Las partidas a analizar no son pocas: el desplazamiento urbano (taxi, VTC, transporte público), las dietas, los parkings, el hotel o el apartamento, avión, tren y la omnipresente gasolina. Gastos directos a los que debemos añadirle todos los costes indirectos como el tiempo (destinado a la tramitación de reservas, solicitudes, registro de facturas, las esperas, etc.). Un suma y sigue que de no estar bien controlado puede repercutir en grandes sobrecostes.

El Travel & Expense Management

Definir la política de viajes es el punto de inicio, pero no el punto final. Hace unos años quizás sí, porque no se disponía de las actuales herramientas tecnológicas. Actualmente, existe un amplio abanico de soluciones de comunicación a distancia que acercan a las personas sin necesidad de desplazarse físicamente, lo que está cambiando las reglas de nuestro mercado. En este contexto, parece lógico que los fabricantes e integradores de sistemas de comunicación sean ya considerados nuevos y destacados actores del business travel. Un mercado que podría suponer algo más de los 18.000 millones de euros anuales en España.

El caso Ricoh España

Para Antonello, el hecho de contar con una política de viajes con herramientas tecnológicas integradas favorece la transparencia, la eficiencia y el compromiso, lo que supone un beneficio para la empresa y sus trabajadores.

«Nos reunimos con Antonello SImoncini en la sede central de España y Portugal de la multinacional RICOH. Con él analizaremos cómo se crearon los pilares de la transformación de la gestión del Travel & Expenses Management de la compañía RICOH España.»

La realidad común es que cuando se plantea la digitalización en el entorno empresarial, se tiende a darle más importancia a la inversión, que al retorno posible. Sin duda, esto es porque no se ha valorado de forma correcta los beneficios directos e indirectos que suponen este tipo de procesos. Un ahorro que va más allá de los datos puramente económicos y toca incluso la esfera personal del empleado. Solo hace falta cuantificar las horas perdidas en los desplazamientos – la espera en aeropuertos, los retrasos, los madrugones, etc…

Aplicar las tecnologías digitales y de colaboración en la gestión de viajes contribuye de manera directa a mejorar las condiciones laborales y a una gestión más sostenible de los recursos.

End to End

En la imagen siguiente se puede observar como es el actual mapa del proceso «END to END» para la gestión de los viajes implementado por Ricoh España. En él, tienen un papel primordial las tecnologías digitales para la solicitud y reserva de viajes y servicios asociados, así como su pago y la gestión de los gastos de viaje.

Aunque parezca que tener el mapa end to end ya fuese suficiente, no es así. Sino que se han de analizar los resultados y buscar las verdaderas palancas de mejora.

Siguiendo con el caso Ricoh, le pedimos a Antonello que nos enseñara una ejemplo en el que, gracias a la tecnología actual y a unos procesos bien estructurados, se hubiese detectado una palanca de ahorro. Y que además, se hubiese aprobado por Dirección y que si fuese posible, se hubiese implantado de forma satisfactoria. Su respuesta fue afirmativa, hace dos años tuvo la oportunidad de plantear a la dirección una palanca de mejora.

Reuniones virtuales

Su propuesta se produjo coincidiendo con la decidida apuesta del Comité de Dirección por la digitalización de la compañía y la implantación de una nueva cultura de trabajo colaborativo. Para ello, se tomaron un conjunto de decisiones clave como la digitalización de procesos, la migración al cloud y la política (firma digital, e-factura, gestión documental, etc.) que ayudaron a impulsar esta nueva cultura corporativa, previendo revisiones periódicas para ajustar su despliegue. En paralelo, se inició un proceso de formación continua para los empleados en el uso de las nuevas tecnologías.

«Un ahorro que va más allá de los datos puramente económicos, toca incluso la esfera personal del empleado.»

La empresa hizo una potente inversión en equipos y en nuevos sistemas de comunicación entre 2016 y 2018, así como un cambio del sistema interno de comunicación hacia soluciones basadas en Microsoft 365. Esta renovación tecnológica tuvo un punto de inflexión en julio de 2017, cuando Ricoh adquirió la empresa Techno-Trends, dedicada a la implantación de soluciones y servicios de colaboración empresarial a distancia, que ayudó a dar el impulso final a la cultura de colaboración de Ricoh.

En este contexto, cobraba pleno sentido la propuesta de sustituir las reuniones presenciales y los viajes de los perfiles administrativos por reuniones virtuales.

Incluir la opción «no viajar»

Después de un detallado estudio, la empresa decidió que, de las cuatro tipologías de viajes que tiene definidas la compañía -visitas comerciales, formación, servicio técnico y administración-, era esta última la más susceptible de ser reducida. Estos se realizaban tanto a delegaciones nacionales como internacionales y suponían un 14% de los viajes de la compañía.

