Verónica Ocaña recibió el premio «Travel Manager del año 2019» de mano de su predecesora Pilar Lamas (finalista al premio Travel Manager del año 2018). 

Los miembros de jurado, que por primera vez valoraba a las Travel Managers de forma separada según el budget gestionado y declararon a la revista cuales fueron los puntos a valorar del proyecto:

• La forma de ponerlo en marcha.
• El reto que ello suponía.
• Y el impacto y los resultado obtenidos.

La noticia saltó durante la ceremonia de entrega de los Premios Business Travel IBTA 2019 que tuvo lugar el pasado 17 de octubre en el hotel RIU Plaza de Madrid. La gala organizada por la asociación de Travel Managers IBTA, se ha convertido tras cuatro ediciones en «los Goya» del Business Travel.

Sobre Verónica Ocaña

Verónica se incorporó como Travel Manager a la compañía Grupo Álava en mayo de 2018 tras su paso por Dentix. Tras llevar un año y medio en el cargo Verónica fué convocada para exponer los logros obtenidos y valorar si estos eran merecedores de este distintivo. 

El jurado de los Premios tras haber escuchado la defensa de la finalista durante una hora y haber podido hacerle todas las preguntas sobre el proyecto decidieron finalmente concederle a Verónica Ocaña el ansiado reconocimiento.  

El jurado, que por primera vez valoraba a los Travel Managers de forma separada según el budget gestionado, declararon que este premio se ha otorgado valorando estos puntos:

• La visión estratégica del proyecto.
• La forma de ponerlo en marcha.
• El reto que ello suponía.
• Y el impacto y los resultado obtenidos.

Principales logros obtenidos por Verónica Ocaña

• Incorporar la satisfacción de viajero como KPI e Incrementarlo un 20%.
• Establecer un control de precios medios en hotel y avión tras negociación con proveedores.
• Impulsar la incorporación de medios de pago digitales a los viajeros.
• Incrementar la anticipación de reservas aéreas hasta los 15 días.

Pilar Lamas entregando el premio a Verónica Ocaña

Sobre el Premio «Travel Manager del año 2019»

Tres mujeres de nuevo ha resultado galardonadas con el «Travel Manager del Año» en los Premios Business Travel IBTA. Por segundo año consecutivo se repiten tres finalistas femeninas a este valorado trofeo. El premio «Travel Manager del año» reconoce públicamente la responsabilidad que comporta la coordinación, el control y la gestión integral de los empleados durante sus desplazamientos por motivos laborales. Para sintentizarlo… las llamamos Travel Managers

Con esta noticia iniciamos el avance de quienes son ellas y sus proyectos presentados. Más adelante publicaremos todos los detalles de los proyectos ganadores y lo acompañaremos con una entrevista a cada una de ellas.

redacción España

60días, es la empresa líder a nivel nacional en Recuperación de IVA de los Gastos de Viaje y se está preparando para crecer a nivel internacional.

A lo largo de 2019 la firma prevé implantarse en Reino Unido, Alemania, México y Chile. 60días lleva 10 años en el mundo de expense management y cuenta en la actualidad entre sus clientes con las empresas más importantes del IBEX35.

Los innovadores sistemas informáticos han permitido a 60días alcanzar una capacidad superior al 80% en la recuperación del IVA. Y es en parte por los acuerdos con más de 40.000 proveedores (lo que supone 300.000 establecimientos adheridos) en restaurantes, parking o autopistas a nivel nacional.

A través sus servicios los clientes corporativos consiguen mejorar su tesorería tanto por el incremento de ingresos como a través de un ahorro de costes, ya que 60días trabaja a éxito y no supone un coste adicional para las empresas que confían en ellos.

60días obtiene el distintivo VQS by IBTA

Tras demostrar su sólida trayectoria como empresa y sus conocimientos y profesionalidad dentro mundo de los viajes corporativos. Es un honor para la IBTA- Asociación Ibérica de Viajes de Negocio , reconocer a la compañía de expense management 60días con el distintivo VQS.  De este modo 60días pasar desde hoy a formar parte del selecto grupo de más de cincuenta empresas que desde la asociación son recomendadas a sus socios y miembros como proveedores de confianza y de compromiso con el desarrollo profesional de los travel managers y del business travel en general.

