Si bien no todas las corporaciones permiten el bleisure, diferentes estudios e informes destacan el auge de esta práctica en el sector del Business Travel. Y no es de extrañar, teniendo en cuenta las ventajas y beneficios que puede aportar tanto al viajero de negocios como a la empresa. De hecho, según una encuesta de SAP Concur, el 22% de los empleados estaría dispuesto a rechazar un viaje de negocios si no pudiera ampliarlo para poder quedarse por motivos personales.

Sin embargo, como Travel Manager o gestor de movilidad, antes de dar cualquier paso para adentrarnos en el concepto bleisure, es importante asegurarnos de contar con las herramientas adecuadas que permitan separar los desplazamientos estrictamente profesionales de los personales. O lo que es más importante, diferenciar y desglosar los gastos profesionales de los particulares. Y es que una de las principales barreras a la hora de establecer la posibilidad del bleisure para viajeros de negocios es precisamente el hecho de poder desglosar los gastos, en función de cada momento.

Uber para Empresas: un aliado para el bleisure

Uber para Empresas no solo destaca por sus servicios de movilidad terrestre, sino también por sus diferentes funcionalidades que posibilitan que los empleados puedan separar fácilmente los gastos laborales de los personales. En concreto, la app de Uber permite: 

• Cambiar fácilmente entre perfil laboral y particular. Los viajeros y empleados pueden cambiar de forma sencilla entre sus perfiles personal y profesional, garantizando un control preciso de los gastos y un proceso fluido para el reembolso de los viajes de trabajo, si fuera necesario. 
• Gestión de gastos simplificada: Uber para Empresas se integra con diversas plataformas de gestión de gastos, lo que facilita al personal la presentación de sus gastos de viaje para su posterior reembolso. 
• Beneficios de viaje personalizados. Las empresas tienen la opción de diseñar beneficios de viaje a medida para sus equipos que viajan por trabajo, lo que permite establecer normas y límites que se ajusten a las necesidades específicas de la empresa y de la tipología de viajes.

¿Por qué es una buena idea ofrecer bleisure a los viajeros?

• Mayor retención de talento. Al ofrecer opciones de bleisure, la empresa permite que sus empleados combinen viajes de trabajo con momentos de ocio, lo que mejora su experiencia general y el compromiso con la compañía. Como consecuencia, el porcentaje de retención de personal seguro que aumenta, valorando especialmente la preocupación corporativa por el desarrollo profesional y el bienestar personal de los empleados. 
• Atracción de talento. El bleisure no solo retiene, sino que también tiene la capacidad de atraer a nuevos empleados. Se trata de un beneficio especialmente valorado por las generaciones más jóvenes que se incorporan al mercado laboral, que aprecian especialmente la posibilidad de conciliar su vida laboral con la familia y el ocio. De esta forma, el bleisure es capaz de convertir a nuestra empresa en un lugar atractivo y deseado para los candidatos que buscan nuevas oportunidades profesionales. 
• Aumento de la productividad y la creatividad. Permitir que el personal disfrute de tiempo de ocio fuera de su contexto habitual, posibilita a los empleados relajarse y recargar energía, lo que puede traducirse en un incremento de la productividad, la motivación y un impulso del pensamiento creativo. 
• Ahorro de costes: Es posible que, al prolongar un viaje de negocios por ocio, el empleado ahorre en el coste del viaje, eligiendo un hotel o un desplazamiento más económico si resulta que una parte debe ser abonada por el propio viajero.

La política de viajes es clave

El cumplimiento de la política de viajes es uno de los dolores de cabeza habituales de muchos Travel Managers. Precisamente, la mejor forma de asegurarnos el cumplimiento de la Travel Policy es que sus usuarios la conozcan y consulten cada vez que sea necesario.
Un conocimiento que resulta todavía más importante en el caso de ofrecer viajes bleisure. En este sentido, será necesario dejar bien claro qué gastos están cubiertos por la empresa y cuándo un desplazamiento o una reserva no está sujeta a un reembolso.
Para evitar estos problemas, es crucial dejar claras las responsabilidades y establecer pautas sobre cómo solicitar la extensión de los viajes laborales. Así, podrás asegurarte de que tus empleados disfruten de su tiempo libre sin preocupaciones, mientras mantienes el control sobre los gastos de la empresa.

