Los empleados con requisitos de accesibilidad son una parte importante de la fuerza laboral, y las empresas deben garantizar condiciones de trabajo equitativas y oportunidades para todos para formar equipos resilientes y diversos.
De hecho, el 39% de los viajeros de negocios afirma que los problemas de accesibilidad afectan su experiencia de viaje. De ahí que los Travel Managers deban tener en cuenta este concepto a la hora de elaborar una política de viajes corporativa.

Es más, para muchos viajeros de negocios, los requisitos de accesibilidad también pueden estar ocultos, como el dolor crónico, la neurodiversidad o la salud mental. No es de extrañar que, según GBTA, el 70% de los gestores de viajes no saben o no estiman cuántos de sus viajeros tienen requisitos de accesibilidad.

Y es que existe una amplia variedad de necesidades de accesibilidad que podrían afectar los viajes de negocios va más allá de las discapacidades físicas, permanentes o visibles.
Los viajeros tienen una variedad de requisitos de accesibilidad temporales, situacionales, permanentes, visibles e invisibles que la mayoría de las personas pueden no comprender bien. De hecho, estos viajeros a menudo se enfrentan a situaciones incómodas y, a veces, deshumanizantes en escenarios en los que otros navegan sin barreras.
Crear conciencia sobre estos escenarios es uno de los primeros pasos para generar aceptación entre las partes interesadas. De ahí que los Travel Managers deben encontrar formas de llevar las distintas casuísticas de los viajeros a la dirección de la empresa. Y siempre bajo la norma de “El viajero primero” al desarrollar políticas o soluciones para garantizar el respeto y la confidencialidad; y hacer que la responsabilidad recaiga en los sistemas y no en el viajero.

“El 70% de los gestores de viajes no saben o no estiman cuántos de sus viajeros tienen requisitos de accesibilidad”

Pero, ¿cómo pueden las empresas y los profesionales de los viajes corporativos crear una experiencia de viaje más inclusiva y adaptadas a todo tipo de viajeros?
En este sentido, la GBTA Foundation ha desarrollaado “5 Calls to Action”, con el objetivo de superar las barreras de accesibilidad. Una llamada que nos involucra a todos: desde el gestor de viajes al proveedor de servicios.

Autoevaluación

Tanto Travel Managers como proveedores deben realizar un autoanálisis de accesibilidad para comprobar cómo y dónde pueden mejorar los problemas de accesibilidad en sus Travel Policy. Se puede hacer de muchas formas distintas: creando un Comité o Grupo Asesor que evalúe la situación, defina áreas prioritarias de acción e identifique las funciones y responsabilidades de las diferentes unidades de negocios.
También existen diferentes organismos o instituciones a los que podemos consultar o con los que podemos colaborar para aprender más sobre el tema y aportar recursos e ideas a su empresa.
Y si existen recursos, incluso podemos encargar una auditoría para que nos ayude a ver en qué punto estamos respecto al resto de empresas del sector.

Información y confidencialidad

Los datos y la información relacionada con la accesibilidad de los viajeros es una información muy sensible. De ahí que muchos empleados pueden optar por no revelar sus datos y, en consecuencia, los Travel Managers no conocen el alcance real de las necesidades de accesibilidad de sus viajeros.
Por ello, es importante garantizar un sistema confidencial de recopilación de información sobre los requisitos de accesibilidad de sus viajeros, en consonancia con los estándares de privacidad de datos.

Garantizar una estructura de apoyo proactiva

Una vez conocidas las necesidades de nuestros viajeros en materia de accesibilidad, es el momento de desarrollar una estructura de apoyo al viajero, proactiva y transparente, que pueda activarse cuando sea necesario.
En esta línea, deberemos comunicarle al viajero pertinentes aquellos servicios o instalaciones disponibles. Las empresas y los administradores de viajes también pueden considerar políticas específicas de viajes y gastos que serían útiles para los viajeros con requisitos de accesibilidad. Para ello, será necesaria la colaboración con el departamento de RRHH, partners de viajes o incluso la creación de un grupo de viajeros que desarrolle políticas de viaje adaptadas, sin olvidar posibles derivadas en políticas de gastos que también deberemos adaptar.