El retorno generado con la reducción de estos viajes permitía dotar las diferentes sedes con salas de reuniones equipadas con tecnología de comunicación remota de última generación, según las tareas a llevar a cabo en cada caso: presentar, realizar videoconferencias, tomar notas o acceder a espacios virtuales, entre otros.

Tras este proceso de digitalización, hoy en días las reuniones administrativas se realizan a distancia.

Esta es una excelente noticia para esta compañía que está comprometida con los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU, en línea con los 3 pilares en los que se basa su actividad: Personas, Planeta y Prosperidad.

La reducción de los viajes de negocios, junto con la renovación de la flota de vehículos por eléctricos e híbridos y la implantación de la facturación electrónica y el teletrabajo, han conseguido que Ricoh España reduzca un 21% las emisiones de CO2 por empleado respecto a 2017 y que se haya mejorado un 20% la conciliación con la vida personal de los empleados.

Conclusiones

En definitiva, la implantación de una nueva política de viajes en Ricoh no solo ha generado el retorno económico esperado sino que, sobre todo, se ha alineado con los valores corporativos de sostenibilidad y respeto por las personas y el entorno, ofreciendo a sus colaboradores una mejor experiencia en el trabajo y, en paralelo, una gestión más sostenible de los recursos de la empresa. Un claro ejemplo de tecnología al servicio del talento de las personas, que permite trabajar en equipo de una manera más eficiente para empleados y compañía.

Así iniciaba una noticia publicada por europa press. El Congreso de los Diputados ha destinado algo más de medio millón de euros para sufragar viajes de diputados entre el 1 de abril y el 30 de junio. Meses sin apenas actividad parlamentaria al estar disueltas las Cortes buena parte de ese periodo. 

No se trata de una noticia de novedad para esta revista ya que en noviembre de 2017 habíamos publicado un artículo anterior sobre esta cuestión. Por lo que más bien ahora se trata de comprobar que dos años después de la puesta en marcha de los mecanismo de transparencia, poca cosa se ha trabajado para optimizar la gestión de recursos para viajes y reducir así su presupuesto. Pero todo parece indicar que la prodigalidad no se reduce con lo cual la dañada imagen de nuestros partidos políticos y de sus señorías no tiende a desaparecer.  

La prodigalidad de sus señorías no se frena

Según datos oficiales del Congreso, entre el 1 de abril y el 30 de junio se facturaron 504.792,37 euros para sufragar viajes de sus señorías dentro del país para el desarrollo de su actividad tanto parlamentaria como estrictamente política.

Los gastos abonables de sus señorías incluyen:

• Billetes de avión, tren y/o transporte público,
• Alojamientos
• Pagos por kilometraje,
• Indemnización por uso de vehículo privado y las dietas.
• Gastos de gestión, cancelaciones, cambios
• Billetes emitidos pendientes de utilización

Podéis consultar las cuentas de los gastos de viajes en el portal del Congreso 

El foco del problema está en la Política de Viajes excesivamente Abierta

Los viajes de los diputados se rigen por una resolución de la Presidencia del Congreso de 2014, que reconoce el derecho de los parlamentarios.  

«…las ayudas, franquicias e indemnizaciones por gastos que sean indispensables para el cumplimiento de su función».

Y el control de los gastos es responsabilidad de sus correspondientes grupos parlamentarios. 

«el ejercicio y labor política ó parlamentaria debe ser libre sin que deba imponerse ningún tipo de censura o control previo, en forma de autorización, sobre la misma, más allá de los límites ya establecidos en nuestro ordenamiento jurídico».

Si los mecanismos de supervisión corresponden a cada grupo. ¿Cuales son estos mecanismos?

Y por lo que se advierte, los grupos parlamentarios, no aplican ningún mecanismo

«es el propio diputado quien debe utilizar de manera responsable los medios que la Cámara pone a su disposición»

Tras todos los escándalos políticos en España, ¿tenemos que seguir confiando en que sus señorías hagan la utilización responsable de fondos públicos?

Las políticas de viajes sin mecanismos control son ineficientes. Las políticas de viajes medio abiertas no frenan el libre ejercicio de la labor política y parlamentaria. Y lo más importante es que servirían para reducir aquellas desviaciones o abusos indeseables. 

La única restricción que hemos encontrado es que el Reglamento avisa (pero no sanciona) sobre la realización de cualquier desplazamiento para un objeto distinto de los mencionados y que no guarde relación con el ejercicio de la labor política o parlamentaria no podrá ser imputada al Presupuesto de la Cámara, debiendo abonarse por el diputado».  