Además de ofrecer una versión online y en papel (si es necesario), puede ser muy útil contar con una sección de preguntas frecuentes y estar disponible para resolver cualquier duda durante el horario laboral. 

El estudio, elaborado por la TMC de Ávoris Corporación, se realizó tanto a viajeros de negocios (1.200) como a compradores de viajes (200 personas). En este capítulo, dos tercios de ellos consideran sus políticas de viajes extremadamente o muy efectivas. Y aunque el 95% de los viajeros saben dónde encontrar la política de viajes de su empresa y el 90% la han consultado, su cumplimiento está muy por debajo de lo que cabría esperar. Y ello a pesar de que 8 de cada 10 viajeros han consultado la política en los últimos 12 meses, y la mitad de ellos están satisfechos con ella.

Por ello, llama la atención que más de dos tercios de los viajeros se desvían de la política de viajes de su empresa. Según BCD Travel, “esto se debe principalmente a reuniones con clientes que requieren transporte o alojamiento fuera de la política, o a la necesidad de reservar alojamientos para conferencias y eventos con proveedores no preferidos. Frecuentemente, esto implica que los empleados necesiten aprobaciones adicionales para dichas reservas no conformes”.

Más flexibilidad

La encuesta refleja que más de 1 de cada 5 viajeros considera que la política de viajes de su empresa no responde a sus necesidades o es demasiado restrictiva. De hecho, 3 de cada 10 desean más flexibilidad al reservar transporte o alojamiento. Además, uno de cada cinco está interesado en más políticas que promuevan el bienestar del viajero.

Por otro lado, el estudio también muestra conclusiones sobre el impacto de la política de viajes en la retención de talento. Solo el 8% de los viajeros encuestados admiten que la política de viajes influyó en su decisión de aceptar un trabajo. Pero un 25% reconoce que influye en su disposición a permanecer en la empresa.
Este impacto varía por región, siendo más significativo en APAC, donde casi la mitad de los viajeros dicen que la política podría afectar su decisión de quedarse con la empresa, en comparación con el 27% en EMEA y el 21% en América del Norte.

Craig Bailey, presidente en América de BCD, recomienda compartir la política de viajes durante el proceso de incorporación de nuevos empleados para enfatizar su importancia no sólo en términos de ahorro de costos, sino también en el cuidado del personal y la sostenibilidad.

El objetivo de este ebook de FREENOW for business es crear una política de viajes de negocios que fomente la satisfacción de los empleados, promueva la sostenibilidad e impulse el éxito de la empresa a largo plazo.
Las principales recomendaciones son apoyarse en los datos y valoraciones, fomentar la comunicación y la colaboración con los viajeros y proveedores. Sin olvidar que la política perfecta no existe. Deberemos modificarla para conseguir nuestros objetivos.

¿Qué debe caracterizar tu política de viajes?

A la hora de elaborar o modificar nuestra política de viajes, debemos encontrar un punto de equilibrio entre los objetivos de la empresa y las necesidades de los empleados.
Por un lado, los viajes deben ser bien gestionados, optimizando sus costes y garantizando un retorno. Los viajeros, por otro lado, quieren viajes cómodos, procesos eficientes y algo de flexibilidad en sus preferencias personales.
Ignorar a cualquiera de las partes conduce a la discordia: empleados descontentos o costes insostenibles.