Selección de proveedores

A la hora de seleccionar la lista de proveedores relacionada con los viajes y eventos, debemos incluir nuestras necesidades, demandas y requerimientos específicos en materia de accesibilidad. Cada vez son más las aerolíneas, hoteles o empresas de transporte terrestre que ofrecen soluciones en este sentido. Pero si no se las comunicamos, no siempre nos las harán llegar.

“Existe una amplia variedad de necesidades de accesibilidad que podrían afectar los viajes de negocios va más allá de las discapacidades físicas, permanentes o visibles”

Más información

La industria del Business Travel, y del turismo en general, debería trabajar y colaborar hacia la creación de un sistema de codificación universal que transmita información de accesibilidad de calidad a los interesados.
El viajero con problemas de accesibilidad, ya sean permanentes o temporales, debe poder tener información real y efectiva sobre las soluciones disponibles. Para ello, es necesario que los diferentes integrantes del ecosistema de viajes de negocios muestren y recopilen información sobre sus instalaciones y servicios. Y que esta información esté disponible en los diferentes canales de reserva o en sitios web públicos.
Por último, los gestores de viajes deben crear un entorno en el que los empleados se sientan cómodos al revelar sus requisitos de accesibilidad para que los programas y proveedores puedan apoyarlos de forma más proactiva.

¿Todos los viajes de negocios son útiles y justificables?¿Cómo saber cuándo realmente es útil y rentable un desplazamiento corporativo? Las respuestas a estas y otras preguntas sobre el valor estratégico de los viajes de negocios son la especialidad de Scott Gillespie, uno de los “gurús” más importantes del mundo en el sector del Business Travel y que hemos tenido la oportunidad de entrevistar.

Usted concluye que entre el 25% y el 30% de los viajes de negocios son de «bajo valor». ¿Cómo se define este concepto de «bajo valor»?

Muy pocos viajes de negocios producen un valor financiero claro y mesurable. Por eso no sorprende que los análisis sobre el impacto del presupuesto de viajes sean escasos en cuanto a hechos.
Los Travel Managers pueden mejorar en gran medida el uso de los presupuestos de viajes clasificando los viajes realizados como de valor alto, moderado o bajo, basándose en un pequeño conjunto de criterios estandarizados posteriores al viaje.

Para identificar un viaje de “bajo valor”, desde tClara tomamos en consideración cuatro factores principales: indicadores del éxito del viaje, la importancia relativa del viaje, las ventajas de haber asistido personalmente y el valor neto esperado del viaje. Desde tClara recomendamos realizar esta valoración unas 3 semanas después de la finalización del viaje.
En cualquier caso, es muy importante establecer un marco de trabajo con un conjunto de elementos que el viajero debería justificar o responder para que su responsable apruebe ese viaje.
En tClara contamos con nuestra propia herramienta de justificación previa al viaje con muchos de estos elementos: www.triptester.com

¿Se puede predecir un viaje de bajo valor antes de reservarlo?

Sí, con aproximadamente un 75% de precisión, según nuestros primeros modelos. Las preguntas que utilizamos son concretas, pero el principio es claro: los viajeros generalmente saben si un viaje será valioso o no.

¿Cuál es la pregunta más importante para calcular el ROI de un viaje?

La pregunta más importante para calcular el ROI de un viaje es «¿Cuánto es lo máximo que podría costar este viaje y aun así estar justificado?». Esta pregunta obliga al viajero o a su responsable a trazar una línea, un límite concreto. Por debajo de esa línea, por ejemplo 5.000 EUR, el viaje parece merecer la pena; por encima de esa línea, el viaje no puede justificarse.
Esta es una pregunta mucho más fácil y práctica para hacer a los viajeros y a sus responsables, que la pregunta más directa de «¿Cuántos euros de valor crees que generará este viaje?».

Una vez respondida esta pregunta, necesitamos saber el valor del tiempo del empleado para el viaje y el coste estimado del viaje. A continuación, ya podremos calcular el valor neto esperado del viaje y su ROI, como se muestra en el Gráfico 1.