Si deseas consultar los detalles de esta información te añadimos el link de la página del congreso.

Imagen de la Suite Junior – Sala de estar del hotel Westin Palace de Madrid

Nuestra reflexión… 

Una de las mayores organizaciones de nuestro país no puede seguir a día de hoy utilizando una política de viajes completamente abierta. Esta fórmula no pone ningún filtro a sus señorías que pueden reservar hoteles 5 estrellas o reservar un vuelo en business el día anterior.

Además de las medidas de transparencia que se han aplicado, es necesario replantear lo escrito en los reglamentos internos para poder implementar una nueva política de viajes «semiabierta».

No estamos inventando la sopa de ajos, el gobierno alemán tiene desde hacer años unas políticas de viaje muy restrictivas que no impiden ni limitan el trabajo de sus representantes de gobierno. 

Y el problema no está en que no existan profesionales capaces de solucionar esta situación en los partidos políticos. Me consta personalmente que los hay. El problema es que la prodigalidad de sus señorías no se frena y a ninguno de nuestros representantes en el Congreso parece interesarle lo más mínimo que esta situación cambie.

Y mientras nada cambie, todos los españoles seguiremos abonando las facturas del Westin Palace o Ritz sin tan siquiera haber podido negociarles un 10%. 

El Mobility Manager es una figura profesional que combina las funciones del Travel Manager y Fleet Manager. 

Estamos viendo cómo la movilidad corporativa terrestre se transforma, busca desplazamientos más eficientes, eficaces y sostenibles. Y a medida que el modelo «propiedad/uso» de un vehículo pierde peso, aumenta la demanda de otros tipos de movilidad.

De ahí que, los grandes fabricantes de vehículos estén tomando posiciones como proveedores de servicios. Se trata de una nueva área de negocio denominada Mobility as a Service: MaaS.

Mobility as a Service: MaaS

Estos nuevos proveedores Maas están desarrollando plataformas globales en las que se integrarán viejas y nuevas fórmulas de movilidad terrestre corporativa. Sin olvidar el resto de las necesidades de movilidad de los empleados: viajes de avión, hoteles, alquiler de vehículos, reservas de parkings, etc.

Como consecuencia estas nuevas plataformas serán supervisadas por los llamados Mobility Manager. Los encargados de elegir las plataformas y servicios alineados con las necesidades de su empresa.

La empresa a través del Mobility Manager obtiene una visión completa de los costes totales de la movilidad de sus empleados durante sus desplazamientos urbanos, regionales, nacionales o internacionales.

Total Cost of Mobility (TCM)

Se trata de un concepto derivado del Total Cost of Ownership (TCO), muy utilizado por los gestores de flotas ya que permite conocer el coste por kilómetro de un vehículo teniendo en cuenta todo tipo de variables: mantenimiento, kilometraje anual, cuota/financiación, valor residual del vehículo, impuestos, seguro, consumo…

Trasladando y añadiendo estos conceptos al sector de los viajes, se puede obtener el coste de movilidad por empleado y año en lo que respecta a servicios públicos, taxis o car sharing. Pudiendo optimizar y negociar con los distintos proveedores o incluso asignar a cada empleado un budget anual de movilidad para que lo gestione como él considere.

Este artículo está relacionado con 

https://revistatravelmanager.com/movilidad-corporativa-terrestre-las-nuevas-soluciones/

Es seguramente en el uso corporativo y sus distintas formas de tenencia de un vehículo de empresa donde se encuentra una de las palancas de transformación del actual y, especialmente, del futuro ecosistema de movilidad.

Las nuevos modelos de movilidad corporativa

«Los objetivos globales de reducción de CO2, el ahorro significativo y el servicio personalizado, contribuyen al crecimiento en el sector.»

«La satisfacción del usuario, la retención del mejor talento, la reputación empresarial, son formas de ahorro cualitativo que no necesariamente son contabilizadas económicamente.»
Begoña Blanco, Travel Manager de Red Eléctrica
de España y presidenta de IBTA.

Han aparecido en el mercado de la movilidad corporativa varias alternativas que pueden sustituir o convivir con los tradicionales modelos de transporte que ya usaban muchas compañías. Dependerá de la tipología de la empresa. Se trata de ofrecer diferentes soluciones de movilidad global; tantas como sean necesarias.

Begoña Blanco, presidenta de IBTA, y a su vez, Travel Manager de Red Eléctrica de España, aboga por la búsqueda de alternativas: “las nuevas tecnologías y las políticas empresariales de responsabilidad social y sostenibilidad junto con las restricciones y prohibiciones administrativas, hacen que las empresas busquen alternativas a la movilidad de sus empleados. No podemos permanecer ajenos a esta cuestión. Se busca optimizar los recursos apoyándose en soluciones colaborativas”. El cambio está aquí y ahora, y hay que tenerlo en cuenta.

