A través de las respuestas de travel managers y responsables financieros, hemos elaborado un estudio sobre cómo gestionan los gastos de viaje las empresas de nuestro país. Las conclusiones permiten a los diferentes responsables de esta parcela tener una visión global sobre cómo lo están haciendo respecto a otras empresas de su entorno. (haz click aquí para descargar el estudio)

Métodos de pago para los gastos de viaje

Todavía existe mucho campo de mejora en el ámbito de la optimización de la gestión de gastos. Según el estudio, el adelanto del pago por parte del empleado y el posterior reembolso del gasto es el método más utilizado por las empresas españolas (66 %), seguido del uso de tarjetas de empresa de entidades bancarias tradicionales.

De las empresas que reembolsan a posteriori los gastos de viaje, la opción más utilizada es el reembolso mediante transferencia bancaria puntual, así como el reintegro de dichos gastos dentro de la nómina. Y todavía existe casi un 10 % que incluso realiza estos reembolsos en efectivo. En cuanto al tiempo de devolución, casi la mitad de las empresas afirma hacerlo en menos de 15 días, lo que podría perjudicar la satisfacción del empleado.

«Mejorar la automatización y digitalización de la gestión de gastos es el concepto más mencionado al preguntar sobre futuros cambios o mejoras en este capítulo»

También es interesante conocer cómo funcionan las aprobaciones y autorizaciones de gastos de viaje. En este sentido, el 44 % necesita un único nivel de aprobación, mientras que el 35 % requiere varios niveles y más del 20 % depende de políticas predefinidas por importe, justificación o responsabilidad.

Pocas sorpresas en cuanto a la tipología de gastos más habituales autorizados en las políticas de viaje: restaurantes, transportes y hoteles figuran como los gastos más comunes en este punto.

Uso de herramientas tecnológicas

Gracias a la participación tanto de travel managers como responsables financieros, en algunos capítulos se pueden observar diferencias relevantes entre las empresas donde el travel manager es también el responsable de la gestión de gastos.

A pesar de que es el departamento financiero quien gestiona estos gastos, un 70 % de los financieros indica que los empleados de su empresa no cuentan con una aplicación móvil para gestionar los gastos de viaje. Por otro lado, más de la mitad de los travel managers sí usan este tipo de aplicaciones para gestionar los gastos de viaje, lo que beneficia una gestión más eficiente de los gastos.

«El 29 % de los travel managers y el 19 % de los responsables financieros tienen previsto modificar o restringir la política de gastos»

En cualquier caso, la automatización de gastos de viaje todavía es una tarea pendiente en nuestro país. De hecho, mejorar la automatización y digitalización de la gestión de gastos es el concepto más mencionado al preguntar sobre futuros cambios o mejoras en este capítulo, por delante del control de costes y fraude.

En este mismo sentido, son muchos los responsables que todavía experimentan problemas con un capítulo tan importante como la deducción de gastos. El 71 % de los travel managers y el 55 % de responsables financieros enfrenta dificultades de algún tipo a la hora de presentar la documentación necesaria para la deducción de gastos, lo que ofrece la oportunidad de incorporar soluciones y herramientas que faciliten esta tarea.

Prioridades

Volvemos a encontrar diferencias importantes entre prioridades y formas de gestionar en función del perfil profesional encargado de los gastos de viaje. Los travel managers priorizan el cumplimiento de políticas, mientras que los directores financieros se centran en el control de costes.

También llama la atención la baja preocupación que genera el fraude potencial (21 % de los travel managers y 9 % de los directores financieros), a pesar de haber tenido experiencias previas.

En cuanto a posibles cambios o restricciones en políticas de gastos de viaje, solo el 29 % de los travel managers y el 19 % de los responsables financieros tienen previsto modificar o restringir la política de gastos. De hecho, casi tres cuartas partes de los responsables financieros no está considerando ningún tipo de modificaciones o restricción. En cambio, cerca de la mitad de los travel managers afirma estar en pleno proceso de cambio.

Por último, poco más del 25 % de los encuestados afirma contar con una herramienta de gestión de gastos que también sea capaz de medir la huella de CO² de los mismos. De hecho, más de la mitad de los encuestados no está familiarizado con este tema o, directamente, nunca había oído hablar de ello. Contar con una herramienta que cuantifique de manera automática el CO2 asociado a los gastos de viaje permite mejorar la transparencia de las operaciones, al tiempo que ayuda a las empresas a cumplir con las nuevas normativas y apoyar sus propias iniciativas ESG.

«Todavía existe casi un 10 % de empresas que realiza los reembolsos de los gastos de viaje en efectivo»

Según Iñigo Aguirre, Vicepresidente de Business Development de Payhawk, “en el campo de la gestión de gastos todavía queda mucho camino por recorrer en cuanto a la adopción de herramientas y sistemas de gestión de viajes que permitan automatizar el reporte de gastos.”

“La automatización progresiva y la implantación de herramientas digitales pueden mejorar la eficiencia y la transparencia en el proceso de gestión de gastos. Además, esto ofrece la oportunidad de explorar nuevas tecnologías como la Inteligencia Artificial, para mejorar el análisis predictivo y la optimización de los gastos, además de garantizar un mayor seguimiento de la huella de carbono de los viajes de empresa, algo fundamental en el momento actual”, concluye.

Si quieres conocer más detalles, tendencias y datos sobre cómo gestionan los gastos de viaje las empresas españolas, haz click aquí para descargarte nuestro estudio.

Según datos de un reciente estudio de GBTA, la recuperación post-covid de los viajes de negocio así como los gastos asociados a los mismos es un hecho. Y aunque todavía no se ha alcanzado el volumen de 2019, este año las cifras a nivel global quedarán cerca de los registros prepandemia.