Si quieres descargar el White Paper de tClara sobre cómo calcular
la justificación (o no) de un viaje, haz click aquí.

 ¿Cómo se puede evitar que los viajeros den las respuestas «correctas» a estas preguntas para que puedan aprobar sus viajes?

Ah, sí, esta es la clave, ¿no? Se me ocurren algunas ideas. Por ejemplo:

• Informar al viajero que sus respuestas a esta pregunta se compartirán con los altos ejecutivos. Esto debería hacer que los viajeros respeten sus respuestas y no inflen el valor esperado del viaje.
• Elegir al azar algunos viajes que tengan valores esperados altos, digamos por encima de 20.000 EUR y retirar ese dinero de su presupuesto de viaje.
• Pedirle al responsable de viajes que respalde o apruebe el valor esperado del viaje y combinar esto con cualquiera de las dos sugerencias anteriores.

¿Se puede aplicar este método para determinar el ROI de un viaje a cualquier otra cosa, como reuniones o eventos?

¡Oh sí! Este método funciona muy bien para muchas cosas, no sólo para viajes, reuniones o grandes eventos. Para eventos grandes, le pediría al responsable del evento que decida el coste máximo que podría justificar y (quizás) omitiría el paso de agregar el valor del tiempo de viaje.

Por otro lado, ¿cuál será el impacto de la sostenibilidad a medio plazo en los viajes de negocios?

A medio plazo, entre 3 y 5 años, creo que veremos a las empresas cambiar sus políticas de viajes, pasando de aquellas diseñadas para reducir los precios de los viajes a políticas diseñadas para reducir la cantidad de carbono asociada con un presupuesto de viaje.
Esto significará pagar más por viajes individuales, pero reducir el número de viajes y, por tanto, reducir la cantidad de carbono asociada con el presupuesto de viaje. Las empresas tendrán que pagar más para contaminar menos.

Al viajar menos, también tendremos menos poder para negociar precios con los proveedores. ¿Es esto un problema?

Sí, viajar menos significa menos poder de negociación. Pero en cualquier programa de viajes comprometido a alcanzar sus objetivos de reducción de carbono, los precios de viaje más altos son nuestro amigo, no el enemigo. Precios más altos significan menos viajes, lo que significa menos producción de carbono. Por lo tanto, es sorprendente pero cierto: los descuentos no ayudan a alcanzar los objetivos de reducción de huella de carbono.

Según tu experiencia, ¿es fácil implementar estos cambios, tanto a nivel de viajeros como de directivos?

No, no es fácil. Los responsables de compras y los ejecutivos financieros de hoy todavía se concentran mucho en bajar los precios, aumentar los “ahorros” y esperan que el problema del carbono también pueda resolverse de alguna manera. Esta actitud comenzará a cambiar rápidamente una vez que los requisitos del CSRD (Directiva sobre información corporativa en materia de sostenibilidad) entren en vigor.

¿Qué consejo le puede dar a un Travel Manager que quiera vender una de estas nuevas ideas a la alta dirección?

Comience mostrándole al director financiero una tabla parecida la del siguiente Gráfico.

Y luego pregúnteles si les gustaría tener esta información sobre el coste y beneficio de los viajes en su organización. Probablemente dirán: “Bueno, sí… pero, ¿qué tenemos que hacer para obtener estos datos?”.
¡Excelente! Ahora el director financiero está posicionado en la buena dirección, intrigado y dispuesto a considerar el coste (tiempo y esfuerzo) necesario para generar estos conocimientos.

Empiece aquí y diga “No estoy seguro, pero no creo que sea demasiado difícil. Tendremos que hacer algunas preguntas a los viajeros sobre sus viajes, antes y después de viajar. Pero una investigación realizada en EE. UU. muestra que alrededor del 90% de los viajeros y gerentes están de acuerdo con exigir esto. ¿Qué opinas? ¿Exploramos esto más?”

Bicicletas, patinetes, motos y coches compartidos… Son muchas las formas de moverse, especialmente en entornos urbanos, de las que se dispone hoy en día. Una oferta cada vez más amplia, quizás todavía demasiado atomizada, con muchas empresas y aplicaciones móviles distintas.

