En consecuencia, también se ha convertido en uno de los territorios que antes ha reanudado la celebración de eventos, congresos, convenciones y reuniones.
A finales del año pasado, el segmento MICE nipón inició el “deshielo” de su operativa debido a que el gobierno suavizó el 19 de noviembre las restricciones a las dimensiones de los eventos.
Desde entonces, no hay restricciones para los espacios con capacidad de hasta 5.000 personas. En los recintos de hasta 10.000 personas, el aforo máximo es de 5.000; y aquellos que pueden reunir a 10.000 asistentes o más, solo pueden recibir la mitad de su aforo (salvo en Tokio, que solo permite reuniones de como máximo 5.000 personas hasta mediados de enero al menos).

Protocolos sanitarios estrictos

Como es lógico, la celebración de cualquier evento debe seguir los nuevos y estrictos protocolos sanitarios incluidos en las directrices de actuación de las diferentes entidades vinculadas al turismo MICE en Japón, como Japan Congress & Convention Bureau (JCCB), Japan Convention Management Association (JCMA) y Japan Exhibition Association (JEXA).

La Oficina Nacional de Turismo de Japón (JNTO) y su departamento especializado en turismo MICE, el Japan Convention Bureau, se encargan de compartir estos protocolos con los organizadores de eventos internacionales y les acompañan y asesoran en la planificación de futuros eventos. JNTO también apoya a los representantes de la industria MICE japonesa en la adopción de las nuevas tecnologías sanitarias y de prevención para eventos internacionales.

Además, el JNTO ha publicado un libro blanco de buenas prácticas, titulada “Planning the Ideal Business Event in Japan” de diversos proveedores y empresas del segmento MICE que han conseguido adaptar su oferta al entorno tras la pandemia, incluyendo toda la cadena de valor (aerolíneas, trenes, centros y espacios para eventos, hoteles, oficinas de turismo, etc.).

De momento, Japón ya ha celebrado varios eventos destacados en los que no se han producido focos de contagio. El pasado verano, (del 9 al 11 de agosto), la Exposición Internacional de Joyería reunió en Kobe a casi 6.000 compradores, expositores y visitantes; mientras que la Tourism EXPO Japan, la feria de turismo más grande de Japón, se celebró por primera vez en Okinawa del 29 de octubre al 1 de noviembre, recibió a 24.080 visitantes nacionales e internacionales en 30 stands.
Más recientemente, la Semana INTERPHEX de Tokio (del 25 al 27 de noviembre), la feria de tecnología farmacéutica y cosmética más grande de Japón, reunió a 1.000 expositores y casi 20.000 visitantes.

En este escenario todavía incierto, Meliá quiere reactivar la demanda del sector MICE. Por un lado, mejorando su relación digital con el segmento B2B. Y por otro, adaptando toda su operativa a las nuevas necesidades y expectativas de eventos y reuniones corporativas. 

Una nueva experiencia

El programa «Stay Safe with Meliá» dedica un apartado especial a la operativa de eventos y reuniones, basándose en tres aspectos fundamentales:

• Montajes. Se potencian las visitas de inspección virtuales, con herramientas de diagramación 3D para diseñar los nuevos aforos y montajes. Se introducen sistemas de señalización para garantizar el correcto flujo de personas y se introducen elementos de separación para asegurar el distanciamiento. Además, se fomentan las aplicaciones digitales en la relación del organizador del evento y el hotel.

• Medidas adicionales de higiene. Incluye uso de alfombras desinfectantes, dispensadores de gel hidroalcohólico, precintado de salas tras su higienización, agua embotellada de cristal por persona, precintado de cubertería y elementos de uso frecuente, papelería bajo petición y reducción de elementos decorativos.

• Restauración. Los servicios de restauración se realizan en salón privado o en zonas reservadas para cada grupo y siempre que sea posible se fomentan los montajes al aire libre y el showcooking. Además, se introduce el emplatado individual o monodosis y los coffee breaks y buffets son siempre asistidos para eliminar la manipulación por parte del cliente. También se ofrece la posibilidad de preparaciones para llevar.

Para la toma de todas estas decisiones, Meliá ha tenido en cuenta la opinión de los propios organizadores de eventos. Para ello, realizó una consulta a más de 12.000 meeting planners en todo el mundo, de cuyos resultados destaca, principalmente, la importancia de la reducción de aforos, la adopción de medidas de distanciamiento social en el montaje de salas y en los servicios de restauración, así como el refuerzo de las medidas de higiene. La sostenibilidad también será ahora un factor más decisivo y se valora muy positivamente la implementación de un certificado sanitario.

Más digital y reuniones híbridas

Meliá ha acelerado la digitalización de toda la Compañía, un factor clave para afrontar los cambios del sector en la nueva normalidad. Gracias a su canal de distribución MeliáPro, la Compañía ha reforzado su relación con el cliente B2B y se encuentra en una posición más favorable para impulsar la reactivación del turismo de negocios en sus hoteles.
En estos momentos, Meliá también está ultimando los detalles para lanzar un nuevo concepto de reuniones híbridas en sus hoteles, que posibilite la combinación de asistentes presenciales y en remoto y la interacción de todos ellos, siendo una de las soluciones para la reactivación del segmento de eventos y reuniones en la etapa post Covid19.

Por otro lado, la cadena hotelera ha puesto en marcha la campaña actual “Cuando vuelvas, confía tus eventos a Meliá”. El objetivo es impulsar de nuevo la actividad del segmento MICE en esta temporada, ofreciendo máxima flexibilidad en las reservas de grupo, puntos extra MeliáRewards y la tranquilidad de alojarse y celebrar un evento bajo los nuevos estándares de higiene y seguridad.

El nuevo sitio de OneWorld permite a los clientes obtener información sobre las diversas medidas implementadas en tierra y durante el vuelo por las aerolíneas de OneWorld así como también como en los principales aeropuertos donde operan esta alianza formada por American Airlines, British Airways, Cathay Pacific Airways, Finnair, Iberia, Japan Airlines, Malaysia Airlines, Qantas, Qatar Airways, Royal Air Maroc, Royal Jordanian, S7 Airlines y SriLankan Airlines.

Las medidas introducidas por las aerolíneas de OneWolrd incluyen el check-in sin contacto, la limpieza mejorada y ampliada de aviones y en puntos de contacto con clientes en aeropuertos, distanciamiento físico durante el proceso de embarque y el uso de máscaras y cubiertas faciales. 
Con esta iniciativa, esta alianza quiere facilitar al viajero la preparación de su viaje.

Video conjunto

Por otro lado, OneWorld, Sky Team y StarAlliance se han unido para producir un video conjunto donde se destacan y enumeran las medidas que las aerolíneas están adoptando para garantizar el bienestar de los clientes mientras viajan. 
Este breve video ofrece una visión de lo que los clientes pueden esperar en sus viajes en los próximos meses a medida que las restricciones de viaje se levantan progresivamente.

El objetivo es generar confianza en los viajeros, transmitiendo la seguridad de que las aerolíneas y los aeropuertos de todo el mundo están implementando estándares mejorados de higiene y seguridad para mitigar los riesgos de contagio de COVID-19.