fundamentales de la Gestión de Riesgos en Viajes. Pero su adecuada ejecución requiere una detallada planificación y preparación, incluyendo la identificación de los potenciales escenarios, una formación y un entrenamiento por parte de las empresas y organizaciones que muchas no están dispuestas a asumir. La capacidad para reaccionar sin preparación previa, es decir, a improvisar sobre la marcha ante situaciones adversas e inesperadas, está sobrevalorada.