La IBTA pone a disposición de todos y de forma gratuita, el directorio IBTA con todos de los proveedores que disponen del Distintivo VQS. La página web es Directorio IBTA

Con este vídeo ofrecido por 60días se puede conocer mejor los servicios que nos ofrecen a los travel managers y a las TMC.

Por: Jorge Enríquez, Regional Client Account Manager, The Americas – Collinson.

Quiero contarles dos historias de mis últimos viajes.

El objetivo de estas historias es ilustrarles la importancia de empoderar a nuestros viajeros para que tomen decisiones sobre la marcha durante sus viajes cuando se encuentren con un improvisto.

Un factor de suma importancia es darles la autonomía de tomar decisiones con la confianza que la organización los va a apoyar.

Otro factor es proveerles con las herramientas necesarias para tomar decisiones y educarlos en cómo utilizarlas cuando las necesiten.

Primera historia: «Si no se siente bien, es mejor no continuar»

Primero les comparto una historia, donde la lección es que «si no se siente bien, es mejor no continuar».

Tuve una situación interesante con la forma como fueron reservados mis vuelos.

Era un viaje originando en Dallas, con visitas a Medellín, Lima y Guayaquil.

la ruta

Vuelo (ida y vuelta) entre Dallas y Medellín

vuelos (solo ida)  con billetes separados para: Medellín-Lima;  Lima-Guayaquil y Guayaquil-Medellín.

El incidente

El problema se dio con el primer billete (solo ida) entre Medellín y Lima cuando fue cancelado.

Lo cual ponía en riesgo toda la agenda del viaje. El vuelo fue cancelado mientras volaba entre Dallas y Miami para conectar a Medellín, entonces me enteré llegando a Miami.

Cuando averigüé que estaba pasando, me comentaron que el vuelo a Lima estaba cancelado por al menos dos días, y no podían garantizar que me podían acomodar en Lima.

Adicionalmente, resulta que para que funcionara la tarifa, el billete fue emitido vía otra aerolínea, no la que operaba el vuelo, lo cual complicaba acomodarme en otro vuelo.

Solución

Como alternativa busqué la opción de comprar un billete entre Medellín y Lima con otra aerolínea, sin embargo, el costo era extremadamente elevado. Todo esto mientras el vuelo a Medellín estaba por salir.

«Es importante no solo proveer las herramientas que faciliten el proceso de decisión, sino también educarlos en cómo usarlas cuando las necesiten.»

Con poco tiempo, sin opciones garantizadas de llegar a mi destino inicial, sin hotel en la ciudad de tránsito y poca claridad de cómo se iba a resolver este problema, tomé la decisión de retornar a mi base en Dallas, lo cual implicaba cancelar el resto del viaje, sin tener la certeza de si íbamos a poder recibir un reembolso en los billetes no utilizados.

Adicionalmente, tuve que incurrir el gasto de cambiar mi vuelo de ida y vuelta, para regresar el mismo día a Dallas.

Mi organización me apoyó plenamente en la decisión tomada. Tomó en cuenta el tiempo que se hubiese perdido, y el estrés que iba a generar, puesto que uno, hubiera impedido que estuviese en plenitud para representar a la organización, y dos, que de haber continuado con el viaje sin garantías de acomodaciones, reacomodación en vuelos alternativos, etc., hubiese podido ponerme en riesgo.

«Mi organización tomó en cuenta el tiempo que se hubiese perdido, y el estrés que iba a generar, puesto que uno, hubiera impedido que estuviera en plenitud para representar a la organización, y dos, que de haber continuado con el viaje sin garantías (…) hubiese podido ponerme en riesgo.»