Taksee

Según José María Cánovas, CEO y cofundador de Taksee, en 2011 en el sector del transporte surgían las primeras Apps para pedir taxis. Hoy en día, Taksee propone en el lugar y sitio oportuno el uso de taxi compartido a todos los empleados de una misma compañía o incluso evitar el gasto en determinadas ocasiones, a la hora de solicitar un servicio mediante la App. El taxi suele representar el 10% de la cuenta total de viajes + gasto de una empresa (similar al gasto en Renfe). En este servicio cuentan con más de 7.000 taxis asociados en 140 ciudades españolas.

También cuentan con un agregador de aparcamientos llamado Parkimeter que cuenta con una red de más de 600 aparcamientos en España, Portugal e Italia. Desde nuestra app un cliente además de pedir taxi puede solicitar aparcamientos aplicando la “política de movilidad y reglas” que haya definido la empresa.

Y por último ofrecen un servicio de car-pooling para empleados de grandes empresas puedan compartir su trayecto diario al trabajo (en su coche particular) con otros compañeros para reducir costes de transporte, y también impacto contaminante en los entornos donde están ubicadas las grandes empresas y necesidad de aparcamiento.

Seat

También Seat está desarrollando sus propias plataformas de movilidad bajo demanda. Y lo está haciendo en Barcelona a través de su división XMOBA. Esta nueva compañía se dedica a desarrollar y testar nuevos servicios de movilidad inteligente. La marca de Martorell pretende impulsar nuevos modelos de negocio y llegar a un público general, más allá de sus propios clientes. Entre las iniciativas de XMOBA encontramos justmoove, una plataforma que integra permite reservar y pagar aparcamientos, peajes o repostajes, entre otras opciones; la gestión de la recién adquirida Respiro (car sharing); o la implantación de una prueba piloto con patinetes eléctricos compartidos.

Joinup

Siguiendo con plataformas tecnológicas que trabajan con el taxi, Joinup aparece gestionando el viaje de negocio y/o corporativo por carretera con chófer, ya sea en taxi, con chófer particular y vehículo de alta gama, autobús o minibús. Su servicio es exclusivamente para empresas por lo que les permite tener una alta especialización.

La tecnología es la baza de todos estos nuevos actores, lo que les permite integrarse en los sistemas de la empresa que hace uso de sus servicios. De trato totalmente personalizado, el ‘traje a medida’ se adapta a las necesidades específicas de cada compañía.

Drivania

Dentro del sector del vehículo privado con chófer, encontramos a Drivania, aunque a diferencia de las demás, cuenta con una trayectoria de casi 10 años. Contar con un proveedor de transporte privado con chófer a nivel mundial, suele ser un servicio muy demandado en las empresas con sedes internacionales. Recogidas personalizadas de clientes en países extranjeros, o el simple traslado del aeropuerto al hotel de altos cargos de la compañía, requieren de una opción conocida y fiable en cualquier punto de la geografía internacional -más de 1.000 localidades en 190 países a nivel global-. Este servicio de transporte de clientes está especialmente destinado para agencias de viajes e intermediarios.

Uber, Cabify, Lyft, Gett, Ola, Didi, Grab…

Cualquiera de estas opciones proporciona a sus clientes vehículos de transporte con conductor. A través de su software de aplicación móvil, que conecta los pasajeros con los conductores de vehículos registrados en su servicio, ofrecen un servicio de transporte a particulares. No todas operan en España, pero siguen una línea de negocio similar en la que el precio del servicio, suele saberse de antemano.

Según el proveedor de soluciones de gestión de gastos Certify, Uber fue la marca de viajes más gastada en el tercer trimestre de 2018 en los EE.UU. Superó a los taxis en 2015, mientras que Lyft llegó a los diez proveedores más populares para viajeros de negocios por primera vez.

Estos VTC – Vehículos de Turismo con Conductor- en general, ya forman parte de la movilidad actual de muchos empleados. El uso creciente de teléfonos inteligentes también contribuyen al crecimiento en el sector. Mientras que los VTC utilizan un servicio de prepago en el que los precios se calculan antes de contratarse, los taxis, por lo general, funcionan con una tarifa que no se abona hasta el final del servicio. Por el momento, los VTC únicamente pueden ofrecer servicio a quienes lo contraten a través de la App. En los VTC el precio se fija en función de la demanda por lo que un mismo trayecto puede tener un coste variable en función de la hora y el día. En los taxis los precios son mucho más estables. Sin querer entrar en el conflicto que hay entre estos dos sectores, y ciñéndonos a la ley, debería haber una licencia de VTC por cada 30 taxis en nuestro país. Pero por razones jurídicas, políticas y administrativas, eso no se cumple. Y no solo eso: ambas cifras se van acercando. En Barcelona ya es de 1/5 y en Madrid, el caso más inquietante, de 1/3. Todo, según datos oficiales del Ministerio de Fomento.