El estudio, elaborado a nivel mundial, muestra que el nivel de gastos en los viajes domésticos ya alcanza el 74 % del volumen de 2019 (66 % para los viajes internacionales). Y un 21 % de las empresas afirma que sus gastos de viaje ya superan los de antes de la pandemia. Es más, el 77 % de las compañías afirma que incrementará sus viajes de negocios respecto a 2022.

Ante incrementos de esta magnitud, la adopción de la digitalización en los procesos de Travel & Expense es clave para optimizar la gestión de sus gastos de viaje, ya que permite reducir errores y la posibilidad de fraude, agilizando procesos y mejorando la experiencia del empleado.

Un estudio realizado por Payhawk, desarrollador de una solución integral para la gestión de notas de gastos, incluidos los gastos de viaje, tarjetas de empresa, facturas y pagos, confirma que la digitalización de la gestión financiera en las empresas ha dado un salto adelante en los últimos años. Sin embargo, todavía queda mucho trabajo por delante.

En el informe “La gestión financiera en las empresas españolas: previsiones, gastos y tendencias” encontramos conclusiones interesantes. Por ejemplo, 1 de cada 4 empleados ha tenido que hacer frente alguna vez a gastos de empresa con dinero personal. O que el 28% de las corporaciones todavía exige a los empleados presentar los tickets de forma manual. Una práctica que, a su vez, provoca que el 28% de los empleados haya tenido problemas para que le devuelvan el dinero por adelantado por haber expirado el plazo previsto para la previsión de dicho gasto. Es más, solo el 22% de los empleados susceptibles de incurrir en un gasto de empresa cuentan con tarjeta de empresa para ello.

¿Cuál es el nivel de digitalización financiera de las empresas?

En los últimos 3 años se ha producido una aceleración de la digitalización de las áreas financieras de las empresas por varios motivos. Sin duda, la pandemia ha incrementado el número de empleados que realizan teletrabajo. Pero también el auge de los pagos online, así como el aumento de los requerimientos digitales por parte de las administraciones públicas, han ayudado en este proceso de transformación. Aun así, solo el 11% de los CFOs admite tener digitalizados los procesos financieros al 100%.

Las consecuencias de un bajo nivel de digitalización son muchas y perjudican de forma importante el buen funcionamiento de la compañía y sus procesos internos. Por ejemplo, en el 44% de los casos, el área financiera no puede proporcionar información actualizada a los equipos comerciales con la rapidez necesaria, siendo los que más suelen viajar por temas de negocio.
No es de extrañar entonces que, según el estudio de Payhawk, casi el 75% de los directores financieros tengan planeado invertir en digitalización y nuevas tecnologías.

Ventajas de la automatización de gastos

No hay que ver la apuesta por la digitalización y la automatización de gastos como un gasto más, sino como una inversión que conlleva un retorno importante, no solo a nivel económico, sino también operativo y funcional. Empezando por un lógico ahorro de recursos y de tiempo que puede destinarse a otras tareas y, por lo tanto, incrementar la productividad de muchos departamentos de la compañía.

Por otro lado, permite un mayor control y transparencia de los gastos de la empresa. Esto facilita la toma de decisiones y el trabajo del Travel Manager, así como de los propios empleados que viajan. En este sentido, al mejorar la gestión y la devolución de notas de gastos y tickets de viajes también aumentará el nivel de satisfacción e implicación de los empleados con la compañía. Además, se reducen de forma importante los riesgos de fraude y errores que generan pérdidas económicas.

Además, el propio departamento financiero se libera de este tipo de tareas poco productivas, pudiendo dedicar tiempo a funciones más estratégicas: consultoría, búsqueda de financiación, análisis de riesgos, desarrollo del plan de negocio, etc.
Hay que tener en cuenta que las tareas más desarrolladas por los departamentos financieros son, precisamente, aquellas que se pueden automatizar: gestión del flujo de caja (80%), previsión (79%), mantenimiento de registros (67%) y búsqueda de recibos y gastos (67%).

Cómo elegir una buena solución de automatización de gastos

A la hora de seleccionar una buena solución digital de automatización de gastos hay que tener en cuenta distintas variables, para que no acabe ocasionando más problemas que los que ya teníamos.

Por un lado, hay que adoptar una solución SaaS (Software as a Service), que permita acceder a los datos en la nube, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Y todo ello sin necesidad de invertir en infraestructuras TI y su posterior mantenimiento. En este sentido, la solución desarrollada por Payhawk no solo cumple con estos requerimientos: también se trata de una solución de rápida implementación, sencilla e intuitiva, capaz de adaptarse a las necesidades y especificaciones de cada empresa, sin importar su tamaño ni volumen.

En este sentido, otro de los puntos críticos es que la solución se integre de forma sencilla y sin problemas con otras herramientas, sistemas y ERP que utilice actualmente la empresa. En el caso de Payhawk, es capaz de sincronizar todos los gastos y facturas con cualquier ERP y sistema contable, sin margen de error, y diciendo adiós a la introducción manual de información.

Payhawk nació en 2018 con la idea de ayudar a las empresas reinventando la manera en la que estas gestionaban sus gastos. El objetivo era liberar al equipo financiero de funciones administrativas a través de la automatización de tareas repetitivas a través de una única solución que pudiera adaptarse a sus necesidades únicas.
Su solución tecnológica integral elimina los procesos manuales, optimizando la gestión de notas de gastos, tarjetas de empresa, facturas y pagos en una experiencia integrada con el ERP, proporcionando a los CFOs el máximo control y visibilidad sobre los gastos de empresa.

Si quieres saber más sobre Payhawk y cómo te puede ayudar a gestionar los gastos de viaje, haz clic en este link para programar una demo con sus especialistas comerciales.