Segunda historia: «la importancia de ofrecer servicios de asistencia a nuestros viajeros»

La ruta

Uno de estos beneficios es la asistencia de emergencia en viajes. En un viaje entre Santa Cruz de la Sierra y Buenos Aires, saliendo del terminal a pagar el taxi al hotel, me doy cuenta que no tenía mi billetera.

El incidente

Recordé que tenía este beneficio con mi tarjeta, entré a la aplicación del emisor de mi tarjeta, encontré el número, llamé y al explicar mi situación, me transfirieron al equipo de emergencia en viajes.

Esta segunda historia, la lección es trabajar con proveedores de primer nivel. En este ejemplo, se trata del medio de modo de pago que utilicé para cubrir mis gastos de viajes.

La solución

Primero, la persona que me atendió demostró mucha empatía en la situación y me calmó: «Estas en las mejores manos, yo voy a asegurarme que no tengas ningún contratiempo en tu viaje» y fue exactamente lo que sucedió. Le di la información del hotel al que iba, mi itinerario por los siguientes tres días y dónde exactamente en el aeropuerto estaba.

Me puso en espera, y rápidamente me indicó ir a la puerta principal para encontrarme con alguien que me iba a llevar al hotel, y de hecho, me acerqué y había ya alguien con un cartel con mi nombre.

Llegando al hotel, me registré sin ningún problema, y esta persona me llamó a la habitación para asegurarse que llegué bien, y para explicarme que habían autorizado un monto adicional para cargos extras, como restaurante o servicio a la habitación, para que pudiera comer.

A la segunda noche, al regresar al hotel, tenía otro mensaje de esta persona para indicarme que estaba arreglado el transporte de regreso al aeropuerto para mi vuelo a casa el día siguiente. Al final, tuve tres días muy productivos en Buenos Aires y pude completar mi agenda sin ningún problema.

Lo mejor de todo es que el servicio ofrecido, costó cero. No hubo sobrecargos en los servicios de transporte o en los cargos de hotel. Lo que fue cargado a mi cuenta fue lo mismo que me hubiese costado si hubiese tenido mi tarjeta conmigo. Inclusive el adelanto de efectivo no incurrió en tarifas adicionales.

El viaje que se veía perdido fue rescatado por el servicio de emergencia del medio de pago que me autorizó mi empresa, lo cual facilitó mi decisión de continuar con el viaje para el beneficio de nuestra organización.

Conclusión

Espero que estos ejemplos ilustren la importancia de empoderar a nuestros viajeros para que tomen decisiones de forma eficiente al encontrarse con improvistos en sus viajes.

Por: Jorge Enríquez
Regional Client Account Manager,
The Americas – Collinson
jorge.enriquez@collinsongroup.com

La 5ª edición del baVel Travel Summit dio ayer su pistoletazo de salida en Barcelona y finaliza mañana 20 de abril. Más de 150 profesionales del sector de viajes de todo el mundo se han dado cita este año en la primera jornada del evento organizado por Voxel, empresa especializada en tecnología de pagos B2B y facturación electrónica para la industria turística.

La jornada se ha dividido en dos grandes bloques: la Open Payment Alliance (OPA),una iniciativa bajo el paraguas de HEDNA que tiene como objetivo crear un canal de pagos B2B específico para la industria; y las nuevas tendencias tecnológicas en el sector.

El futuro de los pagos está aquí: la Open Payment Alliance

Xavier Ginesta, Chairman de Voxel, ha sido el encargado de inaugurar el evento, presentando una de las iniciativas más disruptivas que lidera la compañía en el ámbito de los pagos B2B: la OPA. Como explica Ginesta, la transformación digital del sector se ha centrado hasta ahora en el canal de reservas, pero ni los métodos ni los canales de pago han evolucionado en paralelo. La iniciativa de HEDNA propone que sea la propia industria quien dé la mejor respuesta a los nuevos retos del negocio, creando formas más eficientes de distribuir y ejecutar los pagos B2B. Por eso, “estamos cambiando la forma de trabajar de la industria, automatizando procesos, ydentro de 5 años nos costará creer cómo gestionábamos los pagos entre empresas antes de la OPA”.