Sixt

Las propias rent-a-cars tradicionales son las primeras que han tenido que replantearse sus líneas de negocio para que también las sigan ‘sacando a bailar’. Sixt, por ejemplo, se plantea una plataforma en la que poder ofrecer una solución de movilidad global para sus empresas clientes. Lo realiza a través de un producto 360º que permita abarcar todas las variantes de la movilidad tales como el car sharing, el renting, el alquiler de vehículos tradicional, etc. Sixt también está desarrollando su nueva línea de car sharing, denominada SixtShare.

Europcar Mobility Group

Europcar Mobility Group se ha reinventado, dando un paso más en su tradicional actividad como empresa de rent-a-car. Su actual nombre- con el apellido Mobility Group- es fiel reflejo de esta estrategia de crecimiento hacia diferentes fórmulas de movilidad. En los últimos años no solo ha absorbido otras firmas de RaC como Goldcar, InterRent o BuchBinder. También ha adquirido compañías locales de vehículos compartidos como GoCar (Irlanda), Sccoty (alquiler de scooters eléctricos en Bruselas) o E-Car (Reino Unido). Europcar Mobility Group también es propietaria de Brunel (VTC para empresas) y de Drive & Share, una fórmula pay per drive que permite conducir un vehículo nuevo con todo incluido y alquilarlo cuando no se usa.

Ubeeqo

El coche es un activo que supone mucho gasto para las empresas y que se usa –en muchos casos- de forma muy poco eficiente. El servicio de car sharing permite optimizar las flotas corporativas de manera clara e inmediata. Ubeeqo, por ejemplo, ofrece este sistema. En la mayoría de los casos, no hace falta que cada comercial tenga su propio vehículo porque se demuestra en muchos casos, que el vehículo pasa horas e incluso días enteros en el parking sin moverse. Ofrecen una plataforma de reservas por horas que cubre igualmente las necesidades de movilidad de los empleados. Ubeeqo es propiedad de Europcar Mobility Goup

Daimler-BMW

Si hace unos años alguien hubiera dicho que BMW y Mercedes-Benz (Daimler) firmarían una alianza, nadie lo hubiera creído. ¿Dos de los gigantes alemanes de la automoción, máximos rivales en el segmento Premium, llegando a un acuerdo? Así es. Se trata de una joint-venture entre Daimler AG y BMW Group y que empezará ya a operar este año. Pero el acuerdo no es para compartir costes en la construcción de vehículos (al menos de momento). Esta alianza histórica tiene como objetivo crear un ecosistema de movilidad urbano, una plataforma global y holístico de servicios de movilidad inteligentes, sostenibles y perfectamente conectados.

En los últimos años ambas compañías han creado o adquirido diferentes empresas de servicios de movilidad. Ahora estarán bajo un mismo paraguas que, por cierto, de momento no tiene nombre. Un paraguas que incluye servicios de car sharing, de vehículo con conductor, estacionamiento, recarga de vehículos eléctricos y sistemas multimodales (incluyendo los servicios públicos: metro, bus, etc.)

Esta joint-venture controlará compañías como moovel, ReachNow, Car2Go, DriveNow, mytaxi, Chauffeur Privé, Clever Taxi, Beat, ParkNow, ParkMobile, Charge Now y Digital Charging Solution.

Volkswagen

Otro de los grandes fabricantes de vehículos que apuestan por crear ecosistemas de movilidad es Volkswagen. Y lo hace, entre otras iniciativas, a través de una nueva marca: MOIA. Su objetivo es “el desarrollo soluciones tecnológicas de movilidad bajo demanda, como el ridehailing o el ridepooling (uso compartido de vehículos de gran capacidad), invirtiendo específicamente en nuevas empresas digitales y colaborando con ciudades y proveedores de transporte establecidos”.

Este artículo está relacionado con Movilidad Corporativa (Motivos y escollos)

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Es seguramente en el uso corporativo y sus distintas formas de tenencia de un vehículo de empresa donde se encuentra una de las palancas de transformación del actual y, especialmente, del futuro ecosistema de movilidad.

Motivos por las que las empresas valoran nuevas modalidades y ofertas de movilidad corporativa.