FREENOW for business propone en su informe algunos de los conceptos que deben caracterizar una buena política de viajes:

• Flexible. Ofrece opciones como el teletrabajo, reservas flexibles y ampliaciones de plazos razonables por causas de fuerza mayor.
• Transparente. Informa y comunica tu política y explícala de forma sencilla.
• Adaptable. Ofrece una variedad de opciones de viaje y satisfactorias para los viajeros: transportes y horarios cómodos, hoteles confortables, etc.
• Reembolsos simples. Agiliza el proceso de reembolso para que sea eficiente y fácil de usar, minimizando retrasos y frustraciones.
• Segura. Haz que tus viajeros se sientan seguros, con pautas claras, cobertura de seguro integral y protocolos sólidos de gestión del riesgo.

Satisfacción y comprensión

¿Te has preguntado alguna vez si tu política de viajes es fácil de entender? Según el estudio de FREENOW for business, solo un 29% de los viajeros de negocios españoles afirman que su política de viajes es clara y fácil de entender. No es de extrañar entonces que muchas empresas afirmen que tienen problemas para que sus empleados cumplan con las políticas de viaje establecidas. Por ello, es momento de preguntarse cuáles pueden ser las razones de estos incumplimientos.

Por un lado, no siempre las reglas estrictas y las sanciones son la mejor fórmula. Es posible que los viajeros no entiendan la política de viajes o su justificación. O que los procesos asociados sean engorrosos o demasiado estrictos, desmotivando al cumplimiento de la Travel Policy.

Para evitar todos estos problemas, FREENOW for business recomienda algunas estrategias para que los empleados “cumplan de buena gana con las políticas de viaje”:

• Recompensar a los “cumplidores” mediante descuentos de viaje, recompensas o incentivos patrocinados.
• Incluir opciones de reembolso por mantenerse dentro de los límites de las políticas de gastos de viaje que fomenten el bienestar, como las suscripciones a gimnasios o las opciones de comida saludable.
• Simplificar los procesos en las reservas y gestión de gastos.
• Ampliar el abanico de opciones en las reservas, dentro del marco de las políticas, buscando una mayor satisfacción e individualización del viaje y el viajero.
• Realiza encuestas periódicas para conocer y comprender las necesidades e inquietudes de los empleados, a fin de fomentar una cultura de la confianza y la mejora continua.

Gamifica tu política de viajes

Una de las mejores formas de garantizarse el cumplimiento, e incluso el conocimiento, de una política de viajes de empresa es la gamificación. Y es que la competencia y el poder del juego puede echarnos una mano en este sentido.
De esta forma, podemos transformar procesos rutinarios en retos atractivos y gratificantes, aumentando así la motivación y el compromiso de los viajeros en el cumplimiento de la política de viajes.
La ludificación nos permitirá transformar comportamientos: que las reservas se realicen acorde a la política de costes, que la presentación de los informes de gastos se realice a tiempo, etc.

Además, establecer un ranking de los mejores “cumplidores de la política” fomenta una competencia sana. De hecho, el 62% de los viajeros de negocios españoles cree que la gamificación de la política de viajes la convertiría en “Algo más” o “Mucho más” atractiva.

FREENOW for business nos propone algunos consejos para “gamificar” este capítulo:

• Debemos definir nuestros objetivos, estableciendo qué es aquello que queremos conseguir con esta estrategia de ludificación: ahorro de costes, mejor cumplimiento de la política, mayor satisfacción de los empleados…
• El éxito de un juego depende, en buena parte, de su mecánica. Debemos ofrecer puntos, medallas, tablas de clasificación o desafíos que se alineen con nuestros objetivos, que “enganchen” a los viajeros y que, a su vez, también los motiven a jugar.
• Otra de las grandes claves del uso de la gamificación en entornos empresariales son las recompensas. Deben ser lo suficientemente atractivas y tangibles para incentivar la participación. Se recomienda ofrecer mejores condiciones de viaje, días de vacaciones adicionales o donaciones benéficas.
• Deberemos realizar un seguimiento y análisis para ver el progreso y el éxito de la gamificación, tanto a nivel de participación como de consecución de objetivos. De esta forma, siempre podremos corregir aspectos como la mecánica del juego o las recompensas si no estamos cumpliendo nuestros objetivos.