El bloque sobre pagos electrónicos lo ha cerrado un panel con representantes de NH Group Hotel, Hotelbeds y Melià HotelsInternational, que han analizado los retos que aún quedan por superar en cuanto a los pagos B2B en el sector travel.

A continuación, Tom Price, Director en Taxecure, y Alejandro Banegas, Business Development Director en Mastercard España, han presentado el primer sistema para recuperar el IVA de los viajes corporativos en toda Europa. Adrian Parkes, CEO en GTMC, ha cerrado la jornada con una ponencia dedicada a los retos de la industria británica de TMCs, encabezados por el bill-back.

La segunda jornada del baVel Travel Summit tendrá como protagonistas la innovación en métodos de pago y las tendencias tecnológicas en el sector. Entre los ponentes destacados de la jornada estará el responsable de producto y negocios de pago de Booking.com, Morten Larsen.

La nueva directiva europea PSD2 de servicios de pago con tarjeta, que entró en vigor este pasado sábado día 13 de enero de 2018, entre otros muchos aspectos que regula, va a aumentar de forma exponencial la competitividad.

El Grupo Empresarial Turístico AVASA pone de manifiesto en su última circular que ‘ya va siendo hora de que las asociaciones de consumidores y las de Agencias de Viajes, actúen para que ello se aplique de forma inmediata y se paren estos cobros indebidos por parte de las aerolíneas y cualquier otro prestatario de cualquier servicio turístico’.

Entre otros aspectos, establece la prohibición de que los vendedores de productos y servicios, tanto en establecimientos físicos como en ventas por internet o a distancia, apliquen recargos a sus precios por el simple hecho de pagar con las tarjetas habituales de débito o crédito, e incluso con otros sistemas de pago más modernos (pago por móvil, pago por pulsera, etc.).

Citando textualmente la nueva directiva europea de servicios de pago (denominada PSD2: Revised Payment Services Directive):

En la mayoría de los casos se prohibirán las prácticas de cargos adicionales por pago mediante tarjetas de crédito/débito

Aunque la directiva PSD2 se aprobó el pasado 25 de noviembre de 2015, sus efectos deberían ser efectivos antes del 13 de enero de 2018, fecha límite para su transposición en las leyes y reglamentos de los países miembros.

En el sector del turismo, esta directiva que ya está en vigor en la C.E.E., aunque España aún no la haya traspuesto a su legislación interna, ha de tener una inmediata aplicación evitando los abusos que, entre otros prestatarios de servicios turísticos, algunas empresas de transportes, algunos alquileres de coches locales, etc., aplican continuamente y de forma abusiva, en la compra de sus billetes y servicios por parte de los consumidores finales y las agencias de viajes cuando pagan los mismo mediante tarjetas de crédito.

Si hasta el momento algunas empresas de servicios ya conculcaban impunemente la legislación aplicando recargos abusivos, que además eran importes fijos por pago (independientemente del importe del billete), y no aplicando lo que establecía la ley española de repercusión exclusiva de los costes reales, a partir de ahora deberían dejar de cobrar cualquier tipo de recargo o coste por pagar con tarjeta de crédito sus servicios y billetes.

Un estudio internacional de Sage analiza el lastre que supone para el día a día de las pymes el retraso en el cobro del 12% de las facturas; aproximadamente 27.000 millones de euros, de los cuales un 8% acaba por declararse incobrable.

El problema de los pagos tardíos (late-payment) es común en todos los países analizados en el estudio. Concretamente, las pymes españolas reciben tarde el pago del 12% de las facturas que generan, lo que económicamente supone 27.000 millones de euros. El dato español se sitúa ligeramente por encima de la media de países analizados (10%), y la pérdida global se estima en más de un billón de dólares.