«El ahorro, la búsqueda de opciones más sostenibles, y el ‘traje a medida’, suelen ser las razones más frecuentes por las que las empresas valoran ‘explorar’ las nuevas alternativas de movilidad.»

1) Sostenibilidad

Los objetivos globales de reducción de CO2, el ahorro significativo y el servicio personalizado, contribuyen al crecimiento en el sector. Depende bastante de cada empresa, la sostenibilidad es sin duda tema de interés debido a que las compañías se han comprometido con la Responsabilidad Social Corporativa.

Taksee por ejemplo, facilita a las empresas periódicamente reportes de kilómetros y emisiones de CO2 que los suelen incluir en sus memorias de sostenibilidad. Este tipo de plataformas se comprometen en utilizar vehículos con el menor impacto medioambiental contando con flotas híbridos o eléctricas.

Aunque para Alejandro Palmarola, Gestor de Compras y Flotas de Calidad Pascual, «al final la flota de vehículos 100% eléctricos es una utopía en este momento. En cuanto a la sostenibilidad, te diré que para nosotros es muy importante, no en vano somos de las pocas empresas españolas acreditadas como Flota Ecológica por AEGFA e IDAE, pero ninguna de las ofertas que tenemos nos asegura un servicio con cero emisiones”.

Movilidad Corporativa Terrestre (De la propiedad al uso)

 Es seguramente en el uso corporativo y sus distintas formas de tenencia de un vehículo de empresa donde se encuentra una de las palancas de transformación del actual y, especialmente, del futuro ecosistema de movilidad.

La movilidad terrestre ha dependido en los últimos 100 años casi exclusivamente de los fabricantes de vehículos. Un modelo de movilidad basado en la propiedad del vehículo, ya sea en manos de un particular o de una empresa. El uso corporativo de un turismo o un vehículo comercial, así como sus distintas formas de disfrutarlo, es algo más reciente en la historia de la movilidad.

De la propiedad al uso

El rent a car (RaC) o alquiler de vehículo más clásico, el renting y, en menor medida, el leasing son fórmulas que han permitido a particulares y empresas acceder a una movilidad donde lo importante ya no era la propiedad del vehículo, sino su uso.

Al principio las marcas se limitaron a vender sus vehículos a estas nuevas empresas y start up’s de movilidad.

Pero el pastel fue creciendo y los gigantes de la automoción no quisieron quedarse atrás. Ya sea a través de sus propias financieras o entrando en el accionariado de ciertas compañías de renting y RaC, los fabricantes también forman parte de la evolución y crecimiento de estas fórmulas.

Eso sí, su principal preocupación seguía siendo, y todavía lo es, vender el mayor número de vehículos.

https://bipicar.com/

Pero en la última década, especialmente en los últimos 5 años, hemos asistido a un cambio de paradigma en la movilidad sobre ruedas, que es fruto de la transformación de los hábitos de consumo y comportamiento de los usuarios/compradores de movilidad.

Y en estos momentos los fabricantes no solo fabrican los vehículos también quieren controlar el usufructo de los mismos. En otras palabras, ser al mismo tiempo proveedores de bienes y de servicios. Quieren convertirse en facilitadores de servicios movilidad, adaptándose a la demanda concreta de sus potenciales clientes, ya sea un particular o una empresa.

Start up’s y alianzas

Para conseguir este objetivo, las marcas han adoptado principalmente dos estrategias: crear sus propias divisiones de servicios de movilidad. (ello incluye la absorción de start up’s o la entrada en su accionariado). Y la creación de alianzas con otros fabricantes.

No solo en España hay un clima de cambio y restructuración a la hora de considerar nuevas alternativas para movilizar a los empleados en sus funciones habituales de trabajo.

El ahorro –que suele aparecer en primer lugar-, la búsqueda de opciones más sostenibles, y el ‘traje a medida’, suelen ser las razones más frecuentes por las que las empresas valoran ‘explorar’ las nuevas alternativas de movilidad a las flotas y a los tradiciones RaC, como modelo de movilidad terrestre corporativo.

Existe un amplio abanico de modalidades de transporte corporativo que irrumpen en el mercado para instalarse como nuevas opciones válidas a tener en cuenta en muchas compañías españolas.

Por Oriol Ribas y Meritxell Gacimartín

¿Dejaría conducir a unos de sus empleados más de 86.000 km en busca de parking? ¿Pagaría los 28.500€ en kilometraje (a 0,33€/km) emitiendo más de 10.000kg CO2? ¿Subvencionaría 3 años “sabáticos” (719 días laborables) a sus empleados para buscar aparcamiento? Este ejemplo es la punta del iceberg del impacto real de la gestión de aparcamientos en las empresas según un estudio realizado por Taksee; sorprenden las cifras pero no dejan de ser reales y es una nueva oportunidad de optimizar su gestión.