En cualquier caso, las empresas no pueden dar la espalda a esta nueva movilidad. Bien sea para acogerla en sus políticas de viaje o, en su defecto, para dejar bien clara su exclusión. Especialmente en el caso de la micromovilidad (patinetes y bicicletas), que llevan cierto riesgo asociado para la salud de los empleados por su potencial siniestralidad.

Pros y contras de la micromovilidad en las Travel Policy

La micromovilidad aporta diferentes ventajas y es muy valorada especialmente por las nuevas generaciones que se incorporan al mercado laboral. Flexibilidad y sostenibilidad son solo algunas de las ventajas mencionadas por sus usuarios. A ello hay que añadir unos costes de uso más bajos, especialmente si los comparamos con medios de transporte como el taxi.

Por otro lado, la micromovilidad resulta mucho más sostenible que el uso de un taxi de combustión, un coche de alquiler o el vehículo de empresa. A diferencia de estos últimos, desplazarse en bicicleta, por ejemplo, no deja ningún tipo de huella de carbono.

“Las empresas no pueden dar la espalda a la nueva movilidad. Bien sea para acogerla en sus políticas de viaje o, en su defecto, para dejar bien clara su exclusión”

Por el contrario, es necesario resaltar el potencial riesgo de accidentalidad de medios de transporte como los patinetes o las bicicletas. Y es que la inclusión de esta nueva movilidad en las Travel Policy puede entrar en conflicto con el Duty of Care.
En cualquier caso, será necesario analizar con todos los departamentos implicados (recursos humanos, seguridad laboral, Consejo de Dirección, sindicatos…) la idoneidad o implicaciones de esta nueva movilidad, estableciendo consejos y medidas de seguridad obligatorias cuando fuera necesario.

Mobility Budget

Algunas empresas han empezado a ofrecer a sus empleados el llamado Mobility Budget. Se trata de un presupuesto de movilidad que permite disfrutar de una asignación mensual en diferentes modos de transporte compartido – como taxi, coche compartido, bicis, motos y patinetes eléctricos.

Según un estudio de FREE NOW, para los trabajadores españoles dispone de este Mobility Budget cuenta con diferentes ventajas. Entre ellas destacan el menor tiempo de búsqueda de aparcamiento (84,1%), la libre elección del modo de transporte (81,5%) y las ofertas de movilidad respetuosas con el medio ambiente (80,7%).

Es por ello que cada vez son más los empleados que demandan a sus empresas promover alternativas de movilidad sostenible. En Europa, este porcentaje asciende al 70% de los empleados, pero sólo 1 de cada 5 encuestados dice que su empleador está interesado en las emisiones derivadas de la movilidad de sus empleados cuando se desplazan al trabajo o en viajes de negocios. Por su parte, en España, el 80,7% de los trabajadores encuestados encuentra muy y/o bastante atractivo que la compañía financie un presupuesto de movilidad al empleado. De hecho, el 62,1% asegura que tener un presupuesto de movilidad le animaría a ir más a menudo a la oficina.

Travel Managers, organizadores de viajes corporativos y responsables de compras deben afrontar y considerar una nueva serie de riesgos con potencial para afectar a los viajes de negocios. Conocer estos “peligros” permite anticiparse y ajustar las políticas y programas de viaje en un contexto incierto y con cambios constantes.

Así lo ha hecho público BCD Travel en su informe Travel Risk Outlook, un estudio elaborado por en base a estadísticas internas del equipo de Gestión de Crisis Global de BCD así como con fuentes externas como IATA , IPCC , OMS , Oxford Economics y el Foro Económico Mundial. 