Otro de los aspectos que se pone de manifiesto en el estudio es el de las deudas incobrables. Del porcentaje total de facturas de las pymes cuyo pago se retrasa, el 8% se declaran como incobrables. Esta situación genera inestabilidad en el desarrollo del negocio y trae consigo consecuencias que afectan a todo el tejido empresarial. Según se desprende del estudio, en el caso de las pymes españolas, el retraso en el pago de las facturas afecta principalmente a las inversiones (19%), al pago de extras a la plantilla (23%) y en el pago a proveedores (17%); un círculo vicioso que afecta al conjunto de la economía.

El estigma de “perseguir” a los deudores

A nivel global, las pequeñas y medianas empresas se siguen mostrando reticentes a solicitar a sus clientes el pago de sus facturas en el plazo estipulado. La principal barrera que encuentran las empresas para no mostrarse más estrictas es que no quieren dañar la relación con sus clientes. En el caso de España, el 37% de las pymes señala este factor como el principal aspecto que les frena a la hora de reclamar los pagos.

“En 2017, es inaceptable que el 12% de las facturas se paguen con retraso. Las pequeñas empresas y los autónomos basan el desarrollo de sus operaciones en las reservas del flujo de caja, lo que quiere decir que la reducción de este flujo generada por los pagos tardíos tiene importantes consecuencias en sus inversiones y en el pago, tanto a sus plantillas como a terceros”, señala Luis Pardo, CEO y Consejero Delegado de Sage Iberia.

“Asimismo, la principal barrera para no solicitar el pago de las facturas a tiempo es proteger la relación con los clientes. A este respecto, es importante que las pymes y pequeños empresarios acaben con el estigma y se sientan acompañadas en este proceso. Pero, lo que es más importante, es que, entre todos, cambiemos la cultura sobre los pagos atrasados, para que las pequeñas empresas puedan preocuparse de lo que de verdad les interesa, hacer crecer sus negocios, en vez de por cuándo recibirán el dinero”, concluye.

Los recibos duplicados y los gastos excesivos en viajes de negocios, errores administrativos, representan un golpe directo a las finanzas de las empresas. Al menos 10% de los viajeros de negocios presentan gastos duplicados.

La administración de los viajes de negocios en una empresa es susceptible a errores que, de no prevenirse, son una ventana abierta a fraudes. Se estima que al menos 10% de los viajeros de negocios presentan un recibo duplicado en un reporte de viáticos y otro 20% realiza al menos una compra a un precio superior a lo permitido, esto de acuerdo con datos de Concur, proveedora de tecnología para el manejo de gastos de viajes corporativos.

“Para los directores de las empresas es importante distinguir entre un error y un patrón que puede indicar un presunto fraude. La mayoría de los colaboradores de las empresas no tienen la intención de cometer abusos y sus gastos fuera de las políticas ocurren por no saber cuáles son las cantidades permitidas para vuelos, comidas y transporte terrestre o la forma de entregar reportes completos”, consideró Haig Hanessian, director de Alianzas de Concur México.

El directivo agregó que establecer políticas claras, comunicarlas y utilizar la tecnología como un aliado puede ayudar a las empresas -desde pequeñas hasta grandes compañías- a supervisar eficientemente los gastos en viajes, que representan el segundo rubro que mejor se puede controlar en una empresa después de la nómina, logrando además mantener satisfechos a sus colaboradores.

“Por lo que las empresas deben preocuparse es en facilitar los procesos para evitar que se cometan errores y resaltar las incidencias reales de fraude dentro de su organización, para que en lugar de dar seguimiento a un empleado que cargó dos veces la tarifa del taxi por descuido, los encargados de finanzas puedan enfocarse en los verdaderos problemas”, agregó el directivo.

De acuerdo con el Informe Global sobre Fraudes y Riesgos 2016-2017 de la consultora Kroll, al menos el 82% de las empresas han sufrido algún tipo de fraude, el cual puede tomar hasta 18 meses en descubrirse, por lo que es importante generar transparencia en todos los niveles de una compañía.

Estas son algunas recomendaciones que da Concur para prevenir irregularidades en la administración de viajes de negocios:

Implementar el uso de tarjetas corporativas

La respuesta inicial es la utilización de una tarjeta corporativa. Cuando los viajeros cargan gastos directamente a la compañía, se evita que ingresen números incorrectos accidentalmente en sus reportes y que pueden generar conflictos en una auditoria.