Por José María Cánovas del Castillo, cofundador de Taksee.

El impacto diario de los miles de usuarios corporativos (conductores) en el tráfico de agitación de nuestras ciudades, la circulación en búsqueda de una plaza de aparcamiento,  es muy relevante. Optimizar esta gestión tanto para empresas socialmente comprometidas con miles de empleados como para las ciudades congestionadas por el tráfico es oportuno. «El 9% de los conductores españoles pierden al año en torno a 96 horas de media en buscar aparcamiento, es decir, algo más de 15 minutos por día» según Xerox. O «casi el 18 % del tráfico en Barcelona son vehículos que buscan aparcamiento» cifraba la empresa municipal BSM.

¿Por qué hasta ahora no actúan las empresas en esta materia?

Principalmente por haber sido una partida opaca que se perdía en el marasmo de la nota de gastos, sin existir dentro de las empresas ningún responsable de analizar y optimizar las principales partidas de la nota de gasto, según un estudio de Taksee. Las herramientas y apps para la digitalización de las notas de gastos han ayudado a visibilizar la importancia de esta partida.

El gasto anual en aparcamientos de una empresa es un cifra algo superior al gasto en tren y similar al gasto en taxi, es decir, entre un 10% y un 15% de la cuenta de viajes. Este aspecto fue uno de los puntos destacados en la última edición de ExpoTurismo de Negocios 2018 en Madrid donde se pudo apreciar cómo abordar la movilidad en la gran empresa mediante la gestión integral. Dicho estudio cuantifica y estima  que se puede alcanzar un ahorro del 47% en el coste de esta partida, incluyendo los ahorros en toda su gestión.

Los empleados no anticipan el dinero, se evita el redondeo y la pérdida de tickets, la empresa puede recuperar el IVA del aparcamiento (un 21%) y optimiza todo el proceso interno de contabilización y liquidación interna. Además, los datos están en concordancia con los aportados por otras fuentes en eventos de IBTA, AERCE  y estudios publicados por Diners Club-FBT.

La gestión corporativa del parking es un reto similar al gestión a la gestión del taxi, donde existe una gran atomización de proveedores sin que la mayor parte de ellos tengan la capacidad de ofrecer la solución tecnológica y administrativa acorde a las necesidades de las empresas.

Otro estudio de Taxecure para MasterCard indica que las empresas dejan de recuperar más de 6.200 millones de euros en concepto de IVA en los hoteles europeos.

¿Puede ocurrir en España algo equiparable en los ámbitos de parking y taxi?

Nuestros datos indican que es muy posible. La partida corporativa en taxis y aparcamientos suponen miles de euros y decenas de miles tickets que doblan el gasto en anual de una empresa en tren y superan el gasto hotelero. La optimización de ambas partidas pueden suponer un ahorro de un 4% en la cuenta de viajes que equivaldría a obtener un incremento en las ventas de una empresa de un 5% hasta un 5,28% aplicando la Equivalencia compras – ventas de Gartner Group y AERCE.

El 1er Estudio “Movilidad en carretera por viajes de negocios en España” elaborado por GEBTA, en colaboración con Europcar España y Volkswagen España pone de manifiesto las oportunidades de mejora en los formatos de gestión de la movilidad por carretera en los viajes de empresa, en un mercado que tiene una dimensión aproximada de 1.900 millones de euros.

La principal recomendación que se deriva del estudio, a la vista de las características y los hábitos de uso del vehículo en los viajes de empresa, para reducir la probabilidad de siniestros en ruta, es la retirada de la circulación de aquellos vehículos cuyas prestaciones y características presentan mayor riesgo.

El estudio, que ha sido elaborado a partir de más de 200 empresas de distinto tamaño y una muestra cualitativa de cerca de 500 viajeros del conjunto del Estado, corrobora la conveniencia de que las compañías y corporaciones revisen y adecúen las políticas de viajes y desplazamientos en vehículo, con el objeto de mejorar la seguridad, a la vez que la productividad de sus empleados. 

Claves

• Alta intensidad y frecuencia en el desplazamiento por carretera por parte de los viajeros de negocio en España: Según resulta de los datos recogidos por el estudio, un 53% de los viajeros que se desplazan a reuniones y visitas de trabajo lo hacen mediante vehículo, diariamente, y un 15% entre dos y tres veces por semana, realizando una media de más de 2.350 km mensuales de trayecto, mayoritariamente interurbano y principalmente en autopistas o autovías.
• El perfil del viajero de negocios en España: hombre, trabajador por cuenta ajena, sin acompañante y habitualmente conectado al móvil para poder trabajar: A tenor de los resultados obtenidos, el perfil del road warrior español corresponde mayoritariamente a un hombre (75%), que trabaja por cuenta ajena (65%) y se desplaza sin acompañante, realizando un promedio diario superior a los 105 km. 