Las 7 principales categorías de riesgos de viaje

El informe de BCD destaca siete categorías de riesgo que pueden afectar los viajes de negocios:

1. Perspectiva económica.La salud de la economía mundial es seguramente el mayor desafío que enfrentan las Travel policy. Influye en la presión que enfrentan las empresas para controlar sus costes y, por lo tanto, en los presupuestos de viaje.
2. Cambio climático y fenómenos meteorológicos extremos. Lasestadísticas de BCD muestran un aumento de las interrupciones en los viajes debido a fenómenos naturales. En 2020, la cantidad de incidentes por millón de pasajeros de aerolíneas aumentó un 82%, con un aumento adicional del 23 % registrado en 2021. Según el Panel Intergubernamental sobre el Cambio Climático, las próximas dos décadas se avecinan distintos riesgos climáticos inevitables.
3. Panorama geopolítico.La guerra en Ucrania es un claro recordatorio del poder disruptivo de los factores de riesgo geopolíticos y de la velocidad a la que pueden escalar. Para mantener a los viajeros seguros, es fundamental contar con un programa integral de gestión de riesgos de viaje y mantenerse actualizado sobre este tipo de sucesos.
4. Seguridad personal.La naturaleza aleatoria de los secuestros o el terrorismo hace que ubicar y comunicarse con los viajeros de negocios sea una parte vital del rol de un administrador de viajes.
5. Ciberseguridad. El auge del teletrabajo a raíz de la pandemia ha incrementado la exposición a amenazas externas de los sistemas de TI de las empresas. Según un estudio de la consultora Gartner, se espera que este mismo año el 31% de los empleados en todo el mundo trabajen de forma híbrida o completamente en remoto. De ahí que la amenaza de ciberataques sea más importante que nunca.
6. Amenazas para la salud. El desvío de recursos médicos y sanitarios para hacer frente a la pandemia han aumentado los riesgos asociados con enfermedades tradicionales como el sarampión, las paperas y la rubéola. A ello hay que añadir las preocupaciones científicas sobre la aparición de nuevas variantes de COVID-19 que sean todavía más infecciosas y resistentes a las vacunas existentes.
7. Nuevo mundo, nuevos riesgos. La transición hacia el teletrabajo está cambiando la forma en que trabajamos y viajamos. Para garantizar que todos los empleados, no solo los viajeros, estén protegidos cuando trabajan de forma remota, las empresas deben considerar un cambio: de la gestión de riesgos de viajes a la gestión de riesgos de personas. 

¿Cómo han cambiado los riesgos de viaje?

Algunos riesgos a la hora de viajar, no han cambiado: retrasos de vuelos, robo o pérdida de equipaje… Sin embargo, algunos datos del equipo de GCM de BCD muestran cómo ha cambiado la naturaleza de los riesgos de viaje en los últimos 4 años. Veamos algunos datos al respecto:

• Los eventos de origen natural son cada vez más habituales: clima extremo, terremotos e incendios forestales representaron el 24% de todos los incidentes en 2021 (frente al 18 % en 2018).
• Los disturbios civiles y los incidentes de violencia representaron el 20% de todos los eventos relacionados con riesgos en 2021 (frente al 15% en 2018). Esto demuestra que el riesgo no se limita al viaje hacia/desde un destino; los viajeros corren el mismo riesgo en el destino y necesitan el apoyo de los gestores de viajes durante todo el viaje.
• Las incidencias en viajes aéreos cayeron del 29% en 2018 al 20% en 2021, aunque ello no significa necesariamente menos interrupciones en los vuelos. Por otro lado, aumentaron los incidentes en transporte ferroviario: del 15% en 2018 al 20% en 2021.

“No todas las organizaciones viajan a destinos donde el secuestro o los problemas geopolíticos presentan riesgos”, ha afirmado Mike Janssen, director de operaciones global y director comercial de BCD. “Pero en todo el mundo, existe un número creciente de diferentes peligros que amenazan a los empleados y las organizaciones. De ahí que sea necesario actuar ahora y evaluar, adoptar y aplicar estrategias de gestión de riesgos que se ajusten a los patrones y objetivos de viaje de la empresa».

Pero no queremos contártelo todo. Mejor mira la entrevista con Joao, porque vale la pena.

Cuando se organizan los viajes de negocios se tienen en cuenta muchas variables: alojamiento, transporte, reuniones. Pero normalmente no se tiene en cuenta un factor muy importante: la salud. Sobre todo, cuando se viaja a zonas donde el riesgo es más elevado.
En el Servicio de Atención al Viajero Internacional del Hospital Clínic de Barcelona se ven las consecuencias de esta falta de planificación por parte de las empresas. Solo un 40% de los viajeros planifican una consulta pre-viaje y entre un 10% y un 15% de los viajeros vuelven con problemas de salud, algunos por no aplicar medidas preventivas como la profilaxis de malaria.

