Más de un tercio de los empleados españoles continúa gestionando sus gastos de empresa de forma manual, ya sea por correo electrónico o mediante hojas de cálculo. Así se desprende de un estudio de Perk, plataforma de gestión de viajes y gastos nativa en IA, que advierte de una mayor incidencia de irregularidades en aquellos procesos con menor control financiero.

Según la investigación, el 34% de los empleados en España sigue declarando gastos de empresa a través de métodos manuales. En este contexto, el 21% reconoce que presenta gastos incorrectos de forma regular, desde recibos inflados o duplicados hasta justificantes falsos. Además, más de la mitad de los encuestados en España, el 57%, admite haberlo hecho al menos una vez, mientras que el 79% asegura haber observado esta conducta entre compañeros.

El informe, realizado entre 8.000 empleados en España, Estados Unidos, Reino Unido, Alemania y Francia, apunta a deficiencias tanto en los procesos manuales como en algunas herramientas digitales. Entre quienes utilizan flujos de trabajo manuales, la incidencia de irregularidades alcanza el 25%. Sin embargo, el problema también persiste entre los usuarios de software ERP o soluciones de gestión de gastos, donde el 18% de los empleados españoles afirma enviar reclamaciones manipuladas de forma regular.

Las categorías con más irregularidades

Las comidas son la categoría de gasto más frecuentemente mal declarada en España, con un 24%, seguida del entretenimiento de cliente, con un 21%. También destacan los taxis y el uso del coche o kilometraje, ambos con un 17%.

El valor anual medio de los gastos declarados incorrectamente asciende a 250 euros por empleado que incurre en estas prácticas de forma regular en España. Esta cifra se sitúa al mismo nivel que Francia, por debajo de Alemania, donde alcanza los 290 euros, y de Estados Unidos, con 330 dólares, y muy por debajo del Reino Unido, donde el importe medio llega a 320 libras.

Para muchos empleados españoles, la irregularidad no siempre parte de una intención deliberada. El 31% señala que comenzó con un error genuino o un malentendido, mientras que el 22% apunta a la falta de claridad en la política de gastos de su empresa como una de las causas.

Recibos generados con IA

El estudio también pone el foco en el impacto de la inteligencia artificial en la declaración de gastos. Según Perk, el 43% de los empleados españoles ha enviado al menos una vez un recibo generado con IA, y el 8% afirma hacerlo de forma regular, un porcentaje similar al registrado en Estados Unidos.

Al mismo tiempo, el 20% de los empleados españoles asegura que su empresa ya utiliza inteligencia artificial para detectar fraudes en los gastos. No obstante, el 19% de quienes declaran gastos irregulares regularmente reconoce saberlo y, aun así, continúa haciéndolo.

“La mayoría de las herramientas están diseñadas para revisar el gasto una vez que ya ha ocurrido. Para entonces, el equipo de finanzas está en modo de corrección, persiguiendo recibos y rectificando reclamaciones que nunca deberían haberse enviado. La decisión más inteligente es desplazar el punto de intervención hacia adelante: integrar las políticas en el flujo de reserva, cotejar los recibos con los datos de la tarjeta en tiempo real y hacer que el cumplimiento sea el camino de menor resistencia”, señaló Nikita Miller, directora de Producto de Perk.

Según Miller, cuando el sistema está construido de esta forma, “hay menos margen para el error, las reclamaciones llegan más limpias y el equipo de finanzas puede volver a centrarse en el trabajo que realmente impulsa el negocio”.

Prioridades para mejorar el control del gasto

El informe identifica tres prioridades estratégicas para los directores financieros que buscan reforzar el control sobre los gastos de empresa. La primera pasa por no depender únicamente del recibo. Según Perk, el 61% de los empleados españoles no tiene acceso a una tarjeta corporativa o trabaja en organizaciones donde estas tarjetas están restringidas por antigüedad o función. Ampliar su uso permitiría convertir la transacción en el registro principal, dejando el recibo como una confirmación.

La segunda prioridad es eliminar fricciones en el proceso. El 43% de los empleados españoles afirma que no reclama pequeños gastos legítimos porque el esfuerzo no merece la pena. Para Perk, este gasto no reclamado puede favorecer comportamientos incorrectos posteriores, al convertirse en una forma de compensar importes que no fueron recuperados.

La tercera línea de actuación es implementar controles proactivos. La integración de las tarjetas en la arquitectura de gastos permite detectar inconsistencias antes de que se produzca el gasto, establecer límites por titular y restringir determinadas categorías de consumo.

El estudio fue realizado por Censuswide por encargo de Perk entre 8.000 profesionales empleados que viajan por trabajo al menos dos veces al año y trabajan en empresas de 250 o más empleados. La muestra incluye Reino Unido, Estados Unidos, España, Alemania y Francia.