El estudio pone de relieve igualmente que, entre los hábitos de los conductores, está el efectuar o atender llamadas telefónicas, ya sea de forma intensiva (17%), frecuente (38%) o esporádica, con el objeto de acometer de modo más eficiente sus responsabilidades profesionales. El vehículo y el período de desplazamiento se convierten así en una extensión del espacio y tiempo de trabajo.

• El vehículo particular, transporte de cuatro de cada 10 viajes de negocios: El vehículo particular supone el 28% del total de la modalidad de medio de transporte utilizado, por delante del vehículo de empresa (17%) o el coche de alquiler (18%) y se sitúa muy por delante del taxi o coche con conductor y el transporte público (15% y 12% respectivamente).
• Características de la flota utilizada: déficits de prestaciones y oportunidades de mejora en aras de una mayor seguridad. En cuanto a las características y el perfil medio del parque móvil utilizado, el informe identifica que, en una parte significativa de los casos, los vehículos no presentan las condiciones recomendables en términos de seguridad, en particular en función de la intensidad y el uso que le dan los viajeros de negocio. Esta situación se da de modo más acusado entre los road warriors que utilizan sus propios vehículos particulares: más de un 20% no cuenta con dispositivo de manos libres, un 18% carece de ABS, un 42% no dispone de GPS y casi el 80% circula sin sistema de alerta de embotellamiento y/o accidentes.
• La seguridad, principal preocupación de los conductores: En consonancia con el uso intensivo del vehículo en desplazamientos de negocio, el riesgo de sufrir accidentes se sitúa en primera posición de las preocupaciones manifestadas por los road warriors (24%), por delante de los efectos colaterales inmediatos relacionados con las largas horas de conducción, esto es, el impacto en términos de acumulación de trabajo y la imposibilidad de atender adecuadamente, o en condiciones similares a las que tendrían en sus oficinas o despachos, las obligaciones profesionales (22%).

Consideraciones y áreas de mejora

Para Marcel Forns, director general de GEBTA: “El automóvil es el principal medio de transporte de los viajeros de negocio, a la vez que un instrumento fundamental para las empresas, que debe pasar de ser considerado una mera commodity a una herramienta eficiente y segura de trabajo para las compañías. La política de movilidad asociada a los desplazamientos por carretera de las empresas españolas exige una visión integral y una profunda revisión, que debe abordarse desde la triple perspectiva de la seguridad, la eficiencia-productividad, así como de coste para la empresa. En materia de seguridad, a la luz de los datos que arroja el estudio la principal recomendación que conviene destacar, para reducir la probabilidad de siniestros en ruta, debe ser la retirada de la circulación de aquellos vehículos cuyas prestaciones y características presentan mayor riesgo de siniestralidad y la revisión regular de las flotas».  

Por su parte Marcos Grant, responsable de Flotas y Rent a Car de Volkswagen, considera que al tratarse de una herramienta fundamental de trabajo, elementos como la seguridad, la tecnología y la conectividad son determinantes en el vehículo de empresa. Grant afirma, precisamente, que una de las grandes fortalezas de Volkswagen para mantener una posición de liderazgo en el canal de Flotas corporativas es que “todos nuestros modelos equipan la última tecnología en materia de conectividad y asistencia al conductor, lo que garantiza la máxima seguridad al volante. A ello hay que sumar que contamos con una completa gama de modelos con los que estamos presentes en todos los segmentos”. 

“Nuestro principal objetivo es hacer la vida más fácil a nuestros clientes, y en el caso de los clientes de empresa adquiere una connotación especial, ya que para ellos el vehículo no es sólo un medio de transporte, sino que en muchas ocasiones se convierte en su oficina”, concluye. 

A la vista de los datos disponibles, Tobias Zisik, director comercial de Europcar en España, explica que los resultados de este estudio, con los altos porcentajes de utilización de coches particulares y de empresa, muestran que las políticas de viaje de las empresas no están aprovechando aún todas las posibilidades que ofrecen las nuevas opciones de movilidad, que se encaminan más al uso compartido que a la propiedad. “Un ejemplo es el carsharing, que se utiliza cada vez más en los desplazamientos interurbanos de ocio, pero solo es utilizado en apenas el 5% de las ocasiones cuando se viaja por negocios. El estudio abre también una vía de oportunidad para las opciones de alquiler de vehículos y el coche con conductor, que actualmente suponen la opción favorita de viaje para el 18% y 15% de los casos respectivamente».

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