«Solo un 40% de los viajeros planifican una consulta pre-viaje y entre un 10% y un 15% de los viajeros vuelven con problemas de salud»

Según un estudio realizado por GeoSentinel, tiene muchas más consecuencias que un empleado se ponga enfermo en un viaje que si se pone enfermo en el país de origen. Estas consecuencias van más allá de lo económico, afectan al bienestar del empleado y, por supuesto, a la productividad de la empresa.

Coste para la empresa

Las empresas juegan un papel fundamental a la hora de dirigir a sus empleados a las clínicas del viajero. Los empleadores deberían asumir los costes de las consultas pre-viaje siendo conscientes que los costes de los empleados enfermos son mucho más altos. Se deben desarrollar estrategias de salud corporativas para inculcar la necesidad de atención médica pre-viaje y prevenir enfermedades.

«El gasto en viajes de negocios debe verse como una inversión, no como un gasto»

Por ejemplo, planificando viajes, proporcionando educación en salud relacionada con los viajes para mejorar las percepciones de riesgo y facilitando las consultas médicas para los viajeros con poco tiempo de salida a través de acuerdos con clínicas pre-viaje.

Las enfermedades en los viajeros de negocios no solo afectan negativamente a los propios viajeros, sino que también tienen consecuencias negativas para la empresa. La enfermedad puede interrumpir las actividades comerciales durante o después del viaje, causar pérdida de tiempo y productividad, y aumentar los costes médicos. En general, un 50% de viajeros experimenta algún síntoma. Y de ellos, hasta un 20% tienen que cambiar su itinerario de viaje. Esto genera más posibilidades de sufrir estrés y de reducir su compromiso con la compañía. Y dos días más al año, de media, de baja.

Riesgos para la salud de los viajes de negocios

Hay un aumento considerable de empleados que visitan países en desarrollo con sus riesgos asociados (zika, malaria, dengue, etc.) y que viajan varias veces al año. Los médicos que visitan a los viajeros deben considerar esta evaluación de riesgo acumulativo al aconsejar a los viajeros de negocios y considerar intervenciones, como las vacunas, una inversión para futuros viajes. Además de las consultas pre-viaje es importante el seguimiento durante el viaje. Invertir en herramientas para su “acompañamiento” es fundamental para dar seguridad al empleado. Para tener al médico en el bolsillo durante el viaje, el Hospital Clínic ha desarrollado una potente herramienta de salud digital: TripDoctor.

Las tendencias de la empresa saludable

La empresa debería involucrarse de una forma proactiva para que sus trabajadores tengan un estilo de vida saludable. Se trata de empoderar al empleado para que sus viajes sean más productivos a través de programas de salud con protocolos concretos. Estas medidas son clave para mejorar el compromiso de la plantilla, su productividad y retener el talento ya que el empleado se sentirá cuidado y protegido por la empresa.

«Se deben desarrollar estrategias de salud corporativas para inculcar la necesidad de atención médica pre-viaje y prevenir enfermedades»

Una cultura de la empresa que se centra en la salud, la seguridad y la protección del empleado contribuye positivamente al conocimiento sobre los riesgos de salud entre los viajeros de negocios. Además, las corporaciones pueden ser legalmente responsables si al empleado le pasa algo durante el viaje de negocios. En consecuencia, algunas grandes corporaciones ahora requieren consulta médica previa al viaje antes de los viajes internacionales. Y es que muchas infecciones asociadas con los viajes ocupacionales pueden prevenirse con simples medidas preventivas, como vacunas, medicamentos y consejos de salud.

La incorporación de un enfoque más consciente y centrado en la salud para la política de viajes impacta la productividad de una manera positiva. El gasto en viajes de negocios debe verse como una inversión, no como un gasto. Tratarlo como tal será beneficioso a largo plazo, tanto para la salud y la satisfacción del viajero como para la retención de empleados y el éxito de una empresa.

Por: Alejandra Giménez
Tripdoctor Hospital Clínic