Si bien puede causar desconfianza, sobre todo a las pequeñas y medianas empresas, que un colaborador pueda tener acceso a su tarjeta, los encargados de finanzas pueden tener en todo momento conocimiento del flujo de gastos del personal y optar por fijar límites.

Comunicación interna

Además de tener una política de viajes establecida, es importante implementar un plan de comunicación sólido para informarla, que puede incluir un boletín de noticias, usar la intranet, generar sesiones de información, entre otros.

Uno de los mejores desalentadores del fraude es dejar claro al equipo que existen una política de cero-tolerancia y los mecanismos necesarios para descubrirlo.

Utilizar una plataforma especializada en administración de viajes.

Un proveedor especializado permite a las empresas agilizar sus procesos de aprobación, análisis y auditoria al concentrar toda la información de forma automática y digital, descartando los reportes en papel u hojas de Excel.

Además, al ser una plataforma ajena a la empresa garantiza que las políticas se aplicarán para todos.

Big Data o análisis de datos

Parte importante de elegir al proveedor adecuado para la administración de gastos es buscar que incluya un servicio de Big Data que alerte sobre patrones de fraude a los encargados de finanzas.

“El análisis de datos te permite revisar el 100% de los gastos hechos en viajes de negocios y detectar patrones que indiquen posibles fraudes, por ejemplo, que en múltiples viajes un empleado exceda los gastos permitidos, cargos duplicados o reuniones que incluyan gastos excesivos por comidas y obsequios, entre otros”, concluyó Hanessian.

Carlson Wagonlit Travel, el grupo global de gestión de viajes, ha publicado hoy un libro blanco sobre Las Virtudes del Pago Virtual. El informe analiza el cambio de los requisitos provocado por la digitalización de los viajes a medida que los viajeros de negocios optan cada vez más por el pago virtual. Este actúa como una tarjeta de crédito digital con un parámetro de uso único que puede ser emitida inmediatamente y permite centralizar la facturación.

“Las transacciones del pago virtual utilizan una identificación única, algo que permite que sea más fácil reconocer y rastrear una transacción. Además, son más prácticas a la hora de atajar el abuso fraudulento”, comentó Clive Cornelius, director senior global de Productos de Tarjetas de Carlson Wagonlit Travel. “Esta solución digital de pago es una alternativa segura y atractiva para las empresas que busquen centralizar los pagos, reducir las ineficiencias de pago, responsabilidades o abusos potenciales a la hora de utilizar las tarjetas corporativas. Además, al mismo tiempo, dota a los empleados de mayor flexibilidad”, añadió.

El pago virtual resuelve numerosos problemas y retos que surgen cuando se utilizan programas tradicionales de tarjetas de crédito corporativas como:

•  Disponibilidad. No todos los empleados que viajan poseen una tarjeta corporativa.
• Seguridad. Las tarjetas de crédito pueden perderse, ser robadas, clonadas o utilizadas indebidamente. El pago virtual permite a las empresas personalizar parámetros de uso tales como el límite de crédito, las fechas de utilización o en dónde pueden utilizarse. Todo ello permite incrementar el cumplimiento de la política de viajes y reducir el fraude.
• Informes. Todos los datos necesarios para elaborar informes son capturados a la hora de crear la tarjeta virtual, lo que resuelve los quebraderos de cabeza provocados por la conciliación de gastos.
• Cumplimiento. Se pueden establecer límites para la tarjeta virtual con el fin de autorizar únicamente las compras que estén dentro de los parámetros de la política.

La oferta de pago virtual de CWT, que utiliza la tecnología de Conferma y está disponible desde junio de 2014, conecta con 26 socios bancarios diferentes en todo el mundo y las tarjetas virtuales creadas han aumentado un 35 % en los últimos 12 meses. Esta alternativa digital de pago funciona con múltiples divisas y es cada vez más aceptada por los proveedores de viajes.