Bleisure: Más allá del trabajo

Poder combinar trabajo y ocio aprovechando un viaje de negocios es cada vez es más habitual. El bleisure es un concepto todavía por explotar por las empresas, pese a sus múltiples beneficios. Por un lado, mejora la satisfacción de los empleados, reduciendo el estrés, aumentando la productividad y su compromiso. Además, es un beneficio capaz de atraer y retener talento en un mercado laboral competitivo. Incluso es una buena forma de mejorar las relaciones con los clientes, al poder compartir experiencias más allá de una sala de reuniones.

Pero no todos los empleados son partidarios del bleisure. Entonces, ¿cómo introducirlo de forma eficaz en nuestra política de viajes?

• Si nuestra intención es empezar a ofrecer viajes bleisure, Freenow for business recomienda, en primer lugar, fomentar los debates abiertos sobre este tipo de viajes, abordando las posibles preocupaciones de los viajeros.
• Otro de los elementos que ayudarán a su implantación es que cada viaje esté planificado y cuente con información suficiente acerca del destino, posibles actividades, etc. Es decir, que el empleado pueda planificar su agenda laboral y personal de manera efectiva.
• Es importante establecer claramente las pautas del bleisure respecto a la duración del viaje, qué gastos están incluidos y las expectativas de trabajo durante la parte empresarial del viaje. Es recomendable ofrecer incentivos y descuentos para estancias prolongadas, paquetes centrados en el bleisure…
• Por último, hay que promover una cultura empresarial en la que el bleisure se vea como una herramienta valiosa para el bienestar del empleado, no como un privilegio o una carga.

Integra la sostenibilidad

La sostenibilidad es uno de los ejes principales sobre el que empiezan a girar muchas de las decisiones relacionadas con la movilidad de las empresas. De hecho, para el 74% de los responsables de viajes la sostenibilidad es un concepto principal en la planificación de los desplazamientos corporativos.
Pero los viajes sostenibles no solo son imprescindibles para mejorar el planeta. También tienen beneficios. Elegir alojamientos o transportes más eficientes puede suponer un ahorro de costes. También mejor la reputación de la compañía y cada vez son más los empleados que aprecian que su empresa se alinee con valores como la sostenibilidad. Incluso las prácticas de viaje sostenibles a menudo conducen a experiencias de viaje únicas, lo que aumenta la satisfacción general del viajero.

Para integrar la sostenibilidad en un programa de viajes, FREENOW for business propone:

• Elegir hoteles, transportes y agencias de viajes comprometidos con las prácticas sostenibles.
• Promover las opciones de viajes con menor impacto ambiental. Para ello, es necesario fomentar el uso del transporte público, utilizar fórmulas como el carsharing o cambiar las reuniones físicas por videoconferencias siempre que sea posible.
• Educa, empodera y recompensa. Es necesario que los viajeros conozcan el impacto medioambiental de sus desplazamientos. Solo así podremos educar y fomentar la sostenibilidad entre los empleados. Y una buena forma de hacerlo es a través de incentivar aquellos viajeros que elijan las opciones de transporte más ecológicas.

Si quieres conocer más a fondo el informe de FREENOW for business y mejorar la política de viajes de tu empresa, descarga este ebook haciendo click aquí.

Las consecuencias de la crisis económica provocada por la crisis sanitaria permiten augurar profundos cambios en el sector aéreo y en los diferentes modelos de negocio. La gravedad del impacto, incluso una vez controlado el problema sanitario, apuntan hacia una más que notable caída del tráfico de pasajeros. Y a su vez, múltiples efectos negativos tanto para el sector como para los usuarios y el resto de los actores involucrados.

Es previsible una considerable disminución de la oferta de rutas operadas, frecuencias disponibles y asientos disponibles. Y esta reducción, en muchos casos, no será recuperable durante mucho tiempo. O quizás nunca.

La recuperación

El trafico vacacional, incluso antes de que comencemos a recibir vacunas masivamente, se va a reactivar tímida y paulatinamente, como corresponde a nuestro legítimo deseo de recuperar fórmulas de ocio y descanso habituales antes de la COVID-19. A pesar de las dificultades económicas de la mayoría de las familias, las vacaciones y los viajes de placer son objeto de deseo generalizado. Así, cada cual es dueño de su libertad y está dispuesto a asumir la responsabilidad sobre los riesgos existentes durante las diferentes fases del añorado viaje, más allá de los diferentes niveles regulatorios que puedan exigir pruebas y evidencias de que nos encontramos libres de virus.

Pero la cosa cambia notablemente cuando se trata de un viaje profesional, aunque el pasajero sea la misma persona. Es evidente que ante un viaje de trabajo, los requisitos del viajero varían y la capacidad para aceptar los mencionados riesgos disminuye. Es fácil predecir que el pasajero va a demandar más certezas y exigirá mayores garantías que alimenten su confianza.

Es por lo tanto previsible que las empresas, que ya han expresado su deseo de recuperar los viajes de negocio, empiecen a admitir también la necesidad de realizar un determinado número de viajes. A lo mejor con menor frecuencia y menos participantes. Pero imprescindibles para el correcto desarrollo de su actividad.

Burbuja sanitaria

Con el escenario descrito, la apremiante necesidad de viajar, las escasas opciones disponibles y el peso de la responsabilidad que cada empresa asume ante el desafío que un viaje representa especialmente en estas circunstancias, se hace necesario revisar los criterios que hasta ahora eran utilizados dentro de las diversas políticas de viaje.
Durante un tiempo, aún por determinar, será necesario que las empresas exploren nuevas fórmulas de transporte que les permitan extender la burbuja sanitaria que ofrecen a sus trabajadores en oficinas, fábricas y resto de dependencias. Será necesario ofrecer idénticas condiciones también en el medio de transporte que les proporcionen para realizar las tareas asignadas.
Así, cuando se hable de transporte aéreo, será recomendable optar por soluciones a medida que no solo faciliten la conciliación y favorezcan la productividad perdida con la desaparición de muchas de las opciones existentes hasta ahora. Además, deben asegurar un espacio sanitario seguro más allá de los sistemas de renovación del aire de los aviones. El conjunto de pasajeros que ocupan un avión deberá estar totalmente bajo el control de la empresa. Solo limitando el acceso al espacio que los trabajadores de una empresa van a compartir durante el viaje, se puede estar seguro de la prevención ante el contagio que proporciona. En definitiva, ofrecer confianza a los viajeros, sus trabajadores.

Una nueva perspectiva

Así las cosas, no es descabellado pensar que, en los próximos meses las empresas no negociaran las tarifas aéreas centradas casi exclusivamente en el factor precio. Quizás tengan que ampliar su perspectiva y trabajar sobre opciones de viaje controladas. Soluciones de transporte con acceso exclusivo para sus empleados, bien sea cerrando las ventas de una determinada ruta operada por una línea regular o bien fletando su propia solución de transporte a medida.

Como ya se ha dicho, los viajes de negocio van a disminuir notablemente en frecuencia y en número de viajeros. Pero no necesariamente va a significar un descenso del gasto. Es previsible que los costes terminen siendo muy similares al que las empresas registraban antes al estar obligadas a ajustarse a nuevas fórmulas y contemplar prioridades que irremediablemente entran en juego en la actualidad.

Este ajuste estratégico es igualmente aplicable tanto a operadores aéreos e intermediarios, quienes deberán modificar igualmente su modelo de negocio y adaptarse a unas nuevas reglas donde el factor volumen pierde necesariamente protagonismo en favor de otros elementos con mayor peso para sus pasajeros de Business Travel.

La llegada de vacunas efectivas, sin duda, va a despejar muchas dudas para la industria turística en general. Pero pasará tiempo hasta que podamos sentirnos totalmente seguros y confiados de que nuestros compañeros de viaje están libres de virus y no suponen una amenaza de contagio, al menos frente a la responsabilidad de las empresas.

Gerardo Manzano
CEO
Europair