Perk Events es una nueva solución basada en inteligencia artificial diseñada para automatizar la organización de eventos corporativos, sin importar el tamaño del mismo, desde reuniones de pequeño formato hasta encuentros de hasta 5.000 empleados.

Entre sus principales funcionalidades destacan la búsqueda inteligente de espacios, con ayuda de IA y en función de presupuesto y necesidades; la gestión de reservas grupales y coordinación automática de viajes; la centralización de la planificación, evitando intercambios manuales de correos y llamadas. Incluso es posible crear páginas de evento personalizables, con información clave para los asistentes así como la gestión de confirmaciones de asistencia, restricciones alimentarias y detalles logísticos como horarios de vuelos.

Todo ello se integra en una única plataforma, proporcionando a los organizadores mayor visibilidad, control y ahorro de tiempo, con el respaldo del equipo de expertos de Perk para los eventos más complejos.

Según un estudio de Perk, los principales puntos de fricción para los empleados que organizan eventos son la gestión de presupuestos y aprobaciones (35%), la coordinación de viajes (35%) y la búsqueda de espacios adecuados (33%).
A esta realidad se suma un estudio de Forrester Consulting, encargado por Perk, que señala que el 57% de las empresas españolas no cuenta con procesos de organización de eventos automatizados o solo dispone de una automatización mínima. Como consecuencia, los equipos dedican una cantidad significativa de tiempo a tareas operativas que les alejan de su trabajo principal.
Perk denomina a esta situación “trabajo oculto”, una carga que ha cuantificado en una pérdida anual de productividad de 1,7 billones de dólares en seis mercados. En el caso de España, este impacto se traduce en 43.600 millones de euros al año.

Perk Events es además el primer producto lanzado desde la Real Work Incubator, la incubadora interna de la compañía, creada formalmente en 2024. Este entorno, con funcionamiento similar al de una startup, permite a los empleados desarrollar soluciones innovadoras orientadas a eliminar el trabajo oculto de los procesos empresariales, con apoyo directivo y financiación propia.

TravelPerk inicia una nueva etapa bajo el nombre Perk, con el objetivo de ir más allá de los viajes de empresa. La compañía presenta una plataforma unificada de gestión de viajes y gastos, impulsada por inteligencia artificial, que promete acabar con las tareas repetitivas y manuales que frenan la productividad.

“Hace más de una década que decidimos eliminar las fricciones en los viajes de trabajo”, afirma Avi Meir, CEO y cofundador de Perk. “Con el tiempo, descubrimos que esas mismas fricciones estaban en todas partes. Perk ofrece a las empresas el impulso que necesitan para devolver el tiempo a las personas.”
La compañía denomina a este tipo de tareas “trabajo oculto”: aquellas actividades no esenciales que los empleados realizan fuera de sus funciones principales, como reservar viajes, registrar gastos o perseguir aprobaciones internas.

Un problema global de 1,7 billones de dólares

Un estudio realizado por Forrester Consulting y encargado por Perk estima que el trabajo oculto cuesta a las empresas 1,7 billones de dólares anuales en seis economías clave (EE. UU., Reino Unido, Francia, Alemania, España y Países Bajos).
En España, el coste asciende a 43.600 millones de euros al año, con una pérdida media de seis horas semanales por empleado.

Según este estudio, el 69 % de los empleados realiza trabajo oculto durante su jornada laboral y el 45 % lo considera la principal causa de agotamiento (burnout). Además, lejos de reducirse, más de la mitad (52%) afirma que este tipo de tareas está aumentando. En este sentido, el 70 % acoge positivamente las herramientas basadas en IA que ayudan a reducirlo.

Automatización inteligente y control global

La nueva plataforma Perk automatiza dos tercios (67 %) del trabajo no esencial, incluyendo reservas de viaje, gestión de gastos, facturación y organización de eventos de equipo.
Su módulo de IA nativa gestiona desde los recibos y facturas hasta los pagos con tarjeta, mientras que Perk Pay permite emitir tarjetas físicas que simplifican el gasto y facilitan la conciliación automática.
Además, la plataforma ofrece integraciones abiertas con los principales sistemas ERP, HRIS y herramientas de gestión de gastos, garantizando una implantación rápida y flexible en todo tipo de empresas.

Crecimiento acelerado a escala global

Perk supera ya los 300 millones de dólares en ingresos anualizados, con más de 10.000 empresas clientes en todo el mundo, entre ellas Wise, On Running, Breitling y Fabletics.
La compañía refuerza su presencia internacional con sedes en Boston y Londres, una plantilla de 1.800 empleados en 12 oficinas globales, y dos adquisiciones estratégicas en el último año.
Con una financiación Serie E y una fuerte inversión en IA, Perk entra en una nueva fase de expansión, reafirmando su compromiso con la productividad y la simplificación del